CNPJ, contratos, LGPD e processos: o que todo médico precisa saber

No episódio GuiaConsultório #04, do canal do BoaConsulta, o advogado Hugo Paulo explica, de forma clara e prática, quais são os primeiros passos jurídicos que todo médico precisa considerar ao abrir e estruturar um consultório com segurança.

Ao longo do vídeo, a conversa mostra que a transição do médico recém-formado ou plantonista para a realidade de um profissional com consultório próprio envolve muito mais do que atender pacientes.

Questões como a abertura de CNPJ, a escolha do modelo societário, a separação entre pessoa física e pessoa jurídica, a organização contratual e o enquadramento tributário correto são fundamentais para evitar problemas futuros e permitir um crescimento saudável do negócio.

Abrir um consultório ou começar a atender pacientes de forma independente costuma ser um marco importante na carreira de qualquer médico. No entanto, esse avanço vem acompanhado de um desafio que muitos profissionais da saúde só percebem quando já estão no meio do caminho: o médico, na prática, passa a operar como um negócio.

A transição entre ser apenas um profissional prestador de serviços e se tornar um médico com estrutura própria, equipe, pacientes recorrentes, faturamento e obrigações administrativas exige mais do que conhecimento clínico. Ela exige planejamento.

No episódio do podcast GuiaConsultório #04, do canal BoaConsulta, o advogado Hugo Palo, especialista em direito empresarial e tributário, compartilha orientações fundamentais sobre os primeiros passos jurídicos que médicos precisam tomar para evitar riscos, reduzir passivos e crescer com segurança.

Neste artigo, organizamos os principais pontos discutidos no episódio, com explicações claras e práticas, para ajudar médicos e gestores de clínicas a estruturarem seu consultório com mais tranquilidade.

Por que o médico precisa pensar como empresário?

O advogado Hugo Palo começa contextualizando uma realidade que é comum a grande parte dos profissionais da saúde: o médico passa anos estudando, fazendo residência e se dedicando integralmente à formação técnica, mas quando entra no mercado, muitas vezes é “jogado” em um cenário cheio de burocracias e obrigações que não fazem parte da rotina acadêmica.

E é aí que mora o perigo: a falta de preparação jurídica e administrativa pode gerar problemas sérios no futuro, mesmo que o profissional esteja trabalhando corretamente do ponto de vista clínico.

O médico que abre consultório, contrata secretária, realiza procedimentos, emite notas fiscais e armazena dados de pacientes já está, inevitavelmente, atuando como uma empresa. E empresas precisam ser estruturadas.

Os primeiros passos jurídicos para o médico que está começando

Uma das primeiras orientações do Hugo é simples, mas extremamente estratégica: o médico precisa de pessoas de confiança ao lado desde o início.

Segundo ele, os dois profissionais mais importantes nessa fase são:

• um contador, para cuidar do operacional tributário e fiscal
• um advogado, para estruturar juridicamente o negócio e prevenir riscos futuros

Essa parceria não deve ser vista como uma consulta pontual. Na visão do especialista, contador e advogado são aliados de longo prazo, porque a clínica cresce, muda de regime tributário, contrata equipe, passa a lidar com contratos mais complexos e se expõe a riscos maiores.

Além disso, Hugo destaca que o advogado pode atuar em duas frentes desde o começo:

1. Estruturação estratégica do negócio (contratos, modelo societário, proteção patrimonial)
2. Suporte em decisões sensíveis, como LGPD, publicidade médica, relação com colaboradores e conflitos futuros

Médico deve atuar como pessoa física ou abrir CNPJ?

Essa é uma das dúvidas mais comuns entre médicos que estão iniciando, e o Hugo é direto: sim, atuar com CNPJ traz mais segurança, principalmente porque permite separar o patrimônio pessoal do patrimônio do consultório.

Ele explica que, tecnicamente, CNPJ é apenas um número de inscrição, mas na prática ele costuma estar associado à criação de uma pessoa jurídica, como uma sociedade limitada ou sociedade simples, formatos muito utilizados por médicos.

O principal benefício dessa estrutura é claro: se houver problemas envolvendo equipe, prestadores de serviço ou contratos, a responsabilidade tende a ficar concentrada na empresa, não diretamente no CPF do médico.

Isso significa mais previsibilidade, mais tranquilidade para crescer e, principalmente, uma camada real de proteção patrimonial.

É importante lembrar que essa proteção não é absoluta. O Hugo reforça que uma empresa não pode ser usada para fraude trabalhista ou para prejudicar credores, pois nesses casos a Justiça pode desconsiderar a personalidade jurídica. Mas, dentro de uma atuação correta e organizada, o CNPJ é um passo altamente recomendado.

