Autoatendimento em consultórios e clínicas: quais os benefícios e quais opções disponíveis?

A automatização do atendimento é uma realidade cada vez mais presente, podemos ver isso acontecendo em bancos, supermercados, comércios eletrônicos, aeroportos, restaurantes e em diversos outros segmentos. O autoatendimento em consultórios, clínicas e hospitais também vem avançado e proporcionado diversos benefícios práticos.

A escolha por essas tecnologias, proporciona a intuições de saúde uma grande oportunidade para otimizar a qualidade do atendimento médico, tornando mais moderno, prático e aproximando-se cada vez mais das expectativas dos clientes.

Para propor essa autonomia ao paciente, empresas tem oferecido os chamados, agendamento online e o totem de autoatendimento, um sistema muito ágil e eficiente, capaz de reduzir o tempo médio de espera dos pacientes nos consultórios, clínicas e hospitais e ainda evita sobrecargas para os recepcionistas e médicos.

O grande objetivo desses softwares é fazer com que o próprio paciente fique encarregado de confirmar sua presença no centro médico e que faça seu check-in, sem precisar se apresentar na recepção e confirmar seus dados, consumindo minutos preciosos da equipe.

Segundo dados registrados pela Chroma Marketing Solutions, cerca de 60% dos brasileiros optam por autoatendimento para a aquisição de serviços e produtos, concentrando-se mais na experiência de uso do que em interações paralelas.

A partir dessa percepção, podemos proporcionar essa experiência ao paciente através da automatização de processos, garantir autonomia, otimização do tempo gasto com agendamento, redução da sobrecarga da equipe e melhor fidelização do cliente.

A seguir conheça mais sobre o autoatendimento para consultórios, clínicas e hospitais e quais os benefícios dessa prática.

Como implementar o autoatendimento?

O mercado da tecnologia a serviço da saúde não para de evoluir, principalmente quando o objetivo é otimizar recursos precisos, como o tempo, por exemplo. Diversos são os softwares de gestão com ferramentas completas para automatizar o que antes eram processos manuais, passiveis e erros e de demoras, gerando uma experiência ruim para o cliente final.

No sentido do autoatendimento, listamos abaixo as principais tecnologias quem vem revolucionando a capacidade operacional e de proporcionar satisfação pelos serviços prestados, por parte de clínicas, consultórios e hospitais, confira.

Agendamento online

Utilizar um software de agendamento de consultas online é o primeiro passo para o autoatendimento, pois da para o paciente, autonomia, permitindo que o mesmo verifique os dias e horários disponíveis e com base na sua rotina, defina com calma qual seria a melhor janela de tempo para ir até o consultório, por exemplo.

Estas ferramentas ainda otimizam a experiência, retenção e disponibilidade, visto que, o paciente pode fazer o agendamento sem qualquer contato com a secretária. Além disso, por ser online e automatizado, é possível fazer o agendamento fora do horário/dia comercial, garantindo que o paciente não desista de agendar, por ter que ficar esperando no telefone ou tenha que se deslocar até a clínica só para agendar a consulta.

A agenda médica de um software facilita a organização dos horários das consultas. Além de registrar novos agendamentos de pacientes, também acompanha os horários dos médicos, facilita o acompanhamento do histórico de cadastros e envia lembretes de consulta automatizados.

Totem de autoatendimento

O totem é outra grande ferramenta quando o assunto é autoatendimento para consultórios, clínicas e hospitais. Estes equipamentos conseguem proporcionar uma experiência de atendimento completa ao paciente, sem a necessidade da interação com o recepcionista, por exemplo.

Na prática, trata-se de um dispositivo que fica geralmente localizado na recepção. Neste equipamento o paciente pode escolher o serviço que deseja, seja ele o agendamento de uma consulta, resultados de exames, reagendamentos, ou qualquer outra função pré-definida.

Após o paciente selecionar a opção desejada, o equipamento direciona a pessoa para afila ou balcão correto, fazendo toda a gestão da ordem de chegada, orientações prévias e atendimento prioritário, etc.

Além disso, estes equipamentos podem contar com monitores, onde o paciente é avisado de forma automática com efeitos sonos, exibição do número da senha ou seu nome na tela, direcionando o local para onde deve ir.

Quais os benefícios do autoatendimento em consultórios e clínicas?

