Quais Tipos de Notas Fiscais o Médico pode Emitir?
Emitir notas fiscais faz parte da rotina de qualquer médico que atua com CNPJ próprio, seja em um consultório, clínica, hospital ou convênio. Mas você sabia que o tipo de nota fiscal e o valor dos impostos retidos variam conforme o perfil da empresa e o tipo de cliente que recebe o documento?
No episódio do GuiaConsultório #03, o especialista em contabilidade para médicos Bruno Nascimento explicou em detalhes quais tipos de notas fiscais o médico pode emitir, como funcionam as retenções de impostos e o que muda com a chegada da reforma tributária e o novo modelo de split payment.
Para Quem o Médico Pode Emitir
Quando um médico decide formalizar seu trabalho e abrir um CNPJ, ele passa a atuar como prestador de serviços de saúde e, portanto, precisa emitir notas fiscais para comprovar suas atividades profissionais.
Essas notas são o elo entre o consultório, o paciente e o governo, elas garantem a transparência fiscal, formalizam a relação profissional e permitem o correto recolhimento dos tributos.
As notas fiscais médicas podem ser emitidas para diferentes destinatários, dependendo da forma de atuação do profissional:
- Pacientes (pessoa física) — em atendimentos particulares, consultas, retornos e procedimentos realizados diretamente com o paciente.
- Convênios e operadoras de saúde — quando o médico presta serviços por meio de planos de saúde, clínicas parceiras ou cooperativas médicas.
- Hospitais e instituições médicas (pessoa jurídica) — nos casos em que o profissional é contratado como PJ para plantões, cirurgias ou atendimentos em estrutura hospitalar.
Em todos esses cenários, a nota fiscal é mais do que uma formalidade: ela protege o médico legalmente, facilita o controle financeiro e contábil e garante que o faturamento seja devidamente registrado para fins de declaração de imposto de renda e aposentadoria.
Além disso, a emissão correta das notas é essencial para que o profissional possa deduzir despesas e ter segurança jurídica em caso de auditorias ou processos fiscais.
Nota Fiscal para Pessoa Física: Simples, Direta e Sem Retenções
Quando o médico atende um paciente pessoa física e emite a nota diretamente em nome dele, o processo é o mais simples possível.
Segundo Bruno Nascimento, nesses casos não há retenção de impostos — o valor recebido pelo médico é integral, e a tributação ocorre posteriormente, dentro do regime tributário da empresa.
“Quando você emite uma nota para o paciente, não existe retenção. Se você está no Simples Nacional, não vai ter desconto nenhum. Mesmo quem está no Lucro Presumido não tem retenção nesse caso”, explica Bruno.
Ou seja, a nota serve apenas para formalizar o atendimento e comprovar a receita.
O imposto será calculado e recolhido de forma consolidada, na guia do Simples Nacional (DAS) ou nos recolhimentos periódicos do Lucro Presumido.
Na prática, é o tipo de nota mais frequente em consultórios particulares, e também a que exige menor controle adicional, já que não há interferência de convênios, hospitais ou repasses de terceiros.
Notas Fiscais para Convênios e Hospitais: Entendendo as Retenções
O cenário muda quando o médico emite notas fiscais para convênios, hospitais ou outras instituições médicas. Esses destinatários são pessoas jurídicas e, portanto, estão obrigados a reter parte dos tributos na fonte, antes mesmo que o pagamento chegue ao profissional.
Segundo Bruno Nascimento, essa é uma das partes mais sensíveis da rotina contábil dos médicos:
“A retenção é o governo dizendo: ‘Eu não quero esperar o final do mês para receber meu imposto. Quero reter na hora.’”
Na prática, o que acontece é o seguinte: o médico emite uma nota de, por exemplo, R$ 10.000, mas o hospital ou convênio retém uma porcentagem destinada a tributos federais, como IRRF, PIS, COFINS e CSLL, e repassa esse valor diretamente à Receita Federal.
Assim, o profissional recebe apenas R$ 7.000 líquidos, e não o valor cheio da nota.
Essa retenção antecipada é uma forma de o governo garantir o recolhimento dos impostos de maneira imediata, sem depender da regularidade do contribuinte. Embora legítima, essa sistemática pode afetar o fluxo de caixa do consultório, especialmente se o médico não tiver uma boa previsão financeira.
Simples Nacional x Lucro Presumido: O Que Muda na Emissão de Notas?
