Você já parou para pensar na importância de acompanhar o fluxo de pacientes na sua clínica ou hospital? Controlar esse parâmetro é crucial para elevar a qualidade do seu atendimento e, assim, conquistar cada vez mais clientes. Nesse contexto, fazer uma boa gestão da clínica é o caminho para obter as conquistas que você almeja e, para isso, a tecnologia pode entrar como uma grande aliada. Ficou curioso para saber como isso funciona? Continue a leitura e acompanhe nosso guia completo sobre fluxo de pacientes. Vamos lá? 

O que é fluxo de pacientes em uma clínica médica?

O fluxo de pacientes trata-se da forma como as pessoas são atendidas e encaminhadas dentro de um centro de saúde, desde o momento em que elas dão entrada no estabelecimento até a hora de sua saída. Isso envolve todos os cuidados médicos, recursos materiais, humanos e sistemas internos necessários para prestar um bom atendimento na jornada do paciente e fornecer uma experiência satisfatória em sua totalidade.  Assim, acompanhar o fluxo de pacientes é indispensável para melhorar a qualidade dos serviços oferecidos e, assim, conquistar cada vez mais os seus clientes.  Visto que esse é um componente crítico na gestão de processos em clínicas e hospitais, é preciso observar e avaliar o fluxo de pacientes com muita atenção.

Por que é importante monitorar o fluxo de pacientes?

A demanda por clínicas e hospitais aumenta no mesmo ritmo que a população cresce e a medida que ocorre a democratização do acesso a serviços de saúde. Nesse cenário, os estabelecimentos podem enfrentar problemas de gerenciamento, pois os investimentos necessários em estrutura física para suportar toda a procura podem ser altos.  Ao otimizar o fluxo de pacientes, uma clínica ou hospital ganha em eficiência no atendimento e cuidados prestados, guiando o paciente pelo caminho mais rápido para solucionar seus problemas. Além disso, investir nessa estratégia aumenta a segurança dos pacientes e os índices de sucesso do tratamento.  Para isso, é preciso estabelecer a forma e a quantidade mais adequada de recursos que serão empregados. Assim, é possível evitar situações indesejadas, como encaminhamentos errados e a superlotação.  Gerenciar corretamente o fluxo de pacientes é crucial para que o seu estabelecimento tenha todas as informações necessárias de forma clara para que os profissionais saibam exatamente o que precisa ser feito para melhorar a qualidade da experiência dos usuários. 

Como o fluxo de pacientes acontece?

Em um hospital, a principal porta de entrada dos pacientes é o pronto atendimento. Nesse ambiente, é necessário identificar a gravidade do quadro, além determinar se um indivíduo deve ser medicado e liberado ou se precisa de internação.  Gargalos nessa etapa prejudica o fluxo de pacientes e é um dos principais motivos de atrasos. Por isso, é imprescindível estabelecer estratégias que otimizem a alta, como planos terapêuticos eficientes logo após a admissão, para concluir o atendimento e incentivar a desospitalização.  O monitoramento diário e mapeamento do giro de leitos é essencial para verificar o andamento do processo e sua eficiência, com base no número de internações, altas, transferências e índice de ocupação e média de permanência.  Nas clínicas, as consultas costumam ser agendadas — algumas vezes, no entanto, podem ocorrer encaixes. Por isso, para que o fluxo ocorra de maneira adequada, é preciso ter o controle sobre o número de pacientes por dia, o tempo de consulta e de espera na recepção do consultório.  Esse levantamento deve considerar a instituição como um todo, para que todos os gargalos sejam identificados. Portanto, é muito importante investir em gestão de dados para controlar de forma acertada as etapas do fluxo de atendimento. 

Benefícios de acompanhar o fluxo de pacientes para a gestão da clínica 

Acompanhar o fluxo de pacientes gera diversos benefícios para o seu estabelecimento. Na sequência, elencamos os principais deles. Confira! 

Otimiza o atendimento

Controlar a quantidade de pacientes que passam pela sua clínica ou hospital é essencial para otimizar o atendimento oferecido a eles. A organização é ponto-chave para diminuir o tempo de espera e proporcionar um momento agradável para seus clientes.  Nesse processo, a padronização de processos é fundamental para definir a melhor forma de atender e tratar os pacientes, o que deve ser repassado para todos os profissionais da equipe para que todos estejam alinhados com objetivo do estabelecimento. 