Erros jurídicos mais comuns quando o consultório começa a crescer

Quando o consultório deixa de ser apenas um espaço pequeno e passa a virar uma clínica, com mais pacientes e colaboradores, os riscos aumentam. Hugo divide os erros em dois tipos: aqueles que já geram impacto imediato e aqueles que se tornam um problema apenas no futuro, quando o médico menos espera.

O erro de tratar a clínica como se ainda fosse “eu, pessoa física”

Um dos erros mais frequentes é o médico continuar agindo como se o consultório fosse uma extensão informal da vida pessoal. Isso aparece em atitudes comuns, como:

misturar finanças pessoais e empresariais, pagar despesas do CPF com conta do CNPJ, injetar dinheiro sem controle contábil e operar sem contratos mínimos.

Essas práticas podem gerar problemas fiscais e prejudicar a percepção de profissionalismo da clínica. Além disso, abrem margem para inconsistências que futuramente podem virar dor de cabeça com Receita Federal.

O erro de “deixar para depois” documentos essenciais

Outro ponto crítico levantado é a negligência com documentos básicos como:

• termos de confidencialidade com funcionários
• termos de consentimento livre e esclarecido (TCLS)
• organização de prontuário
• política de tratamento de dados

O Hugo menciona que há decisões judiciais que condenam médicos simplesmente pelo fato de não terem fornecido termo de consentimento ao paciente, mesmo quando não houve erro técnico evidente.

Ou seja, não se trata apenas de burocracia: trata-se de proteção profissional.

O impacto reputacional de processos judiciais

Um dos pontos mais relevantes trazidos no podcast é o efeito indireto que um processo pode causar.

Mesmo que o médico esteja certo, processos costumam ser públicos, e basta uma busca simples no Google para aparecerem links de plataformas como JusBrasil e Escavador com o nome do profissional associado a ações judiciais.

Isso cria um problema de reputação que pode durar anos, independentemente do resultado final.

Clínica com sócios: por que sociedade é como casamento?

Quando o médico decide abrir uma clínica com outros profissionais, o cenário muda completamente. Hugo compara a sociedade a um casamento, mas com uma observação bem direta: muitas vezes é um casamento “sem amor”, sustentado por dinheiro, trabalho e expectativas.

E o grande motivo que faz sociedades fracassarem não costuma ser fraude ou roubo entre sócios. O problema mais comum é o desgaste do dia a dia causado por desalinhamento.

Esse desalinhamento surge quando não existe clareza sobre:

• papéis e funções dentro da clínica
• critérios de decisão
• regras de entrada e saída
• divisão de lucros
• critérios para expansão do negócio

O perigo das sociedades 50/50

Hugo alerta sobre um formato comum e aparentemente “justo”, mas perigoso: sociedade meio a meio.

A divisão 50/50 pode travar decisões importantes, porque basta um sócio discordar para impedir qualquer avanço. Isso pode gerar paralisia e conflitos difíceis de resolver.

Contrato social e acordo de sócios: qual a diferença?

O contrato social é o documento público arquivado na Junta Comercial, que formaliza a empresa e define as regras básicas.

Mas para decisões estratégicas e sensíveis, o ideal é criar um acordo de sócios, que é um documento particular e não público.

Nesse acordo podem estar cláusulas como:

• o que acontece se um sócio quiser sair
• como avaliar o valor da empresa
• como dividir patrimônio em caso de separação
• como resolver impasses de votação
• como lidar com decisões críticas em caso de conflito

A ideia é simples: ter a conversa difícil no começo evita um divórcio litigioso no futuro.

Marca e nome da clínica: é preciso registrar no INPI?

Outro tema muito importante abordado no podcast é o registro de marca.

Hugo explica que, se a clínica não registra sua marca, existe um risco real: qualquer terceiro pode registrar antes, e no Brasil o princípio geral é que quem registra primeiro tem prioridade sobre a marca.

Construir uma marca exige investimento de tempo e dinheiro. Por isso, deixar de registrá-la pode significar perder um ativo estratégico que levou anos para ser consolidado.

Registro no CPF ou no CNPJ?

A resposta depende do tipo de marca.

• Se a marca é ligada ao nome do médico, faz sentido registrar no CPF.
• Se é uma marca criada para a clínica, especialmente com sócios, o ideal é registrar no CNPJ.

Hugo também comenta que registrar no CPF e “emprestar” para a empresa cria uma relação jurídica que, em teoria, pode até gerar discussões futuras sobre remuneração pelo uso da marca.

