Prontuário: Por Quanto Tempo Guardar, Quem Pode Acessar e como Provar Integridade do Registro
O prontuário médico deve ser guardado por, no mínimo, 20 anos a partir do último registro, conforme Lei nº 13.787/2018 e normas do CFM. O acesso é restrito ao paciente, equipe médica, representantes legais e, sob sigilo, para fins legais ou científicos. A integridade é garantida por certificação digital (ICP-Brasil) ou métodos físicos seguros.
Imagine estar diante de um processo ético ou judicial, e o prontuário do paciente, aquele documento que deveria ser sua principal defesa, está incompleto, extraviado ou com registros questionáveis. É uma situação que nenhum profissional da saúde quer enfrentar, mas que é mais comum do que parece.
Afinal, você sabe exatamente por quanto tempo deve manter um prontuário arquivado? Quem, dentro da equipe, pode acessá-lo? Ou como comprovar que o que está ali registrado é verdadeiro e inviolável?
Essas perguntas surgem no dia a dia de médicos, gestores e profissionais da saúde que lidam com dezenas ou centenas de prontuários. E as respostas estão muito mais conectadas com legislações e tecnologias do que com o costume ou a prática rotineira de cada clínica.
O prontuário como documento assistencial, ético e legal
Mais do que um simples repositório de informações, o prontuário é a memória do cuidado. Nele estão registrados os sintomas, exames, evoluções clínicas, condutas, orientações e todos os atos médicos que cercam o paciente.
É esse documento que garante a continuidade do tratamento, permite segurança nas tomadas de decisão e protege o profissional em caso de dúvidas, reclamações ou litígios.
A legislação brasileira é clara: embora seja chamado de “prontuário médico”, o documento pertence ao paciente. Ao profissional e à instituição de saúde cabe o dever de guarda, sigilo e integridade.
E isso inclui tanto os registros em papel quanto os feitos digitalmente, desde que estes últimos cumpram requisitos legais de segurança, como a assinatura digital com certificado ICP-Brasil.
Por quanto tempo devo guardar o prontuário do paciente?
Segundo a Lei nº 13.787/2018 e a Resolução CFM nº 1.821/2007, os prontuários, sejam eles físicos ou eletrônicos, devem ser mantidos por no mínimo 20 anos após o último registro.
Nos casos de pacientes pediátricos, a contagem deve começar a partir da maioridade. E há situações que exigem prazos ainda maiores, como ações judiciais em andamento ou uso em pesquisas científicas.
Após o prazo legal, o prontuário pode ser:
- Descartado de forma segura (caso do físico ou do digitalizado);
- Devolvido ao paciente;
- Mantido por mais tempo, se houver justificativa institucional.
O risco de não manter esses documentos? Responder a processos sem provas, enfrentar sanções dos Conselhos de Medicina e pagar multas da LGPD por gestão inadequada de dados sensíveis.
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Quem pode acessar o prontuário do paciente?
Aqui, a regra é simples: o acesso ao prontuário é sigiloso e restrito. De acordo com o Código Penal (art. 154), a LGPD e o Código de Ética Médica, o prontuário só pode ser acessado por:
- O próprio paciente;
- Seus representantes legais (pais, tutores, curadores);
- Os profissionais diretamente envolvidos no cuidado;
- Autoridades mediante ordem judicial ou requisição formal.
Solicitações de empresas, convênios ou terceiros precisam de autorização expressa, assinada pelo paciente. Liberar informações sem consentimento pode gerar penalidades graves, tanto éticas quanto administrativas.
Para garantir essa segurança, o prontuário eletrônico é a solução mais eficaz: permite definir perfis de acesso personalizados, registrar quem acessou o quê e quando, e restringir senhas compartilhadas ou logins genéricos.
Como garantir a integridade do prontuário
Não basta guardar o prontuário. É preciso garantir que ele esteja completo, inviolado e com valor legal. E isso é particularmente crítico em processos judiciais ou sindicâncias éticas.
A integridade do prontuário significa:
- Não conter rasuras;
- Não ter sido alterado após o registro original;
- Ter registros com data, hora e autoria clara.
No prontuário eletrônico, essas exigências são atendidas através de:
- Assinatura digital com certificado ICP-Brasil;
- Registro automático de data e hora de cada entrada;
- Impossibilidade de alterações sem trilha de auditoria.
Já no prontuário físico, qualquer dúvida sobre autenticidade pode ser um problema sério de defesa para o profissional.
Logs de acesso: o que são e por que importam
Muitos profissionais ainda desconhecem a existência (e a importância) dos logs de acesso. Esses registros automáticos documentam todas as interações com o prontuário:
- Quem acessou
- Quando acessou
- Que ações realizou (visualizou, editou, imprimiu)
Sistemas modernos, como o prontuário eletrônico do BoaConsulta, mantêm logs completos e protegidos contra alterações. Esses dados são cruciais para comprovar boas práticas em auditorias, sindicâncias ou fiscalizações.
E quando houver auditoria, fiscalização ou processo judicial?
Toda instituição de saúde deve estar preparada para prestar contas. Convênios, planos, Ministério Público ou famílias podem solicitar acesso ao prontuário.
Se o prontuário não estiver completo, legível ou rastreável, o profissional pode ser considerado negligente. Mesmo que tenha feito tudo corretamente, a falta de provas é um dos maiores riscos jurídicos da medicina atual.
A digitalização adequada, com assinatura digital e uso de sistemas certificados, reduz esse risco a praticamente zero.
Como o prontuário eletrônico do BoaConsulta protege você
Com um sistema como o do BoaConsulta, o prontuário deixa de ser um ponto de vulnerabilidade e passa a ser uma fortaleza legal.
A plataforma oferece:
- Armazenamento seguro por 20 anos (ou mais);
- Assinatura digital com validade jurídica (ICP-Brasil);
- Controle de acesso por perfil e registro de logins;
- Trilhas de auditoria completas;
- Backup automático e criptografia de dados;
- Interface intuitiva e suporte especializado.
Tudo isso com conformidade com a Lei 13.787/2018, LGPD e as normas do CFM.
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Boas práticas que fazem a diferença
Tecnologia não resolve tudo sozinha. Ela precisa estar acompanhada de condutas profissionais que fortalecem a segurança e a legalidade do prontuário:
- Não compartilhe logins e senhas com colegas ou equipe;
- Registre as informações em tempo real, não depois;
- Oriente a equipe sobre sigilo, acessos e responsabilidade;
- Documente consentimentos e recusas do paciente;
- Realize auditorias internas regulares.
Essas práticas, combinadas com um bom sistema, blindam sua atuação contra riscos evitáveis.
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