A diferença entre os regimes tributários é o ponto que mais gera confusão entre médicos.
- No Simples Nacional, não há retenções em nenhuma hipótese. O imposto é recolhido de forma unificada, em uma única guia mensal (DAS), calculada sobre o faturamento total do mês.
Esse modelo é ideal para médicos que estão no início da carreira, com faturamento mensal até R$ 30 mil ou R$ 40 mil. - No Lucro Presumido, as retenções passam a ocorrer com frequência, especialmente em notas destinadas a hospitais e operadoras de saúde.
O contratante é quem recolhe os tributos, descontando o valor devido e repassando-o diretamente ao governo.
Bruno destaca que essa transição precisa ser acompanhada de perto por um contador especializado:
“Quando o médico sai do Simples e vai para o Lucro Presumido, ele precisa entender que o jogo muda. O dinheiro que entra na conta não é mais o valor total da nota — e isso muda toda a dinâmica do consultório.”
Além disso, no Lucro Presumido, a empresa precisa emitir e registrar as retenções corretamente, sob pena de sofrer multas e glosas fiscais em fiscalizações.
O Impacto das Retenções no Fluxo de Caixa e na Gestão Financeira
As retenções influenciam diretamente o planejamento financeiro da clínica médica.
Como parte do valor da nota é recolhida antecipadamente, o médico precisa rever seu fluxo de caixa, entender o que de fato entra como receita líquida e planejar pagamentos e retiradas com base nisso.
Bruno explica:
“O que era R$ 10 mil pode se transformar em R$ 7 mil disponíveis. Então, o médico precisa ter consciência de que o valor da nota e o dinheiro na conta não são a mesma coisa.”
Esse entendimento é fundamental para evitar falhas de gestão, atrasos em pagamentos de fornecedores ou pró-labore e para garantir previsibilidade financeira.
Uma contabilidade médica especializada consegue projetar esses valores com precisão e indicar a melhor forma de compensar ou ajustar o impacto das retenções no faturamento mensal.
O Futuro da Tributação Médica: Split Payment e Automação Fiscal
O especialista também chama atenção para o que está por vir. Com a Reforma Tributária, prevista para entrar em vigor gradualmente a partir de 2026, o sistema de retenção será substituído pelo modelo de split payment (ou “pagamento dividido”).
Nesse novo formato, o imposto será separado automaticamente no momento da emissão da nota fiscal.
O sistema da prefeitura (ou do emissor nacional unificado) fará a divisão dos valores: uma parte seguirá para o governo, e o restante será destinado ao médico.
“No futuro, o médico vai emitir uma nota de R$ 10.000 e o sistema vai mostrar R$ 12.500. O próprio sistema já incluirá os impostos e fará o repasse automático. O médico recebe o líquido, e a Receita já recolhe a parte dela.”
A medida promete transparência e segurança, reduzindo o risco de inadimplência fiscal e simplificando o processo de controle tributário, embora exija uma adaptação tecnológica dos consultórios.
Por Que Entender Sobre Notas Fiscais é Fundamental Para o Médico
Mais do que uma exigência legal, compreender como funcionam as notas fiscais é uma questão de gestão inteligente e proteção patrimonial.
Saber o que é retido, quanto é pago e como cada tipo de cliente impacta o fluxo de caixa ajuda o médico a:
- Emitir notas de forma correta e coerente com o serviço prestado;
- Planejar receitas e despesas de acordo com o regime tributário;
- Evitar erros de retenção que possam gerar autuações;
- E manter uma contabilidade sólida e transparente, pronta para auditorias ou cruzamentos da Receita.
Além disso, o bom controle das notas permite ao profissional comprovar renda, investir na clínica com segurança e avaliar o real desempenho financeiro do negócio.
O Papel do Contador Especializado na Rotina Médica
Para Bruno Nascimento, ter um contador especializado em contabilidade médica não é um luxo — é uma necessidade. Esse profissional domina as especificidades do setor, conhece os códigos de serviço corretos, as alíquotas aplicáveis e os cuidados necessários para manter o consultório em conformidade.
“O contador é quem garante que o médico não pague imposto a mais, que as notas sejam emitidas corretamente e que o consultório não tenha problemas com a Receita”, reforça Bruno.
Além de emitir notas e calcular impostos, o contador orienta sobre planejamento tributário, regimes de transição, retenções, pró-labore e distribuição de lucros, elementos essenciais para o crescimento saudável da carreira médica.
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