Ou seja: a marca deve estar na “caixinha certa”.

E se a sociedade acabar? Quem fica com a marca?

A regra é simples: a marca fica com quem é o titular do registro.

Se foi registrada no CPF, o médico dono do registro leva o ativo. Se foi registrada no CNPJ, os sócios precisam se compor e decidir como será a divisão.

Em alguns casos, Hugo sugere que pode ser mais inteligente fazer um rebranding, principalmente se a marca não for extremamente forte, evitando disputas longas e desgastantes.

Problemas jurídicos comuns em clínicas em crescimento (mesmo sem sociedade)

Quando a clínica cresce, surgem novos desafios jurídicos que vão além da questão societária.

Hugo destaca três áreas principais:

1. Direito trabalhista e passivos ocultos

Mesmo não sendo advogado trabalhista, ele reforça que esse é um dos maiores riscos para clínicas.

O erro mais comum é contratar como PJ alguém que, na prática, funciona como empregado CLT, com subordinação, rotina fixa e dependência do consultório.

Ele resume com uma lógica simples: o contrato pode dizer qualquer coisa, mas o que importa é a realidade do trabalho.

Se existe subordinação e habitualidade, existe vínculo.

Ele inclusive menciona uma regra informal usada no meio jurídico: o “teste do riso”. Se você descreve uma contratação e ela parece absurda ou faz alguém rir, é porque provavelmente está errada.

2. Alinhamento de expectativas com pacientes

Em clínicas que atuam com estética, procedimentos dermatológicos, cirurgia plástica ou qualquer área que envolva expectativa de resultado, o alinhamento com o paciente precisa ser muito claro.

A falta de formalização pode gerar frustração, desgaste e processos.

Esse alinhamento deve estar registrado em contrato e termo de consentimento, deixando explícito o que pode ou não ser garantido como resultado.

3. Segurança da informação e risco de vazamento de dados

Hugo chama atenção para um ponto muito atual: clínicas estão expostas não apenas a erros internos, mas também a crimes digitais.

Ele cita casos de invasões de sistemas, sequestro de arquivos e pedidos de resgate, o que pode tornar a clínica refém de criminosos.

Por isso, prontuário eletrônico seguro, gestão de acessos e políticas de dados não são mais opcionais: são uma questão de sobrevivência do negócio.

4. Crescimento fiscal e aumento da complexidade tributária

Quando o consultório cresce, ele pode sair do Simples Nacional e migrar para regimes como o Lucro Presumido, o que aumenta obrigações acessórias, declarações e riscos de erro.

E erro fiscal pode custar muito caro. Hugo lembra que multas podem chegar a 100% do imposto devido, além de juros e correção monetária.

Seguro de responsabilidade: por que todo médico deveria ter?

Esse foi um dos conselhos mais fortes do episódio.

Hugo recomenda que médicos, mesmo plantonistas, considerem contratar um seguro de responsabilidade civil profissional.

A justificativa é simples: processos podem surgir anos depois, relacionados a atendimentos antigos, e mesmo que o médico tenha feito tudo certo, ele pode enfrentar uma ação com pedidos altíssimos de indenização.

O seguro não impede que o processo exista, mas reduz drasticamente o impacto financeiro e oferece tranquilidade.

Além disso, Hugo comenta que o seguro pode ser estendido também para a pessoa jurídica, inclusive em casos ligados a LGPD e vazamento de dados.

Na prática, o seguro funciona como uma forma de blindagem financeira contra um passivo inesperado que poderia destruir anos de trabalho.

Contratos médicos: por que formalizar não é burocracia?

Uma parte muito interessante da conversa é quando Hugo desconstrói a ideia de que contrato é algo “chato”.

Ele reconhece que a palavra contrato assusta, porque parece sinônimo de obrigação e conflito. Mas, na visão dele, um contrato bem feito não é burocracia: é organização e profissionalismo.

E mais do que isso: contrato melhora a experiência do paciente, porque deixa claras as regras da relação.

Hugo defende que o contrato deve ser proporcional. Não faz sentido exigir um documento de 10 páginas para uma consulta simples. Porém, faz muito sentido que existam cláusulas claras sobre:

• regras de agendamento e reagendamento
• atrasos e tolerâncias
• formas de pagamento
• parcelamentos em procedimentos
• política de armazenamento de dados
• organização da rotina dentro da clínica

Além de proteger juridicamente, isso reduz o desgaste operacional do consultório, especialmente no WhatsApp, onde muitos médicos acabam sendo sobrecarregados.

