6 dicas essenciais para organizar a rotina de trabalho no consultório

Uma das perguntas frequentes no trabalho é como posso organizar minha rotina? Aqui vamos ajudar você com dicas especiais. Organizar rotina de trabalho traz muitos benefícios, como ser mais produtivo, ter mais tempo livre e aumentar os resultados profissionais positivos, com isso vem o reconhecimento e a satisfação dos clientes.

Desse modo, organizar o tempo é uma das tarefas a serem realizadas para melhorar a sua produtividade e diminuir a carga de trabalho. É pelo planejamento que você vai conseguir atingir seus objetivos e metas.

Quer saber as dicas para organizar sua rotina? Continue lendo este artigo.

Planejamento

Quando você chega no consultório tem muita coisa para fazer: verificar a agenda e e-mails, organizar a sala, checar se está tudo conforme solicitado. Apesar de saber o que deve ser feito, não efetuamos um plano do que deverá ser realizado primeiro, quanto tempo leva cada tarefa, e assim iniciamos o dia.

Por isso, o primeiro passo é elaborar um planejamento da rotina de serviço. Começamos com a priorização das tarefas, fazendo uma lista e verificando por qual começaremos. Estabelecer o tempo gasto em cada uma das atividades auxilia na organização do trabalho.

Além disso, a disciplina e o acompanhamento dos afazeres do dia a dia são fundamentais para alcançar seus objetivos, pois se não monitoramos nossas obrigações, os resultados podem ser prejudicados e com isso nosso trabalho apresentará uma baixa qualidade.

Dicas para organizar a rotina

Cada pessoa tem sua própria maneira de realizar o planejamento das tarefas do dia a dia. De acordo com suas necessidades, você fará o planejamento do seu trabalho, de forma que seja o mais adequado. Quando gerenciamos nossas atividades, conquistamos mais tempo e qualidade no serviço. Organizar a rotina de trabalho diária deve ser checada para que a programação seja realizada com sucesso. Desse modo, apresentamos aqui as seis dicas para você organizar a sua rotina:

1. Definição de metas e objetivos

Quando existe um problema, como a dificuldade de organizar o escritório, é necessário um ou mais objetivos para solucioná-lo. No caso, pode-se dizer que ter um consultório organizado é o propósito pretendido. Para tanto, é preciso estabelecer uma meta que deve ser quantificável.

Assim, você deverá elaborar uma lista dos seus objetivos e colocar metas e prazos para cada um deles. Dessa forma, você iniciará o planejamento da sua rotina de trabalho, pois definir as estratégias que serão utilizadas para conquistar seu plano é fundamental para acompanhar o progresso do planejamento.

2. Lista de tarefes

Ao elaborar uma lista de atividades, você já conseguirá determinar suas prioridades do dia. Com a ajuda dela, será possível organizar as informações necessárias para realizar as tarefas. Sua lista poderá ser categorizada por importância e urgência, assim poderá visualizar as suas pendências e o que deverá fazer primeiro.

Desse modo, pode iniciar listando tudo que é importante realizar. Posteriormente a classificação de cada tarefa ajuda na priorização, facilitando na sua execução. Importante verificar se não deixamos nada para traz, sempre verificando se colocamos tudo que é preciso ser feito.

3. Organização

O ambiente de trabalho deve ser prazeroso tanto para quem está realizando suas funções quanto para os clientes. Deixar o local organizado, sem papéis espalhados, revistas bagunçadas e rasgadas, é um bom começo.

Por isso, retire tudo que não seja necessário para o trabalho e distribua os objetos de forma que o espaço fique mais adequado para suas tarefas. A motivação para o trabalho aumenta quando estamos em um ambiente confortável. A produtividade é intensificada por meio da sistematização das atividades.

4. Hora do descanso

A pausa entre as atividades realizadas é indispensável para ampliar a criatividade e o rendimento profissional. Para manter o foco no serviço, o intervalo é um dos benefícios gerados. A administração do tempo é importante para que você consiga atingir suas metas e os objetivos propostos.   

Portanto, a interrupção momentânea para fazer um lanche, relaxar ou ir ao banheiro, deixará você descansado e melhorará a qualidade do trabalho. Isso acontece, pois, o cérebro necessita de um intervalo de alguns minutos para que a glicose se eleve. Quando ocorre o aumento dos níveis de açúcar, o pensamento fica mais ágil tornando sua atenção ao trabalho melhor.

5. Tecnologia

Atualmente o uso de uma ferramenta online nos consultórios tem se tornado uma prática, transformando a forma de trabalhar. Os sistemas de informação auxiliam cada vez mais a organizar melhor o consultório e seu tempo. Você pode concentrar o maior número de atividades diárias no computador, como agenda, lista de tarefas e contatos, aumentando a resolutividade.

Os softwares utilizados permitem que se tenha um controle das agendas, do financeiro e dos suprimentos necessários para o consultório. Com isso, a produção de relatórios e agilidade nos processos de trabalho são facilitados.

6. Estruturação da agenda

Planejar as tarefas para o próximo dia auxilia você a organizar rotina de trabalho. Desse modo, ter uma agenda preparada permite que suas atividades sejam realizadas de forma mais produtiva.

A agenda é um instrumento de planejamento que organiza seu dia e o da sua instituição. No trabalho, ela estrutura os horários das atividades, nos consultórios apresenta a marcação das consultas. Assim, ter uma agenda com um modelo apropriado para sua rotina é o ideal.

Desse modo, é importante lembrar que ao organizar a agenda temos que considerar os possíveis imprevistos. No caso dos consultórios, cuidar para que não fique com os horários muito próximos, tanto para consulta como para encaixes. Essa atenção faz com que os clientes fiquem satisfeitos por não terem que esperar muito para serem atendidos.

Então, antes de começar a fazer a agenda do profissional, você deve levantar as necessidades e as programações em conjunto. Elencando como devem ser marcados os horários dos clientes, como ele quer atender e resolver os imprevistos que aparecerem. O ideal é estabelecer o tempo de duração de cada consulta, por exemplo a primeira ou um retorno.

Assim, conhecer os clientes do consultório ajuda você a prevenir possíveis contratempos, como atrasos, tempo de consulta e chegada antecipada. Com o objetivo de minimizar os problemas na agenda, o ideal é que a consulta seja confirmada um dia antes. Isso propicia programar pacientes em espera e encaixes. Quando conseguimos planejar e organizar a rotina de trabalho do dia, a clínica funciona de forma mais calma.

Portanto, uma boa gestão eleva a qualidade no atendimento da clínica. Quando se tem um bom padrão de serviços e clientes satisfeitos, o reconhecimento profissional está estabelecido. Lembrando que a secretária é a responsável pelo atendimento dos clientes, gerenciando todas as necessidades.

Por isso, para ajudar na boa gestão você pode sugerir que além de confirmar as consultas, seria importante mandar mensagem de aniversário e avisar sempre que tiver uma atividade extra no consultório. Dessa forma, conquistamos a satisfação do paciente, apresentando um serviço diferenciado e humanizado.

Sendo assim, o ideal para obter uma agenda que dê conta da qualidade dos serviços prestados é por meio de um sistema online de marcação de consultas. Mediante um programa informatizado, a gestão das informações dos pacientes se torna mais ágil.

Afinal, com um software para o consultório, até a mesa da secretária ganha espaço e organização, pois há a redução de papéis como as fichas clínicas e a própria agenda. Inclusive libera espaço para seus pacientes, reduzindo o tamanho da mesa e os armários com os arquivos dos prontuários.

Leia mais sobre a gestão de pacientes e entenda como otimizar as consultas.