Controle financeiro da clínica: tudo o que você precisa saber!
Manter o controle financeiro da clínica ou consultório médico é uma medida de gestão fundamental que vai garantir a continuidade das atividades e tem o potencial de assegurar o pleno funcionamento das operações do estabelecimento.
Afinal, estar em dia com as finanças do negócio é um cuidado essencial e se revela tão importante quanto cuidar da saúde e do bem-estar de pacientes. É o setor financeiro e orçamentário da empresa que é o grande responsável por manter o empreendimento de pé e movimentar todos os negócios.
Nesse sentido, a gestão financeira deve ser efetuada de maneira estratégica e metódica a fim de proporcionar mais longevidade à clínica de saúde. Caso contrário, ela poderá enfrentar problemas e até mesmo ir à falência.
Assim, o responsável pela administração do negócio tem o dever de realizar uma gestão eficaz, otimizando as operações financeiras e controlando o fluxo de caixa com precisão.
Quer saber mais sobre o assunto? Este artigo vai abordar as principais estratégias de como fazer o controle financeiro de uma clínica. Acompanhe a leitura!
O que é o controle financeiro?
O controle financeiro é uma metodologia estratégica que envolve a organização e a administração da área financeira de uma empresa ou qualquer tipo de estabelecimento.
Essa análise é obtida por meio do estudo das operações financeiras, do fluxo de caixa e de dados patrimoniais que servirão de embasamento para a emissão de relatórios contábeis.
Desse modo, o gestor consegue ter as informações exatas sobre as receitas e despesas do negócio, acompanhar e fazer estimativas sobre o fluxo de caixa e o capital de giro, controlar as contas a receber e a pagar, ter acesso ao demonstrativo de resultados, entre outras atividades.
De fato, o controle financeiro para clínicas consiste em um dos grandes pilares de qualquer estabelecimento de saúde que deseja ter bons resultados e se manter competitivo dentro do mercado. Portanto, a situação orçamentária é um ponto que não pode ser negligenciado.
Até porque os gestores costumam dar muita atenção para a parte do atendimento e tratamento dos clientes, correndo o risco de deixar de lado a questão da saúde financeira do negócio. Trata-se de um erro fatal que poderá implicar em consequências graves para o empreendimento.
Quais são os tipos existentes de controle financeiro?
O controle financeiro pode ser dividido em algumas modalidades, dependendo da forma como ele é exercido. Confira, a seguir, os principais tipos:
Fluxo de caixa
O fluxo de caixa é considerado como o controle financeiro mais simples e um dos mais importantes. Esse método pode ser realizado com grande frequência, por meio da inclusão de dados contábeis em planilhas, elaboração de relatórios mensais ou semanais contendo a movimentação (entrada e saída) de valores do empreendimento.
Esse método consiste no registro de todas as movimentações financeiras que são realizadas em um negócio, como todo o dinheiro que entra (atendimentos, consultas e exames realizados) e o dinheiro que sai (pagamento de funcionários, contas de luz, de água, aluguel, internet, etc).
Para isso, é feita uma planilha ou gráfico que contém todas as informações referentes à saída e entrada de valores, com uma frequência diária, semanal ou mensal.
Nesse sentido, o controle do fluxo de caixa tem a finalidade de mensurar os valores ganhos (receita) e as despesas, a fim de analisar a situação financeira da empresa e verificar como ela está se saindo.
Por outro lado, a ausência de dinheiro suficiente no caixa será um obstáculo para manter as atividades por muito tempo, principalmente se a empresa não dispor de uma boa quantia a título de reserva de emergência.
Isso significa que o negócio não está sendo capaz de gerar capital suficiente para honrar as despesas e como consequência, terá que recorrer a empréstimos perante instituições financeiras.
Capital de giro
O capital de giro consiste na movimentação dos valores que saem de uma empresa, pois devem ser pagos em um determinado período a fim de garantir a manutenção das operações.
É uma forma de financiamento que abrange a gestão dos recursos necessários para manter o estoque, efetuar o pagamento a fornecedores, cobrir os custos operacionais, pagar salários e impostos e demais despesas.
O cálculo do capital de giro considera a soma das contas a receber e a quantidade de mercadorias que ainda existem no estoque, subtraindo disso o valor das contas a pagar (e demais custos se houver).
A partir daí, é possível ter um controle maior sobre os valores disponíveis na empresa, fato que garante decisões de compra mais exatas e permite vendas mais bem-sucedidas e eficientes.
