5 dicas de como organizar uma recepção de empresa

A recepção de um consultório ou clínica médica representa muito mais do que o ambiente em que o paciente ficará aguardando até a hora da consulta. Esse é o local onde acontece o primeiro contato com a empresa e quando as primeiras impressões sobre o atendimento começam a ser desenvolvidas. Por esse motivo, saber como organizar uma recepção de empresa de saúde é fundamental para garantir o sucesso do negócio.

Com uma sala de espera limpa e organizada, a produtividade da sua clínica tem tudo para ser ascendente, visto que os processos são otimizados e fluem com grande facilidade, o que também melhora o atendimento ao paciente. Assim, ele já entra no seu consultório com outro ânimo e pronto para ter uma sequência de experiências positivas.

Pode ser que você nunca tenha parado para pensar nesse assunto, contudo agora é a hora! Observe a sua recepção e perceba se ela está condizente com o que você deseja transmitir para o público. Caso constate que mudanças precisam ser feitas, então este post é para você! Aqui reunimos 5 dicas para criar um ambiente agradável e que aumente a satisfação dos seus clientes: tudo para que eles voltem a buscar pelos seus serviços.

Vamos descobrir quais são elas?

1. Mantenha o ambiente limpo e organizado

Um ambiente clínico e falta de limpeza são duas coisas que, definitivamente, não combinam. Por se tratar de um local em que as pessoas estão para solucionar problemas de saúde, ele deve estar sempre muito bem higienizado para evitar transmissão de doenças e agravos na condição do paciente.

Evite poeira nos móveis e detritos no chão. O recomendado é contar com um profissional exclusivo para realizar a limpeza da área. Além disso, também é interessante disponibilizar frascos de álcool em gel para que os pacientes possam desinfectar as mãos ao chegar e sair do local.

Quanto à organização, os móveis devem ficar dispostos de modo a não prejudicar a circulação dos pacientes até o balcão e consultórios. O ideal é que cadeiras e poltronas fiquem posicionadas ao redor do ambiente ou em ilhas. Ademais, nada de pilhas de papéis expostos para os clientes! Isso passa uma imagem de desleixo e desorganização do local. Portanto invista em armários com portas para que todos os documentos fiquem muito bem guardados.

2. Atente-se à funcionalidade da recepção

Ao decidir abrir uma clínica ou consultório, é preciso olhar mais a fundo para o projeto arquitetônico do ambiente. A recepção e todas as outras áreas devem fornecer a acessibilidade necessária para pacientes idosos e com deficiências físicas, como rampas de acesso, portas mais largas e barras de apoio no banheiro. Isso garante um atendimento universal e sem discriminações.

Ademais, é importante disponibilizar água, chá e café na recepção. Algumas opções de snacks, como biscoitos, também são muito bem-vindas. Essas comodidades fazem com que o paciente sinta a consideração do consultório por ele e constrói uma imagem ainda melhor da empresa.

3. Proporcione conforto ao paciente

Embora o seu paciente não passe muito tempo na sala de espera, pois as consultas não devem atrasar, o período que ele permanece nesse local deve ser o mais agradável possível. Por isso invista em cadeiras, poltronas ou até sofás confortáveis.

As cores do ambiente devem ser mais claras, em branco e tons pastéis, como salmão e azul-água, para transmitir leveza e serenidade. A decoração pode incluir almofadas e quadros em cores mais fortes. Aquários, flores e plantas ornamentais produzem uma percepção muito positiva no paciente.

Além disso, o local deve ser bem iluminado, com luz natural ou artificial, e com um som ambiente agradável, pode ser uma música tranquila ou o barulho baixo da programação da TV.

4. Invista em elementos de distração

Toda recepção de consultório médico tem uma TV ou rádio ligado, além de revistas para folhear enquanto aguarda pelo atendimento. Atualmente, cada vez mais estabelecimentos também estão disponibilizando a senha do Wi-Fi, para que a distração aconteça com as redes sociais ou filmes online.

Mas que tal fornecer um conteúdo exclusivo para seus pacientes enquanto eles esperam pela consulta? Pode ser um filme, livretos ou folders sobre doenças e condições em que o profissional é especialista. Assim, além de se distrair, os clientes também vão estar aprendendo mais sobre sua saúde.

E se o atendimento é voltado para crianças, como proceder? O ideal é investir em um ambiente mais alegre e colocar brinquedos e jogos para que elas fiquem mais tranquilas e se divirtam enquanto esperam, o que agrada muito aos pais.

5. Ofereça um atendimento humanizado

Por último, não podemos deixar de destacar que o paciente deve ser tratado com presteza, eficiência e, principalmente, humanidade, em todas as etapas do atendimento, o que exige o treinamento de recepcionistas e outros funcionários.

Começando pelo agendamento das consultas, é importante que ele seja padronizado para diminuir o tempo de espera na linha, o que deixa o cliente muito satisfeito e otimiza essa tarefa na clínica.

No dia da consulta, os momentos passados na sala de espera, que precedem o atendimento propriamente dito, devem ser agradáveis não só pela qualidade do ambiente em si, mas também pela relação harmoniosa e de respeito com os funcionários da empresa.

Não se esqueça que quando uma pessoa procura por atendimento médico ela está em um estado de vulnerabilidade física e psicológica. Por esse motivo, o atendimento humanizado torna-se ainda mais essencial.

Com essas medidas, as chances dos seus clientes se encantarem pelo serviço oferecido no estabelecimento e voltarem a procurar por você no futuro são grandes. Mas como saber o que eles estão achando de tudo isso?

Uma estratégia eficiente é fazer uma pesquisa de satisfação. Oriente as recepcionistas a entregar um modelo com perguntas rápidas e notas a serem atribuídas para cada quesito indagado sobre o atendimento da clínica.

Assim, é possível ter um feedback e saber se os seus pacientes estão realmente satisfeitos com a organização do ambiente e o atendimento oferecido no local. Além disso, essa é uma ótima maneira de buscar pela melhoria contínua e, no caso de resultados negativos nas pesquisas, começar a pensar em mudanças e aceitar sugestões dos seus clientes.

E aí, gostou de descobrir como organizar uma recepção de empresa de saúde? Seguindo nossas dicas, você tem tudo para ter uma sala de espera agradável, que oferece o conforto necessário e propicia momentos de bem-estar aos seus pacientes.

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