Como fazer a gestão documental em sua clínica? Veja!

Organizar documentos na área da saúde é um grande desafio profissional, pois há os prontuários dos clientes, as fichas dos fornecedores, os documentos das operadoras de saúde, as notas fiscais e os demais documentos. A gestão documental é uma oportunidade para facilitar o trabalho, reduzindo o tempo e melhorando a qualidade do serviço.

A seguir, explicaremos como gerenciar todo este volume de documentos. Existe uma legislação própria e vigente quanto ao cuidado e à guarda documental. Um dos requisitos legais é a forma correta de armazenar as informações e a segurança dos dados neles apontados. 

Portanto, devemos lembrar que os registros apontados nestes documentos apresentam toda a história clínica dos pacientes, que serve de base para a tomada de decisão médica e dará continuidade às ações futuras, também registrando todos os serviços prestados. Para ajudar você na organização e na gestão de documentos, produzimos este artigo com as principais informações. Acompanhe!

Quais são os benefícios da gestão de documentos?

Na área da saúde, o principal documento é o prontuário do paciente — que está presente nos diversos tipos de consultórios, como de médicos, dentistas, psicólogos, fisioterapeutas e nutricionistas. É importante destacar que ele apresenta informações sobre a pessoa que, do ponto de vista ético e legal, devem ser resguardadas. 

Portanto, o ganho do trabalhador que utiliza o gerenciamento documental é enorme, pois é possível otimizar o tempo, apresentar melhores resultados nas demandas e ter seu espaço de trabalho mais organizado.

Além disso, existem benefícios que não podemos deixar de citar. Quando aplicamos a gestão documental, a clínica ganha espaço físico, segurança das informações contidas nos prontuários, acesso rápido aos dados dos pacientes e também redução de custos.

Como organizar o arquivo médico?

A rotina de uma clínica médica inclui diversas atividades que despendem tempo e gasto energético. Entre as funções realizadas, aquelas que mais consomem tempo são o agendamento de consultas e todo o monitoramento da programação do dia. Então, para organizar seu trabalho, vamos iniciar com os arquivos médicos.

Dessa forma, o principal documento dos consultórios é o prontuário médico. Trata-se de um registro único, que deve seguir a resolução 1.639/2002 do Conselho Federal de Medicina (responsável por definir o tempo de guarda) e a Lei 13.787, que dispõe sobre a proteção dos dados dos pacientes. Com as exigências legais, os arquivos roubam muito espaço para que se possa armazenar os prontuários.

Por isso, a organização se faz necessária para se ter as informações e respostas às solicitações médicas de forma rápida. Os arquivos devem ser organizados por ordem alfabética, o que facilita na hora de entregar ao médico o prontuário do paciente.

O prontuário pode ser guardado em envelopes ou pastas suspensas — mas vale lembrar da questão ética de não vazar as informações do paciente. Ainda assim, é comum em muitos consultórios ter mais de um profissional, fator capaz de dificultar toda esta organização.

Isso porque serão muitos arquivos ocupando um grande espaço físico e, consequentemente, aumentando o tempo de resposta na maior parte das vezes. Mas qual é a melhor forma de modificar este cenário? Hoje, vários consultórios estão modernizando seus trabalhos com os sistemas de gestão de documentos por meio de softwares.

Como funcionam os sistemas de gestão?

Podemos iniciar o processo digitalizando todos os prontuários, com a finalidade de reduzir o número de arquivos existentes e liberar espaço para o seu consultório. A digitalização pode ser feita com um scanner na própria clínica, o que permitirá o acesso aos usuários somente por meio de senhas.

Dessa forma, os prontuários ficam mais seguros e podem ser utilizados com uma maior rapidez. Porém, para saber como realizar todo este trabalho, é necessário avaliar a quantidade de documentos a ser digitalizada e como eles serão disponibilizados para uso. Existem empresas especializadas em tal tipo de trabalho.

Portanto, antes de começar todo o processo, é fundamental que seja realizado um levantamento da necessidade do seu negócio. Da mesma forma, procure saber sobre os estabelecimentos que podem assessorar e apresentar soluções para a gestão documental do seu negócio.

Entre as ferramentas utilizadas para o gerenciamento, estão os softwares de gestão eletrônica de documentos, que vão potencializar as ações administrativas. Assim, os processos de trabalho podem ser gerados e gravados em um mesmo local. Os dados que compõem estes sistemas estão ligados aos prontuários (que podem se tornar eletrônicos).

Por que as tecnologias da informação são importantes?

Com toda a dificuldade apresentada na questão da organização do consultório e da guarda dos documentos, percebemos que existem tecnologias com propostas de inovação. Elas trazem recursos como o agendamento de consultas online e possibilitam gerar relatórios ou informações para os profissionais e o médico responsável pela clínica.

Dessa maneira, todo o trabalho se torna mais ágil e com a qualidade desejada. Os consultórios, quando buscam pela inovação por meio dos sistemas de informação, apresentam um serviço diferenciado frente aos demais que ainda não aderiram às novas tecnologias.

Os pacientes se sentem satisfeitos com as facilidades que os sistemas online proporcionam. Por isso, quando seu consultório está integrado aos sistemas e às plataformas que desenvolvem tecnologias apropriadas para a gestão documental, é possível otimizar todos os processos de trabalho.

Outra vantagem que o uso de softwares apresenta é o armazenamento online de todas as informações relativas ao funcionamento da clínica, sendo possível acessá-las de qualquer lugar. Assim, os recursos tecnológicos utilizados são tratados com seriedade, o que garante a segurança necessária.

Tais ferramentas contam com sistemas automáticos de backups e linguagem por códigos, que preservam e evitam que danos ou perdas aconteçam. Quando ficamos parados no tempo, utilizando prontuários somente no papel, corremos o risco de extraviar informações importantes dos pacientes.

Portanto, optar pela automação por meio de software possibilita que diversas atividades sejam realizadas com maior agilidade. Entre elas, destacamos o armazenamento de toda a história clínica dos pacientes, com:

• o prontuário eletrônico;
• a agenda eletrônica para marcação de consultas;
• a organização das informações de gestão do consultório, com controle das receitas e despesas;
• o monitoramento dos fornecedores com suas entregas;
• o controle de estoque e futuros pedidos.

E então, gostou de nossas dicas? Se você ficou com alguma dúvida, deixe um comentário abaixo!