Quando prestamos um serviço, esperamos receber por ele, não é mesmo? Na área da saúde não é diferente, mas, muitas vezes, os casos de glosa médica fazem com que os planos de saúde não paguem o valor devido, glosando o serviço.

As glosas podem ser administrativas, técnicas e lineares. As administrativas são causadas por falhas operacionais no momento da cobrança; as técnicas acontecem quando há inconsistência dos dados e métodos no tratamento; e as lineares são as que ocorrem internamente nos convênios de forma recorrente e, muitas vezes, não justificada.

Mas, independentemente do motivo, a glosa médica pode ser evitada com boa gestão, envolvendo não apenas o uso de tecnologia de ponta, como também o treinamento da equipe. Para isso, vamos passar 6 dicas que vão ajudar você nessa tarefa. Confira!

1. Implante um sistema de prontuário eletrônico

Os erros de preenchimento de prontuários são os mais comuns em casos de serviços glosados. Sabendo disso, substituir o preenchimento manual pelo automatizado reduz as chances de equívocos burocráticos.

Para isso, é preciso que se implante um sistema de formulário eletrônico conectado à internet. Assim, o atendente terá ao seu dispor dados previamente cadastradas e fará a seleção no momento da recepção das informações. O uso do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) evita registros ou interpretações equivocadas e padroniza dados e processos.

Mas os benefícios vão além disso! O PEP permite também a conferência de prescrição de procedimentos críticos, a oferta de um atendimento mais humanizado, mais agilidade no processo de autorizações de exames e, por consequência, melhor desempenho para a instituição.

2. Ofereça capacitação à equipe

Um funcionário bem informado melhora os processos. Quando a pessoa sabe o motivo de estar realizando determinada tarefa, ela desempenha com mais precisão. Isso ocorre, simplesmente, por ele entender o sistema de forma geral. Além da capacitação técnica, treinamento com novas tecnologias e controle interno dos processos, é preciso que os profissionais tenham a percepção do negócio como um todo. Assim, saberão solucionar problemas que resultariam em uma glosa médica, antes mesmo que aconteçam.

Porém, não basta evitar erros operacionais técnicos e de gestão se a equipe não tem conhecimento sobre as exigências das operadoras de saúde. Fazer treinamentos e reuniões periódicas são formas simples de repassar as informações e atualizações para que os colaboradores ajudem a evitar essas penalidades.

3. Instaure um sistema hospitalar integrado

Uma falha muito comum quando falamos de glosa médica é a falta de revisão dos processos. Muitas vezes por falta de controle, a instituição não investiga os motivos da recorrência dos erros e não melhora o método. Um sistema hospitalar integrado faz checagem de carteirinha com código verificador, automatiza as guias, controla o período de vigência para a cobrança dos procedimentos e envia lista de todas as inconsistências, apontando eventuais erros que podem ser corrigidos antes de ocorrer a glosa médica.

Um recurso assim permite que a empresa identifique quais glosas foram aceitas dentro de um período por determinado convênio, por exemplo. Saber disso é imprescindível para aplicar em outras situações semelhantes.

4. Reforce a auditoria interna

Capacitar uma equipe para auditar e revisar procedimentos é uma excelente alternativa para redução de glosas médicas. Delegar as tarefas de controle e melhoria de processos para colaboradores internos fará com que haja contínuo aperfeiçoamento na instituição. Os auditores têm como tarefa analisar os prontuários, conferir os processos, revisar o faturamento, detectar falhas, verificar a compatibilidade entre os procedimentos realizados e os valores orçados.

Um processo de auditoria não pode ser visto apenas como uma maneira de apurar erros e punir responsáveis. Na verdade, a principal função de uma auditoria é identificar os gargalos de problemas, entender o que aconteceu e propor soluções que evitem com que a falha aconteça novamente.

5. Procure melhorar a eficiência nos procedimentos

Pense na sua clínica ou hospital de forma abrangente, desde o início do processo até o final. Cada etapa é importante para alcançar o resultado desejado. Dessa forma, procure melhorar a eficiência de todas as fases.

Não basta prestar um bom atendimento ao cliente, preencher as guias e formulários de forma satisfatória, se os laudos médicos não têm qualidade e são futuramente contestados pela operadora do plano de saúde. São as pequenas falhas que fazem com que os convênios retenham os pagamentos, gerem a tão famosa glosa médica e interfiram no faturamento da sua empresa. Estar atento aos pequenos detalhes faz bastante diferença na hora de entregar um trabalho bem-sucedido.

6. Saiba como recorrer nos casos de glosa

A última dica não é sobre como evitar, mas como recorrer no caso de uma glosa médica. Ocorrendo uma retenção de pagamento, é possível entrar com um recurso, mediante a apresentação de justificativas, para que os convênios façam uma reanálise.

Os casos de glosas são comuns em se tratando de operador e prestador. Ter um bom relacionamento com o convênio facilita o ressarcimento. Estar em constante contato faz com que se entenda melhor como funciona o processo de autorização por parte da operadora e como ela espera receber as informações do prestador.

Ainda é relevante destacar que a clínica ou instituição hospitalar precisam conhecer a fundo as cláusulas contratuais. Por mais que a glosa seja uma negociação, quando a justificativa está devidamente embasada juridicamente, as chances de sucesso aumentam consideravelmente.

Todas as dicas repassadas são extremamente relevantes, mas é preciso reforçar que estamos em uma era digital, em que muitos problemas estão sendo resolvidos com o uso das ferramentas adequadas. Com a tendência de nichos de mercado, empresas têm se especializado em segmentos específicos, e a saúde é uma área que tem recebido bastante atenção das corporações de tecnologia.

Investir em formas de digitalização dos processos internos da clínica deve ser um ponto a ser considerado como prioritário na hora de afastar a glosa médica. Alguns lapsos operacionais ou técnicos podem ser evitados com automatização.

Agora que você entende melhor sobre como evitar glosas médicas, já pode entrar em contato com a gente e saber quais são as soluções que temos para sua clínica ou hospital. Basta acessar a nossa página. Até lá!

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