Retém e fideliza pacientes

Uma das consequências diretas de otimizar o atendimento é o aumento da satisfação dos seus pacientes, pois experiências positivas serão proporcionadas a eles. Embora clínicas e hospitais sejam estabelecimentos de saúde, não podemos esquecer que eles também se tratam de um negócio. Cultivar um relacionamento saudável para os clientes é a chave para gerar lucros. Por isso, oferecer uma boa experiência para o seu paciente é necessário para que ele volte a buscar pelos seus serviços no futuro.  Um atendimento excelente também gera identificação com o público, que passa a enxergar valor no seu estabelecimento e cria um laço de lealdade com ele — o que significa que você estará à frente da concorrência e que sua marca não será esquecida, ou seja, esse é o caminho da fidelização.  Caso contrário, uma experiência ruim, quando o paciente fica horas esperando na recepção e seu atendimento é insatisfatório, por exemplo, as chances de perder um cliente são grandes, além da propaganda negativa que isso gera para o seu negócio. 

Prevê os próximos passos do paciente

Ao controlar o fluxo de atendimento, você consegue determinar com exatidão qual será o próximo do paciente: nos hospitais, a alta ou a internação e, nas clínicas, o agendamento de uma consulta de retorno ou resolução do caso.  Assim, com investimentos em um bom atendimento e medidas que proporcionam o retorno dos seus clientes, você garante a lucratividade do seu negócio e permanência no mercado. 

Aumenta a oportunidade de novos serviços

Com um melhor atendimento, retenção de pacientes e aumento do lucro, o próximo passo para o seu negócio é expandir os serviços oferecidos, como exames que antes não eram realizados e novas especialidades disponíveis. Controlar o fluxo de pacientes é, portanto, sinônimo de crescimento contínuo e destaque diante da concorrência. 

Afinal, como o fluxo de pacientes impacta na gestão da clínica?

Conhecer o fluxo de pacientes é determinante para fazer uma boa gestão da sua clínica. Confira quais são os principais impactos na gestão da clínica médica.

Previsão da capacidade de atendimento

Ao conhecer o número de pacientes que procuram o seu estabelecimento de saúde diariamente, é possível prever a capacidade de atendimento por período. Por exemplo, no inverno, é mais comum que as pessoas procurem o médico por causa de problemas respiratórios — sabendo disso, você pode se preparar para atender essa demanda com excelência.

Melhorias na qualidade do atendimento 

Como citado no tópico anterior, controlar o fluxo de pacientes permite um planejamento na rotina de clínicas e hospitais, para que essas instituições recebam seus clientes de forma organizada, controlada e sem filas de espera — o que resulta na oferta de um serviço de excelência.

Influencia na experiência do paciente

Todo esse planejamento, organização e consequente prestação de um serviço de qualidade elevada reflete na experiência vivenciada pelo paciente, ou seja, ele vai ficar satisfeito com a sua clínica ou hospital e a tendência é de ele indique para conhecidos e volte a procurar pelos seus serviços assim que precisar. 

Como é possível aumentar o fluxo de pacientes?

Ao longo do texto, muito foi citado sobre como controlar o fluxo de pacientes para evitar gargalos que podem resultar em perda de qualidade nos serviços oferecidos. No entanto, não podemos deixar de falar sobre a importância de aumentar a quantidade de pessoas que procuram pelo seu estabelecimento.  O gerenciamento de um estabelecimento de saúde envolve diversos desafios — e um deles é atrair e aumentar o número de pacientes. Afinal, o que movimenta uma clínica ou hospital são as pessoas que precisam dos serviços oferecidos por eles.  Contudo, adquirir um fluxo de pacientes não é algo tão simples quanto parece: para atrair, reter e fidelizar pacientes, é preciso investir em medidas de médio e longo prazo. Na sequência, confira algumas dicas para obter sucesso nesse processo. 

Aposte na excelência do atendimento 

Uma das maiores reclamações sobre consultas e atendimentos médicos é sobre a falta de atenção e sensibilidade do médico com o paciente. Muitas vezes, o profissional se limita ao olhar clínico, considerando apenas os aspectos da saúde física de uma pessoa — o que não pode acontecer. Os cuidados com o indivíduo, com atenção às questões psicossociais, também devem ser considerados durante um atendimento. Assim, uma abordagem que é capaz de atender tanto os aspectos físicos quanto emocionais resultam na satisfação do paciente com uma consulta.  Além disso, é muito importante que o seu estabelecimento também esteja aberto a críticas e sugestões, para que as pessoas se sintam encorajadas a dar um feedback após sua experiência. Dessa forma, você pode levar em consideração o que foi citado pelos pacientes para propor medidas de melhoria contínua no seu estabelecimento. 

