Confira neste post como categorizar o atendimento de uma clínica

Como categorizar o atendimento de uma clínica?

Pensar na jornada que as pessoas terão ao utilizar os serviços oferecidos em sua clínica médica é uma boa maneira de otimizar seus processos e alcançar a satisfação dos pacientes no atendimento de uma clínica. 

A experiência da consulta médica em si é o mais importante para conquistar a confiança dos pacientes, mas certamente não é a única que conta.

É preciso levar em conta todas as outras etapas, desde o momento que o paciente liga para a clínica para marcar uma consulta ou exame, até o momento de efetuar o pagamento ou realizar o retorno da consulta. 

Confira a seguir algumas dicas para aperfeiçoar o atendimento da sua clínica. 

Gestão de agendas

Quem trabalha na recepção de uma clínica médica precisa ter habilidades com organização, sobretudo para gerir a agenda dos médicos para com seus pacientes.

Veja como realizar a gestão da sua agenda
Veja como realizar a gestão da sua agenda

Agendar consultas de acordo com a disponibilidade de horário para o atendimento é uma das principais tarefas da recepção de um consultório, entre outras demandas internas e externas. 

Sendo assim, uma das mais importantes funções para garantir um atendimento de qualidade é agendar as consultas e demais serviços oferecidos sem que haja conflito de horários. 

A(o) funcionária(o) encarregada(o) dessa parte deve saber quanto tempo em média os médicos levam para realizar cada consulta, e assim poderá marcar os horários com o devido espaçamento entre um cliente e outro. 

Sabendo organizar a agenda de maneira inteligente, a espera não será um problema para o paciente. Vale buscar estratégias para oferecer um atendimento satisfatório e adaptar o balcão da recepção para que todos documentos úteis e itens necessários fiquem dispostos de maneira a oferecer fácil acesso à equipe responsável. 

Confira neste post ferramentas que podem auxiliar na gestão da sua agenda
Confira neste post ferramentas que podem auxiliar na gestão da sua agenda

Atualmente, há diversas ferramentas tecnológicas para a realização das atividades, muitas delas gratuitas. A plataforma Consultório Grátis, por exemplo, oferece diversos recursos importantes, tanto para profissionais autônomos quanto para clínicas completas.

Sua agenda permite a organização de um controle centralizado, intuitivo, prático e simples para os agendamentos do consultório. 

Atendimento telefônico

Outra tarefa de suma importância no cotidiano de uma clínica médica é o atendimento por telefone, seja para realizar agendamentos ou apenas para dar informações a respeito dos serviços oferecidos. 

Investir na capacitação da equipe é essencial para garantir uma boa experiência do paciente desde o primeiro contato.

É importante focar na oferta de um atendimento humanizado, levando em conta que o paciente pode estar passando por uma situação que o deixa fragilizado, como a suspeita de um problema de saúde, por exemplo. 

Um atendimento telefônico diferenciado é um ponto positivo
Um atendimento telefônico diferenciado é um ponto positivo

Portanto, o tratamento que a sua equipe oferece aos pacientes certamente pode ser um diferencial da sua clínica.

É importante que todos os funcionários estejam alinhados à cultura da empresa, oferecendo um atendimento acolhedor e que faça com que os pacientes se sintam à vontade para tirar todas as dúvidas que forem necessárias.  

Para que isso seja possível, os funcionários que trabalham na recepção precisam conhecer detalhadamente os serviços oferecidos pela clínica e as formas de pagamento, além de ter a agenda sempre à mão para informar os horários disponíveis. 

Atendimento inicial ao cliente

Depois de marcar um horário na clínica, é hora do paciente conhecer o local pessoalmente. Muitas vezes, o primeiro contato será com a(o) recepcionista. 

Se for de fato a primeira consulta do paciente, é preciso fazer um cadastro no sistema da clínica, coletando todas as informações necessárias, como dados pessoais, de contato e se há plano de saúde.

Preencher esses dados corretamente e mantê-los atualizados é importante para evitar problemas futuros nos próximos atendimentos.

