Organização do consultório: por que se preocupar?
Os cuidados com a organização do consultório de um profissional da saúde, geralmente, colocam em segundo plano tudo o que não está diretamente relacionado ao atendimento dos pacientes.
Mas, na verdade, o tratamento recebido na recepção e na sala de espera, assim como um diagnóstico preciso ou um tratamento virtualmente bem executado são fundamentais para que o paciente se torne o melhor promotor do seu consultório médico. Para que os seus pacientes tenham a melhor experiência possível ao usarem os serviços do seu consultório médico é necessário observar alguns aspectos essenciais da organização do consultório:
Organização do consultório: Gerenciamento do tempo
O tempo é um dos recursos mais valiosos de um profissional da área da saúde. Um erro de agendamento ou um exame não realizado devido a ausência de um paciente podem acarretar muitos atrasos e complicar todo o dia de trabalho.
Para otimizar as operações administrativas do consultório, é aconselhável usar software especializado que possibilite o agendamento de consultas de forma automatizada. Alguns softwares fazem a confirmação dos agendamentos via SMS com 24 horas de antecedência o que evitará atrasos e fará com que os pacientes não percam o dia das suas consultas médicas.
Não negligencie a decoração e a organização do espaço
Os especialistas dizem que as cores verde e azul são as cores mais relaxantes e, portanto, são as cores mais recomendadas para espaços públicos em geral. Essas cores também são cores “institucionais” que oferecem ao espaço uma imagem de seriedade.
Quando se trata de decorar a sala de espera, é conveniente adaptar a decoração aos pacientes que serão atendidos. Um consultório especializado em crianças pode optar por aplicar cores quentes como o vermelho e o laranja e móveis coloridos e arredondados.
Os adultos podem se sentir mais confortáveis ao se depararem com um consultório com uma decoração clássica. Também é uma boa ideia, se o espaço permitir, afastar a recepção da área de espera. Isso evitará que os pacientes que esperam a sua vez fique estressados e possam descansar enquanto aguardam o atendimento.
Use espelhos na sala da recepção
Pode parecer um detalhe supérfluo, mas as pessoas tendem a ser mais amigáveis quando se sentem “observadas”. Um grande espelho em uma das paredes da recepção fará com que a recepcionista se torne mais atenta a qualidade do seu atendimento. Afinal, a recepcionista é primeiro rosto a ser visto, e nada torna uma espera pior do que um atendimento desagradável.
Ofereça algum entretenimento
Mesmo que a maioria dos pacientes prefira usar o celular, oferecer algum entretenimento torna a sala espera uma ambiente mais agradável. Algumas clínicas, além de oferecer a seleção clássica de revistas, optaram por instalar televisores em suas salas de espera ou tocar música.
Mas vale lembrar, se você escolheu esta opção não se esqueça de controlar a programação e o volume para que ninguém se sinta desconfortável. Adicionar cópias do seu jornal local na sua sala de espera também é uma boa dica se você atende pacientes mais velhos. Oferecer água ou café aos pacientes também pode tornar esses momentos de espera mais agradáveis.
Organização do consultório: Esteja sempre disposto a melhorar
Um “comprador misterioso” não é uma prerrogativa de grandes centros comerciais e companhias aéreas: esse serviço está disponível para qualquer profissional.
Muitas vezes, é suficiente pedir a um amigo ou parente que visite o seu consultório e passe por toda a experiência de atendimento para descobrir pequenas falhas, que podem estar invisíveis à primeira vista. Prestar atenção nas reclamações, falar com pacientes e funcionários pode ser uma fonte inesgotável de ideias valiosas, que farão com que a organização do consultório seja cada vez melhor.
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