Organizando a vida do profissional da recepção

Uma das competências mais importante na profissão de secretariado ou recepção é, sem dúvidas, a organização.Naturalmente, manter-se organizado todos os dias, especialmente durante o trabalho, não é uma tarefa fácil. Demanda disciplina, hábito e o desejo de tornar-se um profissional melhor e mais produtivo.

Para ajudar nessa tarefa, uma série de ferramentas de organização para deixar o dia mais fácil e os processos de  trabalho melhor definidos para os seus colaboradores da recepção ou do administrativo.

Essas ferramentas contribuem para que eles  tornem cada vez mais eficiente e consigam se dedicar a outros projetos e atividades, além das atividades triviais do dia a dia.

Veja como usar as melhores ferramentas de organização no consultório e como otimizar a rotina de tarefes desses profissionais essenciais para o que sua clínica funcione corretamente.

Para um dia de trabalho produtivo é fundamental que exista organização, afinal, em um ambiente não organizado, gastamos muito tempo procurando itens, peças, papéis e outros objetos. Essa cautela precisa ser ainda maior ainda no contexto de uma clínica ou consultório.

Já imaginou o trabalho que dá quando se perde alguma ficha, cadastro ou informações de paciente? Portanto, essa competência precisa ser constantemente desenvolvida e aprimorada, a fim de ter mais produtividade e eficiência. Para auxiliar nessa área, podemos contar com alguma tecnologia para dar apoio.

Conheça algumas ferramentas de organização

Durante a execução das tarefas, já lidamos com alguns aplicativos e ferramentas de organização, porém, cada ambiente tem a sua particularidade, como ter quem prefira trabalhar com papel, outros têm tudo armazenado em programas de computador, outros possuem sistemas integrados.

Cada um tem sua própria maneira de se organizar, mas existem alguns instrumentos que agilizam a organização e evitam as assustadoras “refações”.

Confira algumas ferramentas de organização que podem ser úteis no seu consultório:

• Excel: quando se fala em organização, as planilhas são recursos fundamentais muito importantes, apesar de não serem as mais fáceis de se trabalhar;
• Evernote: com esse aplicativo você pode reunir todas as suas anotações em um só lugar, isso evita que você perca informações do dia a dia;
• Skype: é uma boa ferramenta para pequenas conversas e trocas de informações no ambiente de trabalho;
• Leitor de PDF: você pode utilizar esse programa para ler e criar documentos e imprimi-los sem alterações de versão;
• Sistema de gestão: gerencia todos os processos ligados à agenda, parte financeira, prontuário e outras informações inerentes ao trabalho no consultório.

Poupando o tempo

Ao utilizar ferramentas de organização como o BoaConsulta, você ajuda também os profissionais que cuidam da sua agenda, deixando-os assim livres para cuidarem de outros assuntos relacionados à administração do consultório.

Esse tempinho extra pode ser dedicado a um atendimento mais solícito aos pacientes, e também na melhora do ambiente na sala de espera, por exemplo.

Comece o seu novo dia a dia mais organizado, e conte conosco para poder ajudar!