7 Dicas infalíveis sobre marcação de consultas

A prática médica requer o atendimento diário de muitos pacientes. Além disso, toda a equipe de um consultório está permanentemente ocupada com o atendimento aos pacientes e com muitas chamadas telefônicas recebidas para marcação de consultas em datas futuras.

A equipe deve ter cuidado para não marcar consultas extras ou o médico ficará sobrecarregado e alguns pacientes podem não receber os cuidados que normalmente precisam em uma situação ideal. Em alguns casos, o consultório médico também receberá pacientes de urgência que não marcaram uma consulta prévia.

Neste contexto, um cronograma diário de marcação de consultas médicas bem configurado terá um grande impacto no negócio de um consultório ou clínica. Ao fazer a organização de agenda, você precisa maximizar seus compromissos de todas as formas possíveis. Isso levará a uma melhor gestão do tempo e a menos estresse na sala de espera.

Aqui estão sete dicas para ajudá-lo a executar um melhor cronograma de marcação de consultas médicas:

1. Comece o dia no horário programado

Quando o primeiro paciente está agendado para 8 horas, mas é atendido às 8:20 horas, este fato causa um efeito cascata que dura o dia todo.

Ao iniciar as consultas do dia, é importante levar em conta o trabalho de pré-visita da recepção. Se você deseja atender o seu primeiro paciente às 8 horas, ele deve estar agendado para o horário das 7h40. Isso significa que o paciente estará pronto para a consulta às 8 horas e o seu atendimento começará exatamente no horário programado.

2. Planeje a sazonalidade

Conheça sua base de pacientes e suas necessidades sazonais. Por exemplo, uma prática pediátrica tenderá a receber muitas marcações de consulta início do ano letivo ou um pouco antes.

Outras práticas observam que um aumento dos pacientes no final do ano ou nos meses de inverno. Certifique-se de analisar os intervalos que apresentam o aumento das consultas e verifique se haverá necessidade de contratar pessoal extra para o atendimento.

3. Marcação de consultas: Monte um cronograma

Responda a estas perguntas: Quantos pacientes são atendidos semanalmente? Quantos dias um paciente pode esperar para ser atendido? Quantas horas um médico pode trabalhar por dia e a cada semana?

Esses fatores determinarão quantos médicos uma clínica médica precisará ter diariamente e quantas horas por dia cada um deverá trabalhar para atender ao fluxo de pacientes.

4. Crie grupos de pacientes similares

Alguns médicos gostam de atender pacientes com condições ou históricos médicos semelhantes no mesmo dia. Este método de marcação de consultas permite que um médico permaneça mais focado, permitindo consultas e diagnósticos mais rápidos.

Ao realizar a marcação de consultas, certifique-se de agendar pacientes com históricos semelhantes no mesmo dia, sempre que possível.

5. Certifique-se de que sua agenda reflita sua mistura de pacientes

Se você tiver 70% de pacientes particulares e apenas 30% de pacientes de planos de saúde, sua agenda deve refletir isso.

Libere apenas 30% da sua agenda diária para pacientes de planos de saúde e deixe o restante do atendimento em aberto para os pacientes particulares.

6. Crie uma triagem organizada

Um atendimento médico geralmente é interrompido quando um atendente precisa de mais informações sobre como agendar uma determinada consulta. Para gerenciar isso, você pode criar um gráfico de triagem para a equipe. O gráfico deve classificar 20 casos mais comuns por uma série de critérios. Os critérios devem incluir o sintoma, a urgência da consulta e a duração dessa consulta. Crie códigos para os casos de urgência e para a duração de uma consulta de rotina.

7. Esteja disponível durante todo o dia

Use a regra de que “se você não estiver disponível, outra pessoa estará’’. Certifique-se de que um membro da equipe esteja disponível no horário do almoço para atender ao telefone e resolver qualquer pendência. E considere oferecer horas prolongadas à noite e nos fins de semana.

Algumas horas extras por semana podem fazer uma grande diferença para o aumento do fluxo de atendimento dos pacientes da sua clínica.

Se você está preocupado em garantir eficiência na marcação de consultas da sua clínica ou consultório, avalie agora mesmo a aquisição de um software de gestão para sua empresa!