Controle de contas a pagar e a receber
O controle de contas a pagar é importante, pois permite evitar e combater quanto antes casos de inadimplência, além de ser uma forma de evitar a ocorrência de problemas no fluxo de caixa, o que poderia desfalcar a empresa.
Também é possível organizar as maneiras de efetuar o pagamento e avaliar a existência de vendas que foram parceladas por clientes e que ainda devem ser pagas por eles, também realizando o envio de cartas solicitando o pagamento.
Demonstrativo de Resultados (DRE)
Nesse sentido, é possível conhecer com mais detalhes se a clínica está obtendo lucros ou sofrendo prejuízos ao longo dos meses. Ao mesmo tempo, é uma forma de se chegar em um resultado positivo.
Isso porque o DRE consegue detalhar elementos importantes, sendo caracterizada como um excelente indicador financeiro, principalmente para o empresário ou gestor conseguir ter uma visão panorâmica sobre a situação do negócio e entender as operações que foram realizadas nos últimos meses, bem como a receita, rentabilidade e o valor líquido obtido.
Balanço patrimonial
O balanço patrimonial exibe os indicadores financeiros do negócio. Por isso, ele é útil para analisar o crescimento financeiro e patrimonial da clínica. Esse cálculo considera dois elementos principais: o “ativo” e o “passivo” do empreendimento — os bens e direitos como sendo “ativos” e as dívidas como os “passivos”.
O balanço patrimonial é uma métrica mais estática e fixa — bem diversa de indicadores do tipo fluxo de caixa e DRE. Isso significa que ele traz informações mais engessadas.
No entanto, esses dados são importantes como qualquer outro e devem ser considerados no momento de elaboração de um relatório financeiro e na tomada de decisões.
Qual é a importância do controle financeiro para uma clínica?
O controle financeiro da clínica de saúde tem o papel fundamental para a manutenção das atividades desse estabelecimento. Conheça, a seguir, a importância dessa medida.
Segurança
O controle monetário proporciona maior segurança para as operações financeiras, uma vez que reduz os riscos de desvio de valores e outros tipos de crimes, como furto de dados e lavagem de dinheiro.
Isso porque esse mecanismo costuma utilizar um sistema interligado de informações que se comunicam de maneira quase que instantânea, como um método antifraude.
Confidencialidade
O controle financeiro também preza pela confidencialidade de dados e informações. Isso significa que o gestor ficará responsável por escolher os funcionários que terão acesso aos dados que são manuseados.
Ou seja, os indivíduos que ficarão responsáveis por função dentro do setor financeiro. Esse recurso proporciona mais privacidade e confere sigilo a dados sensíveis e que merecem maior atenção.
Controle várias contas de forma centralizada
O controle financeiro permite que a clínica tenha diversas contas, na verdade, tantas quantas forem necessárias para que o empreendimento consiga atuar da maneira devida. Nesse sentido, contas bancárias podem ser adaptadas de forma a se encaixar melhor nos objetivos do negócio.
Controle de contas a pagar e a receber
O controle financeiro das contas a pagar e receber é organizado conforme alguns elementos, como localidade, tipo de conta e sua categoria, centro de custos, entre outros modelos. Nesse sentido, fica mais fácil acompanhar a situação das contas e as respectivas movimentações financeiras.
Previsibilidade
O controle financeiro, por meio de análises de fluxo de caixa e demais movimentações financeiras, permite obter uma maior previsibilidade sobre o futuro dos negócios, ou seja, a possibilidade de ele ter lucro ou amargar prejuízos. Essa clareza será bastante útil para implementar as mudanças necessárias quanto antes, trazendo maior saúde financeira para a clínica.
Controle de caixa diário
Essa prática traz mais segurança para os negócios e garante maior administração sobre o empreendimento. Graças a essa medida é possível emitir relatórios completos sobre as operações realizadas e o fechamento do caixa e garantir mais clareza e transparência para a gestão financeira.
Controle sobre o recebimento de valores
O controle também pode ser caracterizado por meio do cadastro das regras de recebimento válido para cartões de crédito e débito, contendo os valores, a quantidade de parcelas devidas ou que já foram pagas, as taxas, a data de pagamento e assim por diante. Esse mecanismo simplifica as atividades e proporciona mais dinâmica.
