Conheça 6 ideias para otimizar a recepção do consultório

Sabe aquele ambiente agradável que nos cativa à primeira vista? A recepção de consultório deve ser assim, um ambiente aconchegante e ao mesmo tempo impecável quanto à organização. Ao visitarmos um consultório, o primeiro contato visual acontece na recepção, é nesse momento que as primeiras impressões do local serão colhidas. E, também, é onde o paciente passa a maior parte do tempo observando o espaço e as rotinas. Para deixar a recepção de seu consultório atrativa, confira as 6 dicas que selecionamos para você aplicar no seu negócio e oferecer uma experiência agradável aos seus clientes.

1. Tenha uma equipe bem treinada

A recepção de um consultório é composta por espaço físico e por pessoas, é um conjunto. Por isso, é preciso investir tanto no capital humano como no de infraestrutura. Pessoas bem treinadas prestam atendimento de excelência e fidelizam clientes. Além de cordialidade, os pacientes esperam agilidade e profissionalismo de um recepcionista de clínica médica. Afinal, de nada adianta um espaço bonito se o paciente recebe um mau tratamento por parte dos recepcionistas. Para corrigir erros e implantar melhorias, é preciso que se façam treinamentos periódicos. Assim, as falhas podem ser corrigidas e evitadas que se repitam. Certifique-se também de que os profissionais de atendimento estão recebendo todas as informações técnicas necessárias para esclarecer as dúvidas corriqueiras dos pacientes.

2. Ofereça serviço de copa

As esperas nas recepções de consultórios costumam ser um dos maiores motivos de reclamações. Realmente é desagradável permanecer sentado durante um longo tempo aguardando chegar a sua vez de ser atendido. Oferecer um serviço de copa ameniza essa situação. Pode parecer algo simples, mas faz bastante diferença para o paciente por quebrar a rotina da espera. Isso é tão verdade que as companhias aéreas oferecem serviços de bordo para que as viagens sejam menos morosas. Uma alternativa é criar um espaço específico para esse fim, onde o paciente possa encontrar água gelada, café, sucos, balas e biscoitos, por exemplo. Além de utensílios limpos e bem organizados. Esse cuidado se torna um ponto positivo na recepção de um consultório.

3. Capriche na decoração

A escolha dos móveis e dos outros itens de decoração deve ser feita com cuidado. O ambiente é o que mais chama atenção aos olhos, seria o primeiro impacto do paciente com a clínica, e ele precisa ser positivo. Opte por um modelo de recepção de consultório clean, sem muita poluição visual. Paredes claras, móveis de qualidade e de tons neutros, plantas, quadros na parede e um belo tapete são suficientes para transmitir a imagem adequada. Evite móveis muito rústicos pois passam a imagem de antiguidade. Prefira móveis com design mais moderno que transmitem a informação de atualização. Independente do estilo, lembre-se sempre de selecionar poltronas e cadeiras confortáveis. Mas não caia na mesmice do branco, cores como azul e verde são muito bem-vindas para recepção de consultórios e dão um toque especial. Encontre a sua identidade, siga os padrões visuais da sua marca e adapte para a recepção da sua clínica.

4. Mantenha a limpeza e a organização

Boa limpeza é imprescindível para negócios na área da saúde. A credibilidade de um profissional ou de um consultório pode ser extremamente abalada se não forem tomados os devidos cuidados com higienização. A recepção precisa estar sempre limpa e organizada, pois ela é um reflexo da clínica inteira. Se os pacientes perceberem que o local não toma cuidado com a higiene do local, provavelmente, não retornarão mais. Além da faxina de rotina, preste atenção aos detalhes, limpe com frequência os vidros e espelhos, mantenha a lixeira sempre vazia, tire o pó dos móveis, mantenha à disposição dos pacientes álcool gel para assepsia etc.

5. Invista em distrações

Como já comentamos, as longas esperas em recepções de consultórios são bem desagradáveis. Além de serviço de copa, pense em fornecer outros atrativos para distração dos pacientes como bons canais de TV, Internet banda larga e periódicos. É comum encontrarmos em clínicas essas opções, mas muitas vezes elas são básicas e não atendem ao perfil do público. Conhecer os gostos dos pacientes facilitará na hora de contratar um pacote de TV por assinatura, por exemplo. Além disso, investir em um bom plano de internet e manter os periódicos sempre atualizados é muito importante. Jornais e revistas ainda podem ser mantidos nas recepções, mas precisam ser trocados com frequência. São os detalhes que fazem diferença no ambiente. E se tornam mais importantes para pacientes recorrentes. Pense que entediante seria para um paciente perceber que as revistas e os jornais são os mesmos que ele leu no mês passado?

6. Crie um espaço para crianças

Esse é um ponto que muitos pais levam em consideração na hora de frequentar um local. Por mais que o ambiente seja pequeno, tenha um espaço para distrair as crianças. Pode ser uma mesa infantil, em um canto, onde possam desenhar. Muitas vezes os adultos não conseguem ir aos compromissos médicos sem levar os filhos pequenos junto, e vivem o dilema de como controlar o comportamento das crianças em um local que não é preparado para eles. Além de falta de atrativos, a recepção de consultório pode ser perigosa, quinas de móveis muito expostas e vidros são exemplos disso. Atente para a disposição da mobília e aumente os espaços de circulação. Caso seu consultório tenha um espaço físico amplo, vale a pena fazer uma pequena brinquedoteca. Com certeza será uma excelente experiência para pais e filhos, e um diferencial no atendimento aos seus pacientes. Além dessas dicas, existem outros cuidados para a otimização da recepção do consultório. Implantar um bom software para uso da recepção é um deles. Atualmente, existem sistemas específicos para clínicas que auxiliam no agendamento de consultas, controle financeiro, gestão de prontuários e outras necessidades. Esses recursos potencializam a rotina da recepção de consultório e possibilitam que os recepcionistas foquem no atendimento ao cliente. Gostou dessas dicas de como otimizar a recepção do consultório? Então continue com a visita em nosso blog, leia mais sobre software para clínica e se torne um especialista no assunto!