A importância da organização financeira em consultórios

O aumento da demanda por saúde e a recessão econômica fazem com que a boa administração financeira se torne um desafio para consultórios e clínicas médicas. Uma boa gestão pode ser tão crucial para uma clínica médica, quanto uma boa estratégia de marketing. Tudo isso, afinal, alavanca as vantagens competitivas do negócio. Mas como fazer a organização financeira em consultórios?

Seguindo algumas dicas simples que veremos a seguir, você poderá entender melhor a situação financeira da sua clínica e tomar decisões que ajudem a equilibrar o seu orçamento. Vamos a elas?

Eduque-se

Uma das primeiras coisas a fazer é educar-se sobre os vários aspectos da organização financeira em consultórios. Para iniciantes, é importante saber como ler as demonstrações financeiras por exemplo. As demonstrações contábeis dão visibilidade a 4 relatórios essenciais:

• Demonstração do fluxo de caixa;
• Demonstração do resultado;
• Balanço patrimonial;
• Demonstração do patrimônio líquido.

O fluxo de caixa analisa as atividades operacionais, os investimentos e a entrada e saída financeira. O balanço fornece informações relacionadas aos ativos, passivos e patrimônio líquido da empresa. A demonstração de resultados reflete as receitas obtidas dentro de um período de tempo específico. Já o patrimônio líquido é o montante contábil referente aos acionistas ou cotistas.

Tenha um fundo de reserva

Outro ponto importante para a organização financeira em consultórios é entender o fluxo sazonal dos pacientes. Esse ponteiro vem diretamente de sua experiência pessoal. Algumas clínicas, por exemplo, têm grandes picos sazonais que ocorrem durante o inverno, seguidos de uma desaceleração nos meses de férias escolares, o que diminui substancialmente as receitas da clínica.

Além disso, sempre é possível ser pego pela necessidade de um gasto extra, como um reparo de um aparelho para exames ou a instalação de um equipamento se segurança. Para cobrir esses gastos, é fundamental que a sua clínica tenha um fundo de reserva, alimentado por um percentual fixo do lucro da clínica.

Organização financeira em consultórios: Não misture as finanças pessoais com as da clínica

Muitos dentistas e médicos, sendo os proprietários da clínica, cometem o erro de misturar finanças pessoais e profissionais.

Esse comportamento gera desordem na contabilização de receitas e despesas de um determinado período. Isso impede, também, a realização de uma análise aprofundada da organização financeira em consultórios, impossibilitando que o administrador chegue a conclusões relevantes que ajudam na gestão financeira como um todo.

O dinheiro gerado pela sua clínica se destina a ser utilizado estritamente para fins comerciais. Isso significa que ele só pode ser usado para comprar suprimentos, atender a folha de pagamento dos funcionários – aqui, inclusive, entra a sua remuneração como proprietário da empresa -, realizar investimentos na estrutura, enfim para qualquer atividade diretamente relacionada à operação do negócio.

Organize os custos fixos e variáveis

Nem todos os custos de uma clínica médica são da mesma natureza. Para a correta organização financeira em consultórios, é preciso classificá-los em custos fixos e variáveis. Os fixos são aqueles não dependem do número de pacientes atendidos no mês: aluguel, salários, contas de água, luz e internet. Já os variáveis são aqueles que dependem do número de pacientes atendidos em um período (materiais, taxas).

Uma vez que essa diferença foi compreendida, podemos responder a perguntas como: Quantas horas a sua clínica deve funcionar por dia para cobrir todos os custos fixos? Quantos pacientes precisam ser atendidos para gerar receita?

Contas a receber e contas a pagar

Contar o dinheiro disponível em caixa no final de um período para avaliar o resultado e os ganhos da clínica pode levar a conclusões erradas sobre o desempenho da clínica. Isso ocorre porque nem todos os pacientes pagam em dinheiro e, muitas vezes, os rendimentos produzidos por um plano de saúde é recebido em mais de uma parcela.

Uma boa estratégia é fazer contabilidade do total dos valores a serem recebidos dos planos de saúde de uma só vez. Isso vai evitar que se contabilize no mês atual o desempenho dos meses anteriores ou se leve em conta a receita do próximo mês.

O mesmo vale para os custos. Independentemente dos pagamentos serem feitos em mais de uma parcela, eles devem ser contabilizados apenas uma vez, correspondendo a um custo total de um período específico (um mês, geralmente).

Fique em dia com o Leão

A organização financeira em consultórios é importante, também, na hora de prestar contar à Receita Federal. Ela permite reunir informações para fazer sua declaração de imposto de renda. É importante observar, que caso você atenda pacientes particulares é preciso declarar o CPF de cada um deles na sua declaração, uma vez que os pacientes podem declarar a sua consulta médica a Receita Federal.

Quando durante o ano, se toda a organização financeira da empresa for feita de maneira eficiente, a declaração é apenas mais uma etapa. E você não quer ter problema com isso, não é mesmo?

E você? Tem alguma dificuldade quanto a organização financeira em consultórios? Então, conheça o software médico para clínicas e consultórios que faz, entre outras funções, todo o controle financeiro da sua empresa!