A recepcionista de um consultório médico pode ser um grande trunfo para transformar a experiência de consulta com seu paciente. Ciente disso, preparamos um post especial para estimular os pontos positivos de sua parceira e mostrar a ela a importância dessa colaboração: é o primeiro contato com o paciente num momento tão delicado. E não se esqueça, na triagem, a primeira impressão é a que fica. Pode ser que não fique pra sempre, mas terá que trabalhar dobrado pra desconstruir um feedback negativo.

Empatia

Sim, uma postura empática é fundamental para quem está na linha de frente. Sua recepcionista deve ser muito atarefada, claro, realiza muitos deveres além de receber os pacientes, mas ela jamais deve deixar de lado sua atitude positiva e sempre prezar por um diálogo calmo. Uma postura solidária é o grande trunfo para uma estruturar um desempenho próspero no dia a dia.

Confidencialidade de uma recepcionista médica

Uma recepcionista eficaz evita dar detalhes de seu tratamento na frente de outro pacientes. Pode parecer óbvio, mas é comum ouvirmos queixas de pacientes que já se sentiram expostos de alguma maneira. Quando for necessário entrar em detalhe com alguma questão, ou dar algum comunicado, o ideal é que recorram a uma sala reservada. Se não for possível, é preciso tentar preservar a imagem e a dor do paciente tomando cuidados com as palavras e o tom da conversa. Ao conversar sobre determinado assunto pessoal, ela deve mostrar respeito ao paciente: é imprescindível que se fale baixinho, ao lado da pessoa.

Fichas cadastrais atualizadas

Dentro do dia a dia da recepcionista, há também as relações junto aos planos de saúde. Os cadastros de seus pacientes também devem se manter atualizados. Há de se ter um cuidado redobrado com as informações dos formulários enviados aos convênios e evitar atrasos nos reembolsos. A recepcionista deve se prevenir contra possíveis atrasos de pagamento e certificar-se de todos os procedimentos burocráticos exigidos por cada convênio médico. Para obter êxito nesta área: estabeleça processos. Organização é palavra de ordem para o sucesso de sua colaboradora.

Ao telefone

A função da recepcionista não se restringe às funções presenciais. Fica a cargo dela também o atendimento telefônico. Ela é o SAC da sua empresa. Leve para o seu atendimento tudo aquilo que você odeia quando liga para sua operadora telefônica: chamadas não atendidas, em espera e transferências desnecessárias. Crie uma etiqueta junto com ela, um padrão de comportamento e até mesmo de respostas padrão para perguntas comuns. Isso pode facilitar a vida de todos. É importante restringir certas respostas apenas dentro do consultório e muitas delas só devem ser dadas pelo médico. O que não fazer: dar conselhos quanto ao tratamento ou medicação e divulgar informações sobre o paciente para qualquer outra pessoa, inclusive se for alguém da família. Ela jamais pode esquecer do seu papel confidencial.

DR + RECEPCIONISTA MÉDICA

Presenteie sua principal colaboradora com materiais educacionais e estimule a capacitação de sua equipe. Ofereça cursos e mostre que ela está no caminho certo. O livro “Sou Recepcionista” da Editora Senac oferece técnicas e tendências para o aperfeiçoamento profissional. Está aí um pequeno estímulo que pode ser um grande começo.;)