10 passos para organizar o seu consultório médico!

Ao abrir seu próprio consultório, os médicos se deparam com uma tarefa para a qual não estudaram: administrar o próprio negócio. Isso pode ser desafiador, já que fazer com que sua clínica prospere requer outras habilidades além de ser um bom profissional da saúde. 

Mesmo com a intensa rotina de atendimentos, tarefas de administração e organização não podem ficar de lado. Confira a seguir 10 passos para organizar o seu consultório médico. 

1 – Preocupe-se com acessibilidade

Se certificar que seu consultório médico terá condições de receber todo tipo de paciente é o mínimo para garantir um bom atendimento. Isso é essencial em qualquer estabelecimento de saúde. 

Não há uma lei específica sobre a acessibilidade em clínicas médicas, mas todo estabelecimento que oferece algum tipo de atendimento ao público deve observar a Lei nº 10.098 e o Decreto nº 5.296.

Essa lei estabelece normas gerais para garantir o fácil acesso a todos, como a remoção de barreiras e obstáculos nos espaços públicos e nas edificações.

Invista em elevadores, rampas e cadeiras de fácil acesso. Reserve as vagas de estacionamento mais próximas aos acessos do edifício com a devida sinalização para veículos que transportam pessoas com deficiência. 

Além disso, pelo menos um dos acessos ao interior do prédio deve ser livre de barreiras arquitetônicas que possam dificultar a acessibilidade. Lembre-se também de disponibilizar ao menos um banheiro acessível para uso das pessoas com deficiência.  

2 – Priorize o atendimento

Todo mundo sabe que a relação com os pacientes (ou clientes) é fundamental para ter sucesso em qualquer estabelecimento, e por isso deve ser tratado como uma prioridade. 

A tecnologia pode ajudar muito nesse processo, possibilitando que você e seus funcionários responsáveis por essa parte tenham o histórico do paciente sempre a um clique de distância, Assim, é possível oferecer um atendimento personalizado e mais eficiente, possibilitando uma relação de confiança com o paciente.

Ser atendido por profissionais que conheçam seu histórico médico, de consultas e prescrições vai ajudá-lo a confiar no profissional e sentir-se mais satisfeito com o serviço oferecido. 

Além disso, um paciente satisfeito e bem atendido tende a retornar à clínica e indicar o consultório aos seus familiares, amigos e conhecidos que também precisem desse tipo de atendimento. 

Todos os profissionais que trabalham no consultório precisam ser treinados e qualificados para saber lidar com os pacientes.

Portanto, um bom atendimento envolve não apenas o médico, mas também secretárias, enfermeiros e técnicos em enfermagem. Ou seja, todos os envolvidos com os serviços da clínica.

Uma boa ideia é promover treinamentos e oferecer cursos complementares para manter sua equipe sempre capacitada e atualizada sobre as boas práticas de atendimento ao cliente.

3 – Otimize a rotina de trabalho

Tanto o cotidiano do médico quanto dos funcionários do consultório tendem a ser bastante corridos, por isso é tão importante que os processos e tarefas sejam organizados.

Isso interfere em todo o resto, e também vai ajudar a oferecer um atendimento mais eficaz para garantir que os pacientes fiquem satisfeitos. 

Para garantir a otimização da rotina de trabalho de todos os envolvidos, o ideal é investir na informatização do consultório. Uma boa ideia é aderir a softwares de gestão, que permitem que o paciente acesse os horários livres do seu médico e agende sua própria consulta, o que pode ser feito por meio do site da clínica.

Esse tipo de tecnologia otimiza o tempo dos funcionários e evita congestionamento das linhas telefônicas. 

4 – Use uma agenda eletrônica

As agendas de papel são pouco práticas para a rotina de um consultório médico, enquanto que as agendas eletrônicas são flexíveis e facilitam o acesso e busca das datas dos agendamentos de um paciente. Isso agiliza diversas tarefas, como marcar, desmarcar e adiar consultas. 

Assim, você economiza recursos e permite que a secretária tenha mais tempo disponível para se dedicar a outras tarefas importantes, como recepcionar os pacientes e manter a organização da sala de espera. 

Esse tipo de ferramenta também é capaz de organizar a fila de espera e remanejar pacientes com muita rapidez.

Além disso, muitas opções oferecem sistema de confirmação de consulta via e-mail, sms ou WhatsApp, para que o funcionário não precise se preocupar em lembrar o paciente do seu horário marcado. 

5 – Facilite a análise dos relatórios

O preparo de relatórios é mais uma atividade que pode ser simplificada com a ajuda de softwares de gestão, que tornam a montagem desse tipo de documento muito mais rápida e eficaz. 

Ao utilizar esse tipo de ferramenta, você pode otimizar a produção de relatórios a partir das informações e dados já reunidos em seu sistema.