Sem dúvidas o maior benefício do autoatendimento é o ganho de produtividade para toda a equipe, já que a secretária, por exemplo, não precisa passar muito tempo em chamadas telefônicas, não tem mais a necessidade de ligar ou mandar mensagens para confirmar a presença no dia da consulta ou mesmo reduz o fluxo de pessoas no balcão solicitando informações, visto que estão disponíveis no totem, por exemplo.

A adesão de tecnologias de gestão vão otimizar a rotina de clínica, organizando e tornando a rotina de trabalho mais fluida, eficiente e menos estressante. Confira abaixo os principais ganhos obtidos com o autoatendimento em consultórios, clínicas e hospitais.

Agilidade e fluidez no atendimento

O primeiro e mais importante benefício a ser percebido é o ganho em agilidade e fluidez no atendimento aos pacientes, pois ao chegar no consultório o próprio paciente registra o serviço que deseja obter, reduzindo o tempo para falar com um funcionário da recepção.

Dessa forma o paciente tem a noção de que os processos estão andando para que ele seja atendido, diminuindo a burocracia, garante uma maior agilidade e como consequência otimiza a satisfação do paciente, afinal passar horas na sala de espera é uma das principais queiras na área da saúde.

Outra função muito importante é a fluidez correta das filas, haja vista a necessidade de o paciente ser atendido na ordem em que foi agendado e não por ordem de chagada.

Redução de erros

A partir o autoatendimento é possível evitar uma série de erros no cadastro do cliente. Neste sentido, o paciente é quem fica responsável por preencher suas informações pessoais, evitando confusões no intendimento por parte de um colaborador, que pode estar sobrecarregado com o volume de dados que precisa lidar simultaneamente.

O simples erro no registro de informações como CPF, nome, telefone, data de nascimento ou endereço podem acarretar diversos problemas, ocasionando consequências negativas e denegrindo a imagem da empresa para o paciente.

Otimização da produtividade

Quando o paciente pode realizar seu atendimento online ou através de um totem no estabelecimento, sua equipe na recepção ganhar mais tempo para focar em atividade fundamentais, como lançar no sistema os resultados de exames, por exemplo, resultando em uma melhor utilização do tempo durante a rotina.

Outros setores da clínica também usufruem desses benefícios, visto que a informação chega mais rápido ate eles, permitindo que agilizem consultas, exames e demais assunto de forma mais prática.

Redução de custos operacionais

Entre os maiores benefícios do autoatendimento em clínicas, consultórios e hospitais está a redução de custos operacionais, como por exemplo:

• Redução de custos com pessoas e telefonia envolvidas com ligações para confirmação de consultas e exames, que passa a ser automática;
• Diminuição da necessidade do uso de papel e impressoras, pois parte dos processos são transferidos digitalmente;
• Diminuição do número de funcionários necessários na recepção, bem como a contratação de pessoas para estes postos de trabalho.

Diminuição de filas e tempo de espera

Entre as principais queixas e insatisfações relacionadas a experiência  em consultórios, clínicas ou hospitais é quanto a demora para receber o atendimento, principalmente quando os processos são feitos de forma manual.

Com a rotina corrida que levamos nos tempos modernos, ficar horas esperando em filas é extremamente frustrante, fato que pode contribuir para que o paciente escolha outro estabelecimento quando precisar novamente, além de poder espalhar essa informação ruim.

Quanto mais ágil for o processo de atendimento da sua clínica, melhor será o processo para seu paciente, fato que aumenta as chances de fidelizar o paciente.

Portanto, optar por tecnologias de automatização, como o totem e agendamentos online, podem resolver boa parte ou 100% desses problemas.

Melhor experiência

Todo o conceito tecnológico proposta neste post, tem como objetivo central demonstrar tecnologias capazes de munir o paciente com liberdade de escolha, facilidade em sua rotina, autonomia e principalmente fornecer a melhor experiência possível, sem interferências.

Para exemplificar: Imagine como você se sentira ao perceber que passou muito tempo em uma fila e quando finalmente vai ser atendido, descobre que é a fila errada, tendo que voltar ao começo. Pois bem, com o sistema de autoatendimento o cliente é direcionado de forma precisa, sem erros humanos ou desordem durante as chamadas.

Dessa forma todos saem ganhando, empresa ganha em melhor aproveitamento dos recursos humanos e de tempo, paciente desfruta da melhor experiência possível.