O primeiro atendimento é muito importante
O primeiro atendimento é muito importante

Sempre que o paciente for à clínica ou entrar em contato, confirme informações passíveis de mudança, como telefone para contato, e-mail, endereço e convênios médicos. 

Como mencionado anteriormente, prover um atendimento humanizado deve ser prioridade em uma clínica de saúde, e isso envolve o estabelecimento de uma relação do paciente com os funcionários pelos quais será atendido na clínica.

Para otimizar isso, escolha um bom sistema para gerenciar o atendimento e tornar seus processos mais ágeis e personalizados. Isso ajuda a evitar erros, como a duplicação de cadastros ou cruzamento de diagnósticos

Com um sistema digital adaptado para a realidade da sua clínica, é possível gerenciar a ficha de cada paciente e automatizar o processo para confirmação de consultas. 

Recebimento de pagamentos

Além do atendimento, os funcionários da recepção geralmente ficam encarregados também com a tarefa de receber os pagamentos das consultas e procedimentos realizados na clínica. 

Deve-se atentar a maneira correta de realizar as cobranças e recebimentos
Deve-se atentar a maneira correta de realizar as cobranças e recebimentos

Para garantir a saúde financeira da clínica e oferecer um bom atendimento, é fundamental ter um registro claro de todos os pagamentos realizados pelos pacientes, com informações detalhadas a respeito de planos de saúde e condições diferenciadas.

Isso ajuda a avaliar quais pagamentos já foram realizados e quais estão pendentes, e até mesmo a forma de pagamento preferencial de cada cliente. 

Oriente seus funcionários a manter esse controle em dia, com o registro de todas as entradas de valores no livro caixa, sem esquecer de entregar a nota fiscal ou recibo aos clientes. 

Ambiente de espera

Levando em consideração que uma parte do tempo de permanência do paciente na clínica será aguardando pelo atendimento, vale a pena investir em maneiras de deixar a sala de espera interessante e acolhedora. 

Deve-se pensar em maneiras de entreter os pacientes e tornar a esperar pelo atendimento, o mais agradável possível
Deve-se pensar em maneiras de entreter os pacientes e tornar a esperar pelo atendimento, o mais agradável possível

Um ambiente limpo e bem organizado é o mínimo que um paciente espera de uma clínica médica. Além de passar uma boa impressão e garantir uma imagem positiva do local, limpeza e organização facilitam a execução das tarefas cotidianas da clínica e fazem do local um ambiente agradável de trabalho. 

Priorizar a acessibilidade é essencial em um estabelecimento de saúde. Considere que você atenderá diferentes tipos de pessoas, e todas elas merecem ser bem recepcionadas e se sentirem à vontade em sua clínica.

Alguns passos para investir em acessibilidade é oferecer elevadores, rampas e cadeiras de fácil acesso. 

Posicione sofás, poltronas ou cadeiras para oferecer conforto aos pacientes e seus acompanhantes, em um local com boa iluminação e devidamente climatizado.

Em clínicas e consultórios, a climatização é importante para evitar a proliferação de fungos e bactérias e garantir o funcionamento dos equipamentos, mas um ambiente fresquinho e agradável também faz toda a diferença para oferecer acolhimento aos pacientes. 

Outra boa ideia é preparar um aparador com café, suco, água e biscoito. Você pode também investir em algumas forças de distração, como jornais, revistas, livros, TV e Wi-Fi. Tudo isso vai ajudar a garantir uma experiência agradável ao paciente enquanto ele aguarda seu momento de ser atendido. 

Livros são ótimos para entreter crianças
Livros são ótimos para entreter crianças

Conhecendo bem o seu paciente, fica mais fácil escolher a revista mais interessante e o programa de TV que mais tem potencial para agradá-lo.

Se a sua clínica for pediátrica, também é interessante oferecer um espaço recreativo, com brinquedos, gibis, jogos e revistas para colorir. 

Colocando essas dicas em prática você consegue cobrir cada uma das etapas de atendimento ao cliente em sua clínica, de modo que ele fique satisfeito com toda a experiência, dentro e fora do consultório médico. 

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