Além disso, também torna mais rápido o acesso a outras informações, como para revisar prontuários, controlar convênios, checar a quantidade de consultas realizadas e verificar as formas de pagamento. 

A possibilidade de ter fácil acesso a todas essas informações permite que as decisões administrativas e operacionais sejam tomadas de maneira mais assertiva, promovendo uma gestão mais adequada e produtiva. 

Outra vantagem é que isso tudo pode ser acessado de maneira remota, da sua casa, na rua ou em qualquer outro lugar. Basta ter um dispositivo com acesso à internet.

6 – Centralize todos os cadastros em um mesmo lugar

Já não faz mais sentido ter inúmeras gavetas cheias de arquivos com cadastros de pacientes e outras informações importantes quando é possível deixar tudo na nuvem.

Assim, há menos riscos de perder os documentos devido a algum problema no consultório ou questão de organização, e eles podem ser mais facilmente acessados. 

A nuvem é um ambiente virtual criado para armazenar dados com segurança, para que possam ser acessados a qualquer momento e de qualquer lugar. Basta ter acesso à internet.

Esse conceito chama-se cloud computing, e foi desenvolvido justamente para facilitar o acesso remoto e reduzir a necessidade de manter arquivos físicos.

A maioria dos softwares de gestão fazem o backup dessas informações automaticamente, evitando que os dados sejam perdidos por erros ou invasões no sistema

7 – Organize um serviço de copa

A organização de um consultório médico envolve outras questões além da sistematização de processos. É importante pensar em maneiras de deixar os pacientes confortáveis, provendo um ambiente receptivo e acolhedor. 

Providencie um cantinho com água, café, e, se possível, outras opções para os pacientes degustarem enquanto aguardam seu atendimento. Apesar disso não ser obrigatório, certamente vai ajudar a garantir uma imagem positiva do consultório.

Uma ideia prática é instalar uma máquina automática com várias opções de bebidas quentes e geladas, e disponibilizar alguns biscoitos. Esse espaço vai servir para mostrar aos clientes que você se preocupa que eles se sintam à vontade enquanto ficam na sala de espera.  

8 – Invista em marketing

Assim como qualquer outro negócio ou empreendimento, um consultório médico também pode fazer bom proveito de algumas estratégias de marketing.

Essa é uma maneira de garantir que as pessoas conheçam você e seu trabalho, e desenvolvam interesse e confiança para agendar um atendimento caso seja necessário. 

Crie perfis em redes sociais e dedique-se a produzir alguns conteúdos interessantes, como dicas, artigos informativos, vídeos e o que mais achar atrativo postar em seus canais de comunicação.

Essa é uma oportunidade de estabelecer uma relação com seus clientes para além do consultório médico, ao mesmo tempo que pode se tornar uma referência no seu segmento de atuação. 

Para não ter erro, confira as regras e normativas éticas do Conselho Federal de Medicina (CFM) sobre a publicidade na área. 

9 – Cuide da decoração da sala de espera

Pensar na decoração do seu consultório vai te ajudar a trabalhar a imagem que gostaria de passar aos seus pacientes.

Reflita sobre que tipo de decoração faz mais sentido para você e procure formas de aplicar isso na sala de espera e demais ambientes do consultório. Isso vai dar um toque especial e deixá-lo com a sua cara. 

Seja qual for o estilo escolhido, é fundamental pensar no bem-estar dos pacientes e dos seus acompanhantes. Pense na funcionalidade de móveis como sofás, cadeiras e sofás, e invista em móveis duráveis e de qualidade. 

As cores também devem ser levadas em conta. Muitos consultórios possuem tons claros na decoração, de modo a passar uma ideia de esterilidade, limpeza e neutralidade. Esse tipo de escolha não tem erro, mas hoje em dia também é possível ousar um pouquinho e pensar em maneiras de diferenciar seu consultório.

Considere usar tons que transmitam a ideia que você deseja passar, como tons de azul, por exemplo, para gerar a sensação de relaxamento. 

10 – Ofereça opções de distração aos pacientes

Esse aspecto também deve ser pensado na hora de organizar seu consultório médico, pois mostra aos pacientes que sua preocupação com eles se estende também aos momentos de espera antes da realização da consulta. 

Música ambiente ou televisão ligada no volume baixo oferecem boas distrações aos pacientes. Livros e revistas de arte ou sobre temas ligados à saúde são também opções interessantes para mantê-los entretidos durante a espera. Também vale a pena investir em uma rede Wi-Fi. 

Se a sua clínica for voltada aos cuidados infantis, inclua um espaço dedicado às crianças, como uma mesa para pintura e desenho, lápis de cor, brinquedos e revistas em quadrinhos. Isso vai tornar os momentos de espera menos árduos, tanto para os pequenos como para os pais e responsáveis. 

Ao aplicar essas dicas em seu consultório, você certamente irá notar a diferença que fará no cotidiano de trabalho de todos os envolvidos, e também para os pacientes que frequentam o local. 

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