Outro ponto relevante é que contratos não precisam ser documentos com linguagem jurídica pesada. Eles podem ser escritos de forma acessível, dentro da identidade visual da clínica, reforçando a marca e transmitindo confiança.

Tributação médica: contador e advogado competem ou se complementam?

Hugo explica de forma muito clara que contador e advogado tributário não fazem o mesmo trabalho. Eles se complementam.

O contador costuma cuidar do operacional: emissão de notas, guias, declarações, obrigações mensais e rotinas fiscais.

O advogado tributário entra quando a clínica precisa de visão estratégica, principalmente em temas como:

• planejamento tributário de longo prazo
• aproveitamento de benefícios fiscais
• estruturação societária para reduzir carga tributária
• segurança jurídica em mudanças de regime
• medidas administrativas ou judiciais para garantir direitos

Ele cita como exemplo a equiparação hospitalar, um benefício fiscal que pode reduzir significativamente a carga tributária de determinadas clínicas, mas que nem sempre é reconhecido automaticamente pelo fisco.

Nesse cenário, o contador pode identificar a oportunidade e o advogado pode viabilizar juridicamente a aplicação segura, inclusive por via judicial, quando necessário.

O ponto central é que o médico não deve depender apenas de soluções improvisadas. Em um sistema tributário complexo como o brasileiro, planejamento é investimento.

Planejamento patrimonial e mudanças na legislação: por que o médico precisa olhar além do consultório?

Um trecho bem relevante do episódio é quando Hugo traz uma reflexão: planejamento tributário não deve considerar apenas o consultório, mas também o patrimônio familiar do médico.

Ele cita mudanças recentes e futuras, como:

• reforma tributária e novos tributos (IBS e CBS)
• mudanças na sistemática de créditos tributários
• alterações no Imposto de Renda para faixas mais altas
• estratégias lícitas envolvendo holdings e distribuição de lucros

A mensagem é clara: o médico precisa pensar no negócio como fonte de patrimônio e aprender a proteger esse patrimônio.

Não se trata de “jeitinho”, mas de pagar o que é justo e evitar pagar mais do que a lei exige. E isso, no mundo competitivo da saúde, pode ser o diferencial entre crescer ou ficar travado.

Hugo destaca que margem importa. Às vezes 5% ou 10% de economia tributária pode permitir:

• contratar equipe comercial
• investir em tecnologia
• melhorar experiência do paciente
• fortalecer fidelização
• profissionalizar setores internos

Existe risco em mudar de regime tributário?

Essa é uma preocupação muito comum entre médicos: “se eu mudar do Simples para o Lucro Presumido, a Receita vai me perseguir?”

Hugo reconhece que o medo é legítimo, porque a relação contribuinte x Estado costuma ser vista com desconfiança. Mas ele reforça que não se deve tomar decisões com base em medo, e sim com base em análise.

A mudança de regime deve ser feita com planejamento e levando em conta:

• quanto se paga hoje
• quanto se pagaria no novo regime
• aumento de obrigações acessórias
• custo de compliance contábil
• risco de erro operacional
• perspectiva real de crescimento

Ele também menciona que, com a reforma tributária, haverá impactos diferentes dependendo do regime, e que clínicas devem conversar com contador e advogado para entender como isso pode afetar o negócio.

Quando é a hora certa de o médico procurar um advogado?

Aqui o Hugo dá uma resposta que é quase uma frase de efeito, mas extremamente útil:

“Você faz check-up no médico? Então precisa fazer check-up no advogado também.”

Ele sugere que o médico procure um advogado não apenas quando tiver um problema, mas quando perceber que o consultório está deixando de ser apenas operacional.

Ou seja: quando o médico começa a lidar com equipe, contratos, dúvidas fiscais, reclamações, termos de consentimento e gestão de rotina, já é um sinal de que precisa de apoio jurídico.

O ponto mais importante é que muitas vezes o médico nem sabe que tem um problema, porque nunca foi orientado. Um exemplo citado é a secretária com acesso ao prontuário sem termo de confidencialidade, o que pode gerar riscos éticos e jurídicos relevantes.

A consulta jurídica funciona como um diagnóstico: o advogado revisa documentos, aponta riscos e propõe ajustes antes que o problema apareça.

LGPD em clínicas médicas: por que esse tema é urgente?

Hugo reforça que médicos lidam com um dos tipos mais delicados de informação existentes: dados sensíveis.

Na LGPD, existe diferença entre:

• dados pessoais, como nome, idade e CPF
• dados pessoais sensíveis, como informações de saúde, dados de menores, religião, orientação sexual e outros dados íntimos

E clínicas médicas inevitavelmente tratam dados sensíveis diariamente.

