Como Digitalizar sua clínica

Digitalizar sua clínica é extremamente necessário em um cenário em que as pessoas cada vez mais utilizam de recursos digitais em seu cotidiano. A aplicação da tecnologia no setor da saúde tornou mais eficiente o atendimento, acompanhamento e até mesmo a relação entre pacientes e profissionais. 

É um contexto em que os procedimentos são realizados com respaldo tecnológico, o que proporciona maior agilidade, praticidade e segurança ao setor da saúde. Nesse sentido, softwares, ferramentas e processos foram desenvolvidos para trazer uma gestão mais eficaz.

Face às possibilidades e oportunidades, é sempre importante planejar a modernização da clínica ou consultório, definir os passos a serem seguidos, o que será necessário e os responsáveis pela implementação, treinamentos, entre outros pontos-chave para obter resultados positivos.

Entenda mais no post. 

O que é preciso para digitalizar sua clínica?

Atualmente, digitalizar a clínica exige ferramentas adequadas às suas atividades, bem como seu alinhamento com os conhecimentos e experiências dos profissionais e as práticas adequadas ao atendimento. Vamos aos pontos-chave do planejamento:

Software de gestão clínica

O software de gestão clínica é um sistema para dar suporte às atividades, digitalização de documentos e gerenciamento de unidades de saúde. Um sistema atende às necessidades dos principais estabelecimentos como clínicas, consultórios e hospitais, adaptando-se às suas características.

Com o software, é possível organizar e automatizar rotinas da clínica, como agendamento, marcação de consultas, compartilhamento do prontuário do paciente, arquivamento de dados relevantes, entre outras funções específicas.

Se a empresa ainda trabalha com agendas de papel, planilhas em Excel e prontuários em pastas, está mais suscetível a erros humanos ou perdas, algo que dificilmente aconteceria com um software. Toda a gestão da clínica é facilitada de forma a trazer mais segurança aos processos internos. 

Entre as funções auxiliares podemos destacar:

• prontuário eletrônico: permite que o médico e outros especialistas registrem informações colhidas na anamnese e em exames;
• agendamento de consultas: marcações de consultas de forma rápida, segura e sem a possibilidade de cruzamento de horários ou outros empecilhos que gerem perda de tempo. 
• controle de convênios e planos de saúde: permite agendar consultas, entender repasses e gestão financeira: facilita a gestão com informações precisas e automação de processos financeiros;
• emissão de relatórios: financeiros, rendimento, atendimento, entre outros relatórios para aperfeiçoar processos e o atendimento como um todo. 
• controle de fluxo de caixa: permite registrar e acompanhar contas a receber e a pagar;
• controle financeiro: o sistema facilita o controle financeiro, a partir do acompanhamento das informações e geração de relatórios.

O intuito é utilizar as funções conforme as demandas do estabelecimento, de modo a agregar valor a sua clínica médica. Para facilitar a gestão mesmo à distância, todas as informações ficam salvas na nuvem e podem ser acessadas de diferentes dispositivos, incluindo smartphones. 

Além da vantagem produtiva, outro fator importante é a segurança dos dados. Se antes era preciso contar com um arquivo, um espaço físico para armazenar os documentos, até mesmo os prontuários, agora tudo fica armazenado nos servidores, livres de perdas ou rasuras e ataques de terceiros. Essas informações também podem ser acessadas apenas por quem tem login e permissão. 

Ao adotar um sistema de gestão é fundamental se atentar aos requisitos básicos da clínica. Para isso, é importante avaliar as reais necessidades, comparações entre os recursos disponíveis e as vantagens que irá proporcionar. Portanto, os gestores precisam levar em consideração a realidade da clínica e seu público, a fim de determinar as funcionalidades que se adequam às exigências. 

Atendimento por telemedicina

Uma das frentes da telemedicina é a teleconsulta, que como o nome indica, se trata de uma consulta médica em que o paciente está distante do profissional de saúde. Durante a pandemia do Covid-19 essa prática se tornou comum, principalmente com a permissão do Conselho Federal de Medicina (CFM).

A pandemia acabou mostrando o que muitos já sabiam: a vantagem de manter esse tipo de atendimento, sobretudo para pacientes que se encontram no grupo de risco. Dessa forma, é possível manter essas pessoas protegidas em casa sem comprometer a capacidade de atendimento. Ademais, as consultas à distância, seja por telefone, videochamada ou videoconferência ampliaram a oferta de especialistas em áreas remotas. 

A teleconsulta é agendada, uma central coordena a distribuição de horários vagos, passa as informações para o paciente e profissional que vai consultá-lo. A telemedicina pode ocorrer das seguintes formas:

Entre médicos 

Ocorre quando um médico busca assistência de outro especialista para obter uma segunda opinião de diagnóstico, tirar dúvida sobre medicação ou solicitar orientação quanto a um procedimento. Nesse caso, o paciente pode ou não estar presente. 

