Não sabe como organizar a agenda médica de seu consultório? Descubra com essas 3 dicas.

Você já parou para pensar na importância da organização da agenda médica para sua clínica? Fazer uma boa gestão de agendamentos é fundamental para ter sucesso e minimizar problemas gerados pelo excesso de informação, demandas pessoais e trabalho. Analisando pelo lado do paciente, esse aspecto é ainda mais importante, visto que, com uma agenda organizada, é possível oferecer uma experiência cada vez mais empática e humana, fatores indispensáveis para que seus clientes fiquem satisfeitos.  Quer descobrir como fazer um gerenciamento de agenda eficiente? No post de hoje, vamos falar um pouco mais sobre a importância disso e como aplicar alguns conceitos importantes no seu negócio. Acompanhe!  

Qual a importância da agenda médica? 

A agenda médica é indispensável para o bom funcionamento de um consultório, clínica ou hospital. Afinal, a organização de horários e o preenchimento de todas as vagas livres garantem o bom andamento da rotina de trabalho e das finanças da empresa. Um gerenciamento inadequado dos atendimentos pode resultar em um verdadeiro caos para a instituição, como clientes esperando demais na recepção, médicos confundindo horários e deixando de parecer para as consultas, mais de um paciente marcado para mesmo horário e muitas consultas vagas por falta de controle.  Tudo isso faz com que a reputação do seu negócio seja prejudicada, visto que, quando os pacientes procuram por atendimento médico, eles esperam ser tratados com respeito, agilidade e organização. Como consequência, os lucros são afetados e, se soluções rápidas não forem aplicadas, a tendência é que a empresa perca espaço para a concorrência. 

Quais os benefícios de gerenciar sua agenda? 

A seguir, elencamos quais são os principais benefícios de contar com uma agenda médica organizada e bem estruturada.

Controle da rotina de trabalho

Ao fazer uma boa gestão da agenda, é possível conhecer o ritmo do seu dia a dia de trabalho, como o tempo médio das consultas — primeira consulta, retorno, simples ou com procedimentos — e períodos de pausas para descanso ou para resolver outros assuntos, sejam eles pessoais ou profissionais. Com a organização da agenda, você evita que problemas como consultas longas demais ou imprevistos acabem prejudicando outros pacientes, que vão ter que esperar mais tempo na recepção e, na hora de serem atendidos, podem ficar decepcionados com uma consulta mais rápida do que esperavam.  Por isso, fazer o gerenciamento da agenda é essencial para que o tempo das consultas e espaçamento entre elas seja bem planejado, o que contribui para o bom funcionamento da clínica. No caso de o médico trabalhar em mais de uma instituição, esse controle é ainda mais importante para evitar atrasos e problemas com os clientes. 

Previsibilidade dos atendimentos e lucros

Com todas as informações sobre os agendamentos sob controle, você consegue fazer uma análise real do número de atendimentos prestados. Conhecer a quantidade de clientes que você atende por dia, semana, mês ou ano é fundamental para ter uma previsão segura do rendimento para um determinado período. Além disso, ter o controle da produtividade da empresa é uma maneira de saber se já está na hora de investir em novas medidas de marketing para atrair mais clientes. Assim, você garante os lucros no final do mês e impulsiona a sua clínica no mercado.

Satisfação dos pacientes

Quando o ambiente de atendimento é organizado, as consultas não atrasam e o médico atende o paciente com respeito e empatia, sem pressa para que possa atender logo outros clientes. Dessa forma, ele fica muito satisfeito com o serviço oferecido, o que é um passo importante para a sua fidelização.  Ademais, quando uma pessoa aprecia o trabalho de uma instituição de saúde, é muito comum que ela faça indicações para parentes, amigos e vizinhos. Dessa forma, cuidar da agenda é uma boa estratégia para conquistar um número cada vez maior de pacientes e garantir o sucesso da sua empresa. Por isso, é preciso investir em estratégias que otimizem o agendamento e proporcionem o controle necessário para que você usufrua de todos os benefícios. Quer descobrir que estratégias são essas? Então confira o próximo tópico!

Como fazer a gestão de agenda na clínica?

Ao longo deste post, você descobriu mais sobre a importância de manter a organização da agenda médica e os benefícios disso para o seu consultório, clínica ou hospital. Mas como fazer uma gestão de agendamento de consultas eficiente? Para ajudar nesse processo, separamos 3 dicas para você. Acompanhe! 

1. Utilize um software

A melhor forma de fazer uma boa gestão de agenda médica é por meio do uso de um software. Esses sistemas específicos para clínicas armazenam todos os horários de atendimento em um único lugar, o que facilita a marcação e o controle das consultas. As plataformas também oferecem funcionalidades para que os pacientes não esqueçam de comparecer ao consultório no dia e horário marcado, por meio de lembretes enviados um dia antes por e-mail ou SMS. Além disso, os softwares podem ser integrados a outros sistemas, como o prontuário eletrônico e controle financeiro, o que ajuda ainda mais a oferecer um atendimento de excelência aos pacientes e favorece a lucratividade do negócio. 

2. Ofereça agendamento online

Além de facilitar o processo de agendamento de consultas na sua clínica, visto que o número de telefonemas para marcar consultas vão diminuir, o que otimiza o trabalho das secretárias, a agenda online é uma ótima estratégia para aumentar a procura pelo seu serviço. Outra vantagem a ser destacada é que essa agenda pode ser acessada de qualquer lugar. Como os dados são armazenados na nuvem, o profissional pode fazer o gerenciamento do seu trabalho de qualquer lugar por meio de um dispositivo eletrônico com acesso à internet. Ademais, esse sistema é integrado com o software utilizado pela clínica, o que significa que não haverá incompatibilidade de horários entre as consultas marcadas pela internet e por aquelas que são agendadas pelo telefone. 

3. Descentralize tarefas

Para manter a sua agenda organizada, as atividades devem ser divididas entre os funcionários para que o fluxo de trabalho ocorra de forma adequada. Por exemplo, um profissional deve ser responsável pelo telefone e marcação de consultas, enquanto outro faz o atendimento presencial de quem chega na recepção. Assim, o trabalho será mais eficiente, os pacientes não vão ficar insatisfeitos com o atendimento prestado e nem telefonemas serão perdidos, o que evita que consultas deixem de ser marcadas.  Agora que você já conhece nossas dicas de como fazer uma boa gestão de agenda médica, que tal começar a implementá-las agora mesmo? Com o sistema BoaConsulta, você tem o controle da sua agenda integrado ao setor financeiro, dados pessoais e clínicos dos seus pacientes e diversas outras funcionalidades. Não fique de fora dessa! Entre em contato conosco e garanta já o seu!