Remuneração dos profissionais
O controle financeiro também é bastante útil para garantir que o repasse e o pagamento da remuneração dos colaboradores sejam feitos adequadamente. A movimentação de valores é feita de maneira mais organizada, além de ser possível a elaboração de planilhas e relatórios financeiros.
Fiscalização na emissão de recibos
Os blocos de recibos devem ser devidamente guardados e ordenados para fins de organização financeira e para evitar problemas futuros no momento de enviar a declaração do Imposto de Renda. Nesse sentido, o controle financeiro se torna mais eficiente e garante uma maior ordenação de recebidos.
Quais são as melhores dicas de gestão financeira para clínicas?
Conheça, a seguir, algumas medidas que se revelam bastante úteis para melhorar a organização financeira de estabelecimentos de saúde.
Registre as movimentações que são realizadas
Todo o fluxo de caixa da clínica precisa ser registrado. Para isso, o ideal é anotar em uma planilha os valores que foram gastos e tudo o que entrou como receita e lucro.
Assim, fica mais fácil ter conhecimento dos valores que estão disponíveis em caixa e se torna possível direcionar essa quantia para a implementação de novos investimentos no empreendimento.
Afinal, dessa forma é possível manter um controle mais detalhado sobre tudo o que acontece no estabelecimento. Da mesma maneira, o negócio mantém as finanças em dia e não corre o risco de atrasar o pagamento, não tendo que pagar juros e multas.
Fiscalize as entradas e saídas
Os dados referentes à entrada e saída de valores devem ser separados e organizados de modo a conferir mais clareza sobre as movimentações financeiras que são realizadas.
Para isso, é importante separar as operações de acordo com os valores a receber e os gastos a serem pagos. Além disso, é fundamental identificar as datas em que a atividade financeira ocorreu.
Elabore bons relatórios de qualidade
Os relatórios financeiros devem ser elaborados com a máxima clareza e transparência de detalhes. Para isso, todos os valores de entrada e saída devem constar nesse documento, que servirá para ter uma noção mais ampla sobre a saúde financeira da clínica.
Faça o fluxo de caixa
O fluxo de caixa deve conter todas as quantias que entram e saem, por menor que seja o valor. Da mesma forma, o documento precisa constar a data de todas as operações financeiras que são efetuadas, bem como o histórico de todos os pagamentos feitos.
Toda essa dinâmica é importante para que o gestor tenha uma análise bem clara sobre a situação da empresa, o que vai facilitar a tomada de decisões mais acertadas, bem como o que permitirá o direcionamento de valores para a realização de investimentos futuros. Nesse sentido, a clínica não corre o risco de ter que arcar com juros e multas e nem de se endividar.
Mantenha um fundo de reserva para emergências
As incertezas do mercado influenciadas pela oscilação da economia podem ocasionar algumas crises no empreendimento, fazendo com que ocorra uma pequena queda no fluxo de pacientes.
Além disso, gastos inesperados e outras intercorrências internas podem causar danos à imagem e à reputação do estabelecimento de saúde fazendo com que ele perca um número considerável de pacientes.
O fundo de reserva é uma forma de garantir que as despesas serão cobertas e também de assegurar a continuidade do negócio por um bom tempo, até que ele consiga aumentar o número de pacientes e possa se recuperar e obter o faturamento como antes.
Desse modo, o recomendado é separar um valor fixo exclusivamente para essa finalidade emergencial e que será guardado em uma conta separada do empreendimento.
Elabore uma planificação
O planejamento financeiro e contábil deve ser elaborado quanto antes. Para isso, o ideal é contar com o apoio de um profissional especializado nesse segmento.
Esse indivíduo será responsável por efetuar projeções referentes a determinados períodos, criar planilhas contendo receitas e despesas futuras, baseado no histórico obtido, entre outras funções.
É importante analisar as épocas que demandam maior atenção nos cálculos. Do mesmo modo, existem períodos que exigem mais gastos. Portanto, a preparação financeira tem justamente essa finalidade: preparar os gestores, administradores e sócios do empreendimento para desembolsar determinados valores.
Os principais exemplos nesse sentido são o pagamento de verbas trabalhistas para os funcionários (13 salário e férias), prestações referentes ao IPTU, etc.
Separe as despesas pessoais e as da clínica
Os gastos pessoais dos sócios não devem ser misturados com os do estabelecimento. Essa prática é perigosa e pode ensejar até mesmo a falência da empresa.