Entre médico e paciente 

É a mais comum. Nela, o médico atende o paciente de forma direta, sem mediação de outro profissional da saúde.

Síncrona

A interação ocorre em tempo real ou a resposta é fornecida em um curto período de tempo. Um exemplo é a teleconsulta em videochamada entre o paciente e o médico. 

Assíncrona

A resposta acontece em horários diferentes e nem sempre há a interação direta entre paciente e médico. 

Em geral, as teleconsultas podem ser feitas como o primeiro atendimento, de acompanhamento, supervisão (com a troca de informações entre profissionais) e de urgência. O atendimento vai desde cuidados primários e enfermagem, até especialidades médicas como cardiologia, psiquiatria, reabilitação, oftalmologia, dermatologia, entre outras. 

Entre os benefícios da telemedicina, podemos ressaltar a extensão dos serviços hospitalares em pacientes distantes, em regiões de difícil acesso ou com dificuldade de locomoção. Apesar da distância entre profissional e paciente há uma grande precisão de diagnósticos, principalmente quando o caso é discutido com mais de um especialista.

Além disso, a teleconsulta permite otimizar tempo e recursos, tanto para médicos quanto para pacientes. Como o atendimento não exige deslocamentos, as demandas são solucionadas com agilidade. 

Em resumo, podemos destacar as seguintes vantagens:

• Acessibilidade: acesso a médicos e especialistas, mesmo que não estejam no mesmo lugar por pacientes em quaisquer regiões.
• Diagnóstico: informações precisas, uma vez que os médicos podem solicitar uma segunda opinião e trocar conhecimento com especialistas de outras áreas. 
• Segurança de informação: armazenamento das informações seguindo normas rígidas. 
• Agilidade no tratamento do paciente.
• Redução de custos operacionais da clínica.
• Comunicação com o paciente

O comportamento do paciente mudou sensivelmente com o advento de smartphones e computadores. Eles passaram a pesquisar mais, querem resolver suas dúvidas de forma rápida e recorrem à internet e aos aplicativos para solucionar questões relacionadas à sua saúde. 

Em um cenário repleto de recursos tecnológicos, não faz sentido manter a comunicação ultrapassada. Se a clínica valoriza o paciente acima de tudo, é fundamental contar com formas claras de comunicação, utilizando ferramentas capazes de estreitar o atendimento. 

Daí a importância de contar com sistemas de comunicação eficientes capazes de atender as expectativas dos pacientes, de modo a reduzir desconfortos. Aplicativos de conversa instantânea como WhatsApp, Telegram ou chat próprio são o mínimo a ser disponibilizado. O desafio aqui passa a ser a personalização do atendimento, o que exige ferramentas para armazenar as informações.   

Quanto mais personalizado é o contato, maior a interação e acompanhamento. Assim a comunicação efetiva se mostra uma fonte de motivação, incentivo e suporte ao tratamento. 

Mais do que contar com vários canais de comunicação, perfis nas principais redes sociais, e recursos modernos é preciso ter foco no bem-estar das pessoas. Por isso, desde o primeiro contato com o paciente, seja por telefone ou pessoalmente é importante que ele se sinta bem acolhido. 

Empatia, carinho e paciência são fatores essenciais no atendimento médico e asseguram que o paciente se sinta confortável o suficiente para iniciar o tratamento ou dar continuidade ao tratamento.

Organização clínica

Este é um ponto de grande importância, uma vez que a organização é chave para a clínica funcione de forma dinâmica e de acordo com o esperado. Nesse sentido, o ganho de tempo é o principal benefício do uso de um sistema de gestão voltado para a área da saúde. 

Todo o fluxograma é controlado, desde o primeiro contato com o paciente, até o fim do tratamento, passando pelas operações do setor financeiro e administrativo. Os processos passam a ser adequados à nova realidade de modo a eliminar etapas e reduzir a burocracia. 

Dentro deste fluxo, um só erro pode consumir horas de atraso e no pior dos casos. Imagine a troca de laudos médicos de pacientes? Esses e outros erros que possam comprometer a saúde do paciente e a imagem da empresa são quase anulados com a padronização e o uso de um sistema eficiente. 

A clínica precisa ser encarada com uma empresa, que demanda um fluxo de processos alinhados para garantir capacidade e rapidez no atendimento. O resultado é uma entidade organizada, de maior qualidade técnica, com uma equipe mais segura e confiante. 

Quando a clínica consegue alinhar seus conhecimentos, as melhores práticas de atendimento aos pacientes, recursos tecnológicos e organização, tende a atender melhor, com maior eficiência e a partir daí desenvolve um diferencial de mercado. Tudo isso faz bem para a imagem do empreendimento. 

O BoaConsulta pode te ajudar nesses processos, conheça nossa solução completa voltada para a área da saúde, acesse!