Oferecer um atendimento de excelência desde a chegada de seus pacientes ao consultório é fundamental para deixá-los
satisfeitos, conquistá-los e fidelizá-los. Você sabe como fazer uma boa recepção de pacientes? Caso precise de ajuda, este é o post certo!
A seguir, reunimos tudo o que é preciso saber sobre como oferecer um atendimento de qualidade na recepção de clínicas médicas. Continue a leitura e descubra as melhores dicas agora mesmo. Vamos lá?
Cumprimente o paciente logo após sua chegada
Assim que chega ao consultório, o paciente deve ser cumprimentado e orientado a retirar sua senha ou aguardar pelo atendimento seguindo a ordem de chegada, respeitando uma fila ou os avisos emitidos pelos profissionais.
Neste processo, o recepcionista precisa ser cordial e prezar pelo bom atendimento de todos, sem pré-julgamentos ou preferências — exceto em situações de emergência. Ter jogo de cintura para manejar situações inesperadas, como um paciente passando mal, é indispensável!
Caso a recepção esteja muito lotada, vale reforçar que o atendimento já vai acontecer e atrasos não prejudicarão a consulta. Como os
pacientes não gostam de esperar, é importante manter um sorriso no rosto e a empatia para evitar que o ambiente se torne ainda mais estressante.
Aliás, simpatia não pode faltar neste momento, visto que o primeiro contato é definitivo para que os clientes tenham uma boa impressão da clínica e voltem a procurar pelos serviços no futuro.
Recepção de Pacientes: Tenha um local adequado para espera
Oferecer um ambiente confortável enquanto os pacientes esperam pela consulta é fundamental para que tenham uma boa experiência. Invista em um espaço bem iluminado, com temperatura agradável e preferencialmente em cores claras, para passar serenidade.
Além disso, é importante escolher móveis confortáveis para todos. No caso dos pacientes portadores de necessidades especiais, reservar um espaço maior e poltronas adequadas para eles e seus acompanhantes faz toda a diferença em seu estabelecimento.
Outra questão especial é em relação aos banheiros, que também devem ser adaptados e garantir acesso a todos. Além de ser um sinal de respeito com os pacientes, a acessibilidade é direito previsto em lei, que deve ser seguido à risca.
Cuide da limpeza e da organização
Manter o ambiente da recepção limpo e organizado é muito importante para a credibilidade do seu negócio. Lembre-se de que o paciente vai permanecer ali por determinado período ao esperar pelo atendimento médico e terá bastante tempo para reparar em tudo.
Por isso, se necessário, conte com uma equipe terceirizada para manter o espaço muito bem higienizado, com destaque especial para os banheiros. Afinal, trata-se de um local de
saúde e que exige uma limpeza impecável para evitar a disseminação de doenças.
Quanto à organização, a área de trabalho da recepcionista deve ser planejada de forma que facilite a execução dos
processos. Isso assegura que ela vá desempenhar sua função com eficiência e praticidade, assim como prestar um atendimento de excelência ao paciente.
Recepção de Pacientes: Ofereça aperitivos e distrações
Tratar o paciente da forma como você gostaria de ser tratado é o segredo para conquistá-lo. Por isso, invista em agrados e comodidades que faça com que eles se sintam especiais. Você pode oferecer uma programação especial na TV, uma assinatura de revistas de entretenimento e, claro, acesso à rede wi-fi.
Para acessar a internet da clínica, utilize um sistema que peça para que a pessoa faça um check-in no Facebook, por exemplo. Assim, além de agradar seus clientes, você promoverá seu negócio.
Não se esqueça ainda de instalar um bebedouro e uma máquina de café. Por fim, disponibilize alguns aperitivos para eles, como biscoitos, torradas ou até frutas — conquistar alguém pelo estômago é sempre uma boa ideia.
Separe um local de recreação para as crianças
Caso a clínica seja pediátrica ou você tenha o objetivo de agradar os filhos e netos dos pacientes, separar um local especial com distrações para as crianças é uma ideia muito interessante e apreciada por todos.
Os pequenos costumam ficar impacientes durante períodos de espera, a exemplo do consultório médico. Por isso, criar um espaço com brinquedos, jogos, livros, papéis e lápis de cor é algo legal para distraí-los.
Dessa forma, eles se sentirão mais à vontade no ambiente e os pais ou avós podem ficar tranquilos enquanto aguardam por suas consultas, sem que precisem se preocupar se as crianças estão fazendo muita bagunça ou incomodando os demais pacientes na recepção.
Informe o tempo médio de espera
Ser sincero com o paciente é outro ponto essencial para a credibilidade do seu negócio. Por isso, informe o horário correto de espera às pessoas — caso contrário, elas podem acabar se sentindo enganadas.
Se houver atrasos, avise aos pacientes a situação e peça desculpas. Explicar sobre o que está causando o problema é uma boa maneira de evitar que percam a confiança na clínica.
Recepção de Pacientes: Conte com uma equipe treinada
Para oferecer a melhor experiência ao paciente, é preciso que todos os funcionários da clínica estejam alinhados com esse objetivo, desde os recepcionistas até o pessoal da limpeza e os
profissionais da saúde.
Portanto, invista em capacitação e incentive a comunicação no ambiente de trabalho. Quando os colaboradores conseguem se entender e atuar em equipe, o resultado na recepção do consultório é ainda mais satisfatório.
Ensine a todos os funcionários sobre o tratamento e acolhimento necessários na recepção de pacientes. Isso é indispensável para que tenham uma boa primeira impressão do estabelecimento.
Aliás, o atendimento deve ser o melhor possível desde o agendamento, seja por meio de uma ligação telefônica, seja com a marcação de consulta online (uma comodidade muito bem avaliada pelos pacientes).
Utilize a tecnologia a seu favor
Contar com recursos tecnológicos como os
softwares de gestão específicos para clínicas médicas é uma vantagem tanto para os profissionais de recepção quanto para os pacientes. Afinal, não existe nada mais chato do que chegar ao consultório e sempre ter que passar por uma coleta de dados, respondendo às mesmas perguntas: nome do paciente, endereço, plano de saúde, número da carteirinha…
Com um sistema completo para clínicas, todas essas informações ficam guardadas e são acessadas facilmente, o que otimiza o trabalho da recepção e a qualidade dos serviços prestados. Além disso, os softwares evitam erros no registro de informações, o que poderia prejudicar o atendimento como um todo.
E então, gostou das nossas dicas de como fazer uma boa recepção de pacientes? Basta aplicá-las na sua clínica para que você consiga oferecer um serviço de excelência. Assim, vai ficar bem mais fácil conquistar e
fidelizar um número cada vez maior de pacientes.
Que tal aproveitar que já está por aqui e descobrir
como ter uma recepção ainda mais organizada com o auxílio da tecnologia? Faça uma boa leitura!
