Como melhorar o trabalho de seus colaboradores da recepção?

Temos algumas dicas que podem ajudar!

O trabalho de recepcionista em uma clínica médica, geralmente, vai além da função de receber pessoas. É bastante comum que esses profissionais também atuem como na parte de secretaria, tendo que agendar consultas, prestar atendimento telefônico, responder mensagens em aplicativos de mensagens como o WhatsApp, e-mails, organizar prontuários, fazer o fluxo de caixa, entre outras atividades de gestão.

Por esse motivo, prover para esse profissional o conhecimento sobre ferramentas de organização no consultório é muito importante. Fizemos então uma lista com 5 ferramentas para que você possa organizar melhor o trabalho do seu time da recepção!

1. Agenda online

Uma das principais ferramentas que deve ser utilizada nos consultórios médicos é a agenda online, pois, em plena era tecnológica, é quase um “pecado administrativo” ainda utilizar agendas em papel.

As agendas online permitem uma organização do consultório bem-feita, evitando erros comuns, como agendar mais de uma consulta na mesma hora ou esquecer de apagar um horário que foi cancelado pelo paciente ou pelo médico, por exemplo. O BoaConsulta possui uma eficiente agenda incorporado em suas funções, mas ainda é possível usar outras ferramentas, como a Agenda Google, que pode ser usada de maneira gratuita para administrar todos os horários de maneira agrupada e organizada.

2. Skype

A comunicação na clínica deve ser rápida e prática. Para isso, a utilização de aplicativos mensageiros, como o Skype, é recomendada para esse tipo de estabelecimento.Você pode utilizar do Skype para enviar mensagens breves, como avisos, comunicados ou solicitação de esclarecimento de dúvidas para os médicos e outros profissionais da clínica. Assim, eles poderão responder, quando houver tempo, sem que você precise interromper suas atividades. O mais legal do Skype é fazer vídeo-chamadas gratuitas! Apps como Google Hangouts e FaceTime também realizam essa função, que pode até ser útil quando um paciente possuir alguma dúvida, e na recepção o profissional pode fazer o intermédio entre médico e paciente, para que o paciente faça ali um esclarecimento de dúvidas em tempo real, não perdendo nenhuma informação sobre seu caso.

3. Dropbox

Armazenar arquivos, como documentos antigos de pacientes ou até mesmo formulários que geralmente devem ser preenchidos, é algo que também pode ser considerado função de um profissional da recepção. No entanto, deixar esses arquivos todos no computador é perigoso, tendo em vista que, no caso de o equipamento estragar ou pegar um vírus, tudo se perder.

O Dropbox permite o armazenamento gratuito de arquivos em nuvem. Desse modo, você pode fazer o upload desses materiais e guardá-los no ambiente online, podendo fazer o acesso em qualquer computador ou dispositivo móvel que esteja conectado à internet.Além do Dropbox, você também pode usar o Google Drive. Ele é muito prático e permite compartilhar seus documentos por e-mail.

4. WeTransfer

Sabe quando você precisa enviar prontuários de pacientes para médicos de outra especialidade, ou para as operadoras de planos de saúde (que geralmente exigem muitos documentos)? É comum que em situações assim, os arquivos sejam muito pesados para serem enviados por e-mail.

Uma ideia para solucionar esse problema é utilizar o WeTransfer, ferramenta online e gratuita que permite a transmissão de arquivos de forma rápida e prática. De utilização simples, com o WeTransfer, você precisa fazer o upload dos arquivos que deseja transferir e o destinatário receberá um e-mail com o link para download.

5. Softwares de gestão de clínicas

O diferencial de um software de gestão para clínicas como o BoaConsulta, é que ele é capaz de centralizar a maioria das funções citadas acima! Com um sistema único, é possível, otimizar a agenda do médico, consultar pacientes que cancelaram em tempo real, suprir dúvidas, acessar prontuários e até entrar em contato com pacientes de forma automatizada.

O BoaConsulta é feitos pensando na realidade de um consultório, facilitando muito o trabalho de todos, incluindo os colaboradores da recepção.