A realidade de muitos consultórios é bastante similar: falta organização de processos e os médicos têm medo de perder informações sobre os pacientes se trocarem ou implantarem um novo sistema.

A questão é que organizar os procedimentos executados de forma eficiente é fundamental para evitar a perda de tempo, dinheiro e credibilidade. Essa medida também ajuda a criar um ambiente mais agradável, o que traz confiança aos pacientes e ajuda a fidelização.

É o que muito - ou todos os profissionais desejam, certo? Então, veja neste post a importância dessa prática e o que você pode fazer para chegar lá. Acompanhe!

A importância da organização de processos



As empresas precisam de uma gestão eficaz e eficiente para conseguirem sobreviver no mercado. Com os consultórios, a situação é a mesma. Conseguir gerenciar as atividades é fundamental para alcançar o sucesso e dispor de recursos tecnológicos, humanos e materiais de maneira equilibrada.

Fica evidente, então, que organizar os processos traz um controle mais efetivo das atividades, o que resulta em tomadas de decisão mais precisas, maior vantagem competitiva e possibilidade de crescimento sustentável.

A dúvida é: o que fazer? Veja 4 práticas aplicadas ao seu contexto para ter um retorno mais qualificado:

1. Utilize um fluxograma



Esse é um recurso que ilustra determinado procedimento a partir de etapas encadeadas. No seu consultório, o fluxograma é uma boa maneira de determinar como os processos devem ser executados para ter mais eficiência.

A ideia desse método é uma representação gráfica com figuras geométricas e setas que apresentam a sequência operacional de cada processo. O objetivo é compreender como as informações e os documentos transitam entre as pessoas que trabalham no consultório.

Por exemplo: o paciente repassa seus dados para a secretária, que são encaminhados para o médico. O profissional faz a avaliação e solicita exames, deixando essa observação na ficha do indivíduo, sendo complementada posteriormente com os resultados obtidos. E por aí vai.

Assim, tanto as secretarias quanto os médicos sabem o que fazer para terem mais precisão nas ações e colaborarem entre si. O resultado é o aumento da satisfação dos clientes e mais agilidade nas ações executadas diariamente.

2. Crie processos enxutos



Os consultórios têm diversas atividades diárias. É preciso equilibrar pacientes, recursos e colaboradores, situação que pode aumentar a burocracia e tornar a gestão mais complicada, especialmente se fizer muitos atendimentos ou oferecer diferentes especialidades.

A ideia é ter processos enxutos, que sejam de fácil implantação. Por exemplo: você pode usar softwares para otimizar o agendamento de consultas, controle financeiro e atualização dos prontuários dos pacientes. Assim, há mais agilidade e as secretárias podem focar no atendimento propriamente dito.

3. Aposte em soluções otimizadas



Os processos do seu consultório ficarão muito mais organizados com essas ferramentas, que ajudam a melhorar a rotina diária. Um exemplo é adquirir softwares que organizam a agenda dos profissionais com dinamicidade.

Com esse recurso, se o paciente estiver atrasado ou perder o horário, o software facilita a busca por outro agendamento, porque todos os atendimentos do dia estão dispostos de maneira organizada. Além disso, a fila de espera pode ser organizada e é possível confirmar a consulta por e-mail.

Outra dica é a implementação de senhas prioritárias, que favorecem o atendimento de idosos, grávidas, pessoas com crianças de colo e deficientes. Essa também é uma forma de organizar mais o atendimento e garantir que a lei seja cumprida.

4. Faça a integração do sistema do consultório com os resultados dos exames



A entrega dos resultados dos exames pelos pacientes pode ser otimizada com esse recurso. A ideia que é o sistema do consultório esteja conectado aos laboratórios. Conforme os laudos ficam prontos, os resultados são automaticamente anexados aos prontuários.

As principais vantagens dessa funcionalidade são: evitar o armazenamento de grande quantidade de papéis e o fato de não precisar fazer anotações manuais, que acabam tomando tempo. Desse modo, você consegue focar no atendimento do paciente.

Estes são apenas alguns, das muitas funcionalidades possíveis com a utilização de sistemas de gestão, como o Boa Consulta. Além da gestão do consultório, é possível ainda encomendar uma série de soluções de comunicação, com serviços especialmente pensados para os profissionais e negócios da área da saúde, melhorando o todo o seu processo de trabalho, interna e externamente.

Entre em contato, fale conosco e descubra como utilizar esses serviços e tenha profissionais e pacientes ainda mais felizes com o trabalho realizado pelo seu negócio.

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