A rotina de trabalho de uma recepcionista envolve muitas tarefas: atendimento e cadastro dos
pacientes, agendamento de consultas, organização de documentos, questões administrativas... Nesse processo, otimização é sinônimo de sucesso para o consultório ou clínica médica e, por esse motivo, contar com um software para recepção é um ótimo investimento.
Esse sistema, desenvolvido especialmente para atender às necessidades dos estabelecimentos de saúde, promove mais organização, agilidade e aumento da produtividade de toda a equipe da recepção.
Quer descobrir quais são os principais benefícios desse tipo de software? Continue conosco e descubra por que essa ferramenta é uma aliada e tanto! Vamos lá?
Maior praticidade no agendamento das consultas
Sabe aquela velha agenda de papel que todas as clínicas utilizavam para organizar os horários de consultas e exames, no passado? Se ela ainda está presente no seu dia a dia de trabalho, isso significa que você provavelmente deve estar passando por apuros.
Afinal, é muito fácil cometer erros quando os horários de atendimento do
profissional da saúde são organizados manualmente — você pode se perder na agenda, anotar um dia ou horário errado ou ainda confundir pacientes e procedimentos. Além disso, existe a possibilidade de perda e danificação do documento que contém todos esses registros, o que seria um verdadeiro caos para a empresa.
Quando você passa a utilizar um software para recepção que disponibiliza agenda eletrônica, esses problemas acabam e marcar as consultas torna-se um processo muito mais fácil. Com ele, todas as informações são registradas corretamente, por meio de dispositivos conectados à internet. Assim, você tem acesso a essas informações de qualquer lugar, o que é muito importante para solucionar imprevistos ou tirar dúvidas quando se está longe do local de trabalho.
Outra grande vantagem é o
agendamento online, pelo qual os próprios pacientes agendam o horário de suas consultas. Isso elimina a necessidade de intervenção nesse processo, o que agiliza o seu trabalho e também agrada aos clientes, que passam a ter maior autonomia para marcar o melhor horário e local que desejarem.
Considerando que, no Brasil, há uma crescente demanda pela marcação de consultas pela internet, disponibilizar o agendamento online na clínica é algo necessário para se adaptar às novas tendências do mundo moderno.
Gerenciamento das confirmações de consultas
Os sistemas informatizados também facilitam o progresso de controle sobre a confirmação das consultas. Com ferramentas que enviam um
e-mail ou SMS automaticamente ao paciente para lembrá-lo da hora e dia marcado, é possível evitar esquecimentos que resultam em faltas e queda no lucro da empresa.
Essas mensagens também podem pedir pela confirmação da presença do paciente e, caso ele não possa comparecer, o horário é remanejado para encaixes ou transferências de outros pacientes. Fácil, rápido e sem furos na agenda!
Ao instalar um software, portanto, você não vai precisar mais passar grande parte da sua jornada de trabalho no telefone confirmando se o paciente poderá comparecer à consulta ou não. Assim, você pode se dedicar a outras tarefas mais importantes, como prestar um atendimento de excelência aos clientes e fornecer o suporte que o profissional da saúde precisa.
Acesso facilitado às informações
Outra vantagem obtida ao instalar um software para recepção é a facilidade em cadastrar os pacientes, que é muito positivo para o consultório como um todo. Isso porque quando um novo paciente chega ao estabelecimento, é preciso preencher um formulário com todos os seus dados básicos.
Manualmente, esse processo leva muito tempo e pode, inclusive, prejudicar o acolhimento de outros clientes e o horário das consultas, podendo gerar atrasos e insatisfação. Usando o software, todas essas informações podem ser coletadas com maior agilidade. E o melhor: na próxima consulta, esse paciente já estará cadastrado. Então, basta informar um dado pessoal para que o seu registro seja encontrado no sistema, e todos os dados necessários apareçam na tela.
Otimização do tempo e aumento da produtividade
Automatizar as tarefas da recepção resulta em
ganho de tempo. Todas as horas que a equipe gasta realizando processos manuais podem ficar para trás e passar a serem utilizadas com foco em estratégia.
Utilizando um software, as informações dos pacientes e da clínica são organizadas e centralizadas em uma mesma base de dados, o que permite que elas sejam encontradas muito mais facilmente. Tudo isso resulta em maior produtividade e eficiência. Como consequência, os clientes terão um atendimento muito mais rápido, sem ter que esperar muito tempo na recepção, o que é extremamente apreciado por eles.
Melhora na organização do ambiente
Ao deixar os papéis de lado e optar por um sistema informatizado, a recepção será um ambiente muito mais leve e organizado, visto que pastas e arquivos deixarão de existir. Ademais, isso também resulta em mais espaço físico para poltronas e sofás, o que aumenta o conforto do cliente. A tecnologia permite que o atendimento do paciente na sala de espera seja mais ágil e eficiente, otimizando a rotatividade de pessoas e evitando que o local acabe se tornando apertado, barulhento e estressante.
Atendimento de qualidade ao paciente
Devido à economia de tempo nas tarefas, bem como na organização de dados e otimização de processos proporcionados pelo software, você pode oferecer um atendimento humanizado e totalmente centrado na pessoa, desde a recepção. Oferecendo um serviço que se diferencia dos demais, é possível se destacar da concorrência, conquistar um número cada vez maior de clientes e fidelizá-los, além