Nesse sentido, o recomendado é criar contas bancárias separadas (uma para a pessoa física e outra para a jurídica) a fim de não misturar as despesas. Portanto, todos os valores devem ser devidamente separados.
O sócio tem a obrigação de cuidar de suas despesas e honrar os seus pagamentos como um indivíduo comum, sem retirar valores do caixa — aluguel, salário de funcionários, máquinas e outros equipamentos.
Separe as contas para pagar e receber
A organização financeira também envolve a divisão entre contas a pagar e a receber. Desse modo, é possível ao empresário ter uma visão mais ampla sobre a saúde contábil da clínica.
O isolamento desses valores deve ser feito por meio do uso de planilhas de controle. Assim, ficará mais fácil manter o registro das operações realizadas e ter uma noção mais concreta sobre as quantias disponíveis.
Além disso, é uma maneira de coibir desperdícios e evitar gastos considerados supérfluos e sem necessidade.
Escolha o regime tributário mais adequado
O regime de tributação escolhido deve considerar as qualidades da clínica. Existem três modalidades principais: Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido.
Trata-se de uma forma de pagar menos impostos e conseguir manter as atividades, sempre observando as principais características do negócio, especialmente o faturamento bruto anual.
Por outro lado, a escolha do modelo tributário equivocado pode trazer problemas perante o Fisco e influenciar de maneira negativa nos ganhos — e, então, surge a importância de contratar um contador.
Nesse sentido, o enquadramento tributário deve ser realizado por um profissional do ramo que vai analisar os aspectos do negócio e trazer uma avaliação imparcial e mais coerente sobre o melhor modelo de tributos a ser utilizado.
Faça a análise de viabilidade do negócio
A análise de viabilidade ajuda a conhecer alguns aspectos, como a porcentagem de lucro por procedimento, os custos envolvidos no gerenciamento do negócio, as operações mais e menos rentáveis, a qualidade das parcerias que são firmadas com fornecedores e assim por diante.
Esse estudo será útil para entender melhor como anda a saúde financeira da clínica e também para saber se o negócio está trazendo os lucros esperados.
Como um bom software pode ser útil?
A tecnologia é uma ótima aliada para o controle financeiro da clínica. Isso porque um mecanismo automatizado de gestão tem o potencial de trazer mais praticidade, eficiência e agilidade nas tarefas que envolvem a análise e monitoramento da entrada e saída de valores do caixa.
Além disso, um mecanismo inovador também tem o potencial de fazer o controle de despesas, elaboração de previsão de faturamento, de planilhas e gráficos de valores, além de organizar as contas recebidas e aquelas a serem pagas.
Como se não fosse o bastante, essas ferramentas também apresentam outras funções, como a simplificação do processo tributário e o planejamento do pagamento de tributos, evitando os casos de bitributação, trazendo mais economia para a clínica e proporcionando uma gestão financeira completa.
Nesse sentido, a automatização dos processos traz mais eficiência operacional a um custo acessível para os empresários. Existem vários softwares disponíveis no mercado que prometem realizar essa função com excelência.
O melhor de tudo é que as chances de ocorrência de erros são bem pequenas, uma vez que as máquinas não costumam apresentar falhas técnicas com frequência.
Essas ferramentas digitais apresentam outras funcionalidades que vão além do mero controle financeiro, como o agendamento de consultas online, o acompanhamento do prontuário de pacientes, a manutenção de cadastro e o armazenamento de dados bancários de clientes, por exemplo.
Além disso, não podemos esquecer que a tecnologia também está presente em outras ferramentas, como teleconsultas, telemedicina e médico online.
A realização do controle financeiro de uma clínica de saúde demanda um planejamento contábil e orçamentário prévio. Além disso, o ideal é contar com o auxílio de um profissional especialista nesse tema.
Afinal, ninguém melhor do que um advogado tributarista ou um contador para orientar os empresários sobre as melhores práticas a serem implementadas no negócio a fim de otimizar os resultados positivos.
Entendeu como manter a vitalidade financeira de um estabelecimento de saúde? Como você pôde perceber, essas são as principais informações envolvendo a gestão financeira de uma clínica que vão servir para aumentar os resultados do seu negócio.
Ficou curioso para saber mais detalhes sobre esse procedimento? Então confira um guia completo sobre como efetuar uma gestão de processos para clínica de maneira eficiente e transparente!