Segundo ele, a LGPD não é uma lei feita para complicar. Ela pede bom senso: dados fazem parte da personalidade e da intimidade das pessoas e, por isso, precisam de proteção.

Na prática, isso significa que a clínica precisa:

• explicar como coleta e usa os dados
• definir quem tem acesso a cada informação
• estabelecer regras internas de sigilo
• armazenar prontuários com segurança
• evitar uso indevido de dados em sistemas frágeis
• obter consentimento quando necessário
• impedir compartilhamento de dados com terceiros sem autorização

Ele também lembra que o próprio Conselho Federal de Medicina já possui orientações normativas sobre LGPD, e que é possível encontrar essas diretrizes facilmente.

Outro ponto importante é que, se ocorrer um incidente fora do controle do médico, como erro de um colaborador, uma clínica que já tem planejamento e transparência pode ter sua responsabilização mitigada ou até anulada.

Ou seja: LGPD não é apenas proteção legal. É também proteção reputacional.

Processos judiciais contra médicos: como se proteger na prática?

Quando o assunto é processo, Hugo é bem direto: o médico não controla o comportamento do paciente, mas pode controlar a forma como se prepara para se defender.

Ele explica que processos podem surgir por diferentes motivos, desde inadimplência até alegações de erro médico, justas ou injustas.

O prontuário é a maior proteção do médico

A principal recomendação prática é o preenchimento correto do prontuário.

Segundo Hugo, prontuário bem feito protege o “eu do passado”, porque o tempo passa, a memória falha e o processo pode surgir anos depois.

No prontuário devem constar informações claras e precisas sobre:

• conduta adotada
• orientações dadas ao paciente
• recomendações e restrições
• exames solicitados
• raciocínio clínico
• riscos discutidos
• retorno e acompanhamento

Ele reforça que o prontuário não pode ser inventado ou alterado. Deve ser completo e fiel.

E isso faz diferença porque, no Judiciário, o juiz decide com base em provas. Muitas vezes haverá perícia médica, e o perito precisa se apoiar em documentos, especialmente prontuário e termos assinados.

Termos de consentimento também são essenciais

Em procedimentos que envolvem riscos conhecidos, mesmo que o médico faça tudo corretamente, complicações podem ocorrer.

Se o paciente foi devidamente informado e assinou termo de consentimento, o médico consegue demonstrar que o risco era previsto e que houve transparência, o que reduz fortemente a chance de responsabilização injusta.

O risco duplo: processo judicial e processo ético no CRM

Outro alerta importante é que um processo judicial muitas vezes vem acompanhado de uma denúncia no Conselho Regional de Medicina, que pode gerar processo ético.

Isso significa que o médico pode ter que lidar com duas frentes ao mesmo tempo:

• defesa judicial
• defesa administrativa/ética

E as consequências podem ser sérias, incluindo advertência ou até suspensão do exercício profissional.

A importância de escolher bem o advogado e, em alguns casos, um escritório completo

Hugo destaca que processos não devem ser subestimados.

Mesmo um médico correto pode receber uma notificação com pedido de indenização de R$ 1 milhão, e isso é suficiente para gerar ansiedade, desgaste emocional e impacto na vida profissional.

Ele reforça que, em situações complexas, o ideal pode ser contar com um escritório de advocacia, e não apenas um profissional isolado, porque litígios exigem:

• estratégia
• agilidade
• experiência
• conhecimento interdisciplinar
• acompanhamento constante

Além disso, ele menciona que acordos podem ser estratégicos, desde que não sejam rendição. Muitas vezes, o acordo é a forma mais inteligente de encerrar um litígio abusivo e preservar reputação.

A mensagem final: médico precisa estruturar o negócio para evitar passivos invisíveis

Ao final do episódio, fica evidente o grande conceito que sustenta toda a conversa: o passivo invisível é o maior inimigo do médico empreendedor.

Passivo não é apenas dívida financeira. Passivo pode ser:

• risco trabalhista acumulado
• contratos inexistentes
• marca sem registro
• prontuários incompletos
• ausência de consentimento formal
• falhas de LGPD
• fragilidade em sistemas e dados
• falta de proteção patrimonial
• estrutura societária mal definida

O médico que se organiza juridicamente não está apenas evitando problemas. Ele está criando um ambiente favorável para crescer com segurança.

Hugo resume bem essa lógica ao dizer que o esforço para implementar tudo isso é menor do que parece. Depois que a clínica estrutura seus contratos, políticas e processos internos, o médico ganha paz para focar no que realmente importa: atendimento e evolução profissional.

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