Foque em qualidade

Além da qualidade da consulta médica em si, é muito importante que o atendimento seja realizado com excelência em sua totalidade, ou seja, em todos os setores da clínica ou do hospital. Assim, é necessário investir em capacitação da equipe, desde os funcionários da recepção, pessoal da limpeza e até mesmo os profissionais da saúde.  Treinamentos periódicos a fim de aperfeiçoar cada vez mais os colaboradores é uma boa forma de assegurar a competência na resolução dos mais diversos tipos de ocorrências do cotidiano de um estabelecimento da saúde.  Além de garantir a excelência nesse sentido, deve ser incentivado, ainda, a receptividade e cordialidade com os pacientes, valorizando aspectos como a empatia e tratamento humanizado em primeiro lugar. 

Reduza o tempo de espera

Uma das características mais associadas à dificuldade de atrair e reter clientes é a demora para o início do atendimento. É de grande importância assegurar a redução do tempo de espera para prestar um serviço de qualidade e apreciado pelos pacientes.  Por isso, é necessário investir em organização da agenda, a qual não deve priorizar apenas a quantidade de pessoas atendidas diariamente, mas sim a qualidade de cada consulta realizada — isso é indispensável para conseguir aumentar o fluxo de pacientes. 

Divulgue seu trabalho

Outra dica fundamental para aumentar a quantidade de clientes que chegam até a sua clínica é divulgar o seu serviço. Afinal, é muito importante saber que, com a concorrência na área da saúde, abrir um consultório e esperar pelos pacientes não é suficiente.  Portanto, não deixe de investir em divulgação. Nos dias de hoje, o marketing digital é uma das melhores opções para atingir seu público-alvo. As redes sociais são ótimos meios para compartilhar quais são os seus serviços e atendimentos disponíveis.  Outros mecanismos, como a construção de banners e distribuição de panfletos, também podem ajudar. O importante é que você mostre a todos que a sua clínica é referência no atendimento em saúde para manter o fluxo de pacientes ativo. 

Incentive a divulgação pelos pacientes

Além da publicidade direta da sua clínica, você também deve contar com outra forma muito importante de divulgação: o marketing boca a boca. Partindo do pressuposto de que os seus pacientes ficam satisfeitos com o serviço oferecido, é possível afirmar que a probabilidade deles indicarem o local para parentes e amigos seja grande. Por isso, é importante incentivar essa forma de divulgação — o que não apresenta nenhum custo extra para você. Para facilitar esse processo, você pode criar um fan page ou página nas redes sociais para que o local seja avaliado e receba recomendações. Dessa forma, você consegue elevar a visibilidade da sua clínica. 

Conte com a tecnologia

Para aumentar o fluxo de pacientes, é necessário analisar todos os setores da clínica ou hospital para buscar melhorias e oferecer um serviço cada vez mais qualificado. Nesse momento, é necessário ressaltar a importância do uso da tecnologia para otimizar ainda mais esses processos.  Utilizar um software de gestão proporciona melhorias em diversas áreas de um estabelecimento da saúde, como no controle financeiro, segurança de dados e agendamento mais prático de consultas. 

Como a tecnologia auxilia a monitorar e aumentar o fluxo de pacientes?

Os avanços em tecnologia tem mudado a realidade das instituições da saúde — o que não é diferente quando o assunto é fluxo de pacientes. As máquinas e sistema são utilizadas para melhorar o gerenciamento e otimizar processos referentes ao atendimento ao público, o que reflete nas seguintes vantagens para o seu negócio.

Agilidade

O tempo é um dos recursos críticos no atendimento clínico e hospitalar. Além de prejudicar a experiência do paciente, a demora pode influenciar diretamente na vida ou morte de uma pessoa. Por isso, é fundamental que o tempo seja diminuído continuamente em todas as etapas do atendimento.  Com a tecnologia como aliada, é possível desburocratizar o preenchimento de fichas e centralizar as informações cadastrais e clínicas do paciente em uma só rede, o que garante que todos os dados necessários para uma consulta sejam obtidos de forma rápida e eficiente.

Segurança

A utilização de sistemas médicos reduz erros humanos que acontecem de forma rotineira, os quais podem ser muito prejudiciais para a administração de um estabelecimento de saúde como também para o paciente. Inserir a automatização é, portanto, necessário para aumentar a segurança dos seus serviços. Além disso, com o auxílio das tecnologias, os colaboradores podem direcionar seus trabalhos para tarefas que requerem, de fato, o conhecimento e atenção humana.

Conforto e facilidade 

Por melhor que seja o atendimento oferecido por uma clínica ou hospital, ninguém gosta de ficar sentado na recepção esperando horas para fazer uma consulta ou exame, não é mesmo? Na maioria das vezes, os pacientes têm um tempo limitado para cuidar da própria saúde, o que deve ser feito o mais rápido possível. Com a inserção das tecnologias na medicina, as quais dão suporte ao agendamento, acesso a informações e preparo para que o atendimento e realização de exames seja mais ágil e eficaz, é possível fornecer a facilidade e conforto esperado pelos pacientes.

Exemplos de funcionalidades que a tecnologia proporciona

Utilizar um sistema de gerenciamento médico é primordial para agilizar e padronizar processos em uma clínica ou hospital. Quer descobrir como um software pode ajudar você? Confira quais são as principais funcionalidades que a tecnologia proporciona para estabelecimentos da saúde. 

Agendamento online

O agendamento online é uma das funcionalidades mais inovadoras que as clínicas e hospitais podem oferecer para seus pacientes por meio da tecnologia, que, além de beneficiar os clientes, também é uma ótima ajuda para organizar a agenda médica.  Esse recurso permite que as pessoas agendem suas consultas de forma independente, a qualquer hora do dia e de qualquer lugar, sem a necessidade de uma secretária para intermediar o processo.  O surgimento dessa nova tecnologia tem mudado a forma como clínicas e hospitais se organizam, proporcionando um serviço de excelência antes mesmo seu paciente vá até o local.  Por meio dessa ferramenta, é possível evitar erros como duplicidade na agenda e perda de dados por roubo ou extravio, situações que ocorrem com maior frequência quando o agendamento é feito de forma física — ou seja, o agendamento online é muito mais seguro, prático e eficiente.  Além disso, o sistema permite que mensagens sejam enviadas para o paciente para que ele não se esqueça do dia e hora da consulta, o que também possibilita a remarcação ou encaixes e evita horários ociosos na agenda. Por conta de tantas vantagens, o agendamento online está se tornando uma tendência e apostar nesse recurso é uma oportunidade para se destacar no mercado.

Telediagnóstico

O telediagnóstico é um dos recursos mais modernos em tecnologia para saúde, o qual é definido pelo Ministério da Saúde como serviço que utiliza as tecnologias da comunicação e informação para realizar serviços diagnósticos de forma remota.  Diversos exames já estão sendo realizados por meio dessa tecnologia, como eletrocardiogramas e exames de imagens, a exemplo de ressonâncias magnéticas e radiografias.  Por meio do telediagnóstico, é possível ampliar o acesso a exames e especialidades médicas muitas vezes ausentes fora dos grandes centros urbanos. Portanto, essa é uma ferramenta que auxilia na democratização do acesso à saúde. 

Prontuário digital

Agregando segurança e qualidade no diagnóstico e tratamento dos pacientes, o prontuário digital é uma das inovações tecnológicas mais importantes da medicina.  Também conhecido como PEP (Prontuário Eletrônico do Paciente), esse recurso reúne todos os dados cadastrais e clínicos do paciente em uma única plataforma, de forma digital, que pode ser acessada de qualquer hora e local por meio de um tablet, smartphone ou computador. Nele estão contidos documentos como histórico clínico do paciente, fatores de risco, resultados de exames laboratoriais e até de imagens — tudo de forma integrada e fácil de visualizar pelo profissional da saúde.  Com um prontuário digital, o arquivo físico da clínica pode ser diminuído — de acordo com o Conselho Federal de Medicina (CFM), prontuários de papel devem ser guardados por, no mínimo, 20 anos e, com o PEP, todos esses documentos podem ser digitalizados.  Por fim, não podemos deixar de citar que, por meio do prontuário digital é possível imprimir prescrições de medicamentos diretamente do sistema, o qual fica registrado na ficha do paciente e evita erros de escrita e confusão na hora de fornecer ou comprar o tratamento.

Lembrete de medicamentos

Outra ferramenta interessante disponível nos sistemas de gerenciamento médico é a função lembrete de medicamentos, que funciona como um alerta para tomar os seus remédios no horário correto.  Esse recurso é muito apreciado pelos pacientes, especialmente pelos mais idosos que têm dificuldades em cumprir o tratamento de forma adequada.  Por isso, oferecer essa possibilidade para os clientes é uma forma de agradá-los ainda mais, o que estimula a fidelização, aumenta os lucros e a permanência do seu negócio no mercado da saúde.  Ao longo deste guia, você descobriu um pouco mais sobre a importância de controlar e aumentar o fluxo de pacientes em clínicas e hospitais. Agora, a tarefa é sua. Não deixe de investir em novas tecnologias para otimizar esse processo no seu negócio — isso é essencial para o seu sucesso. Gostou deste conteúdo? Que tal aproveitar que já está por aqui para aprender um pouco mais sobre como fazer uma gestão eficiente de pacientes? Boa leitura e até a próxima!

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