Melhorando processos no consultório

A gestão do tempo é um dos fatores-chave para o bom funcionamento e sucesso de uma clínica médica. É por esse motivo que os proprietários ou colaboradores desse tipo de estabelecimento precisam estar sempre atentos às ações que podem ser tomadas para melhorar a rotina, tornando-a mais leve e otimizada.

Nós aqui do GuiaConsultório listamos 5 atitudes que você pode implantar para conseguir gerenciar o tempo em sua clínica com mais agilidade.

1. Softwares e aplicações

A tecnologia avança e existe uma infinidade de softwares e aplicativos de gestão que podem ajudá-lo a ter um dia a dia mais eficiente na sua clínica. Até o WhatsApp, que ajuda na troca de mensagens de forma rápida, ou o Dropbox que permite o armazenamento de arquivos em nuvem. Mas esteja atento para o tipo de arquivo que vai armazenar online, pois talvez armazenar dados do paciente como prontuários, por exemplo, não seja prudente, dado a alta rotatividade desses servidores. Há ainda grandes softwares para gestão, controle de estoque, gerenciamento de agenda, etc, todos eles auxiliam para que as atividades sejam feitas mais rapidamente.

Uma infinidade deles pode ser gratuitos, e outros tantos são pagos e podem ser customizados, mas é importante sempre colocar na balança o que tipo de serviço que traga mais vantagens para o momento que seu negócio está passando.

2. Organize os processos

É muito comum que, no anseio de realizar rapidamente alguma tarefa, as pessoas façam um pouco de tudo, e acabam incluindo no seu dia a dia aquilo que não é da sua competência, o que pode acabar levando a frustração profissional, processos mais demorados que o usual e até mesmo o abandono de uma tarefa pela metade por não saber como prosseguir.

Por esse motivo, a criação de um organograma com todas as funções, processos e fluxos de tarefas para manter tudo organizado é tão essencial. Tenha certeza que os profissionais envolvidos em determinados processos estejam cumprindo suas descrições de trabalho, fazendo aquilo que foram elencados para tal e que não se encontram sobrecarregados.  Dessa forma, cada um saberá até onde vão suas responsabilidades e onde inicia a do outro. Não só isso, mas a partir do momento em que há organização, cada um poderá concentrar-se em suas tarefas, otimizando o tempo.

3. Descentralize algumas tarefas

Você pode até ser o gestor da clínica, mas isso não significa que você precise ser o responsável por dar a última palavra em qualquer ação que for realizada no estabelecimento.

Estar cercado de pessoas de confiança e bem qualificadas, dando-as liberdade para a tomada de pequenas decisões, como por exemplo treinar e qualificar as recepcionistas e secretárias para estarem responsáveis pela compra e gerenciamento de insumos, como material de limpeza e higiene, material de escritório e etc, fará com que você fique menos sobrecarregado com tantas tarefas operacionais ao descentraliza-las, tendo assim mais tempo para pensar de uma forma mais estratégica.

4. Mantenha o foco nas prioridades

É claro que todas as tarefas da clínica são importantes, mas é normal que uma ou outra sejam mais urgentes em um determinado momento. Por isso, manter o foco naquilo que é prioridade leva a uma gestão de tempo mais eficiente. Existem ferramentas online que podem ser utilizadas de maneira gratuita, e que tornam as prioridades mais visuais e podem ser acompanhadas por todo o time.

5. Tenha fornecedores de confiança

Segurança, limpeza, laudos, marketing e gestão de imagem da clínica são processos que podem ser executados por empresas de confiança, e que podem deixar de ser processos internos de colaboradores de seu consultório, otimizando o tempo de quem está no dia a dia das operações.

As empresas que prestam esses serviços geralmente possuem em seu quadro, profissionais qualificados e preparados para a realização dos serviços que estão se dispondo a prestar, otimizando os processos.

Tem mais dicas preciosas que te ajudaram a melhor organizar o seu consultório? Conta pra gente nos comentários, assim poderemos ajudar mais e mais profissionais a melhorar seus processos.

Lembre-se sempre que além de organizador de agenda e gestão de pacientes, o BoaConsulta dispões ainda de uma gama de profissionais dedicados em construir, propagar e manter a imagem do seu negócio online, para que nenhum aspecto da sua marca passe despercebido por seus pacientes. Agende uma reunião e agregue agora mesmo mais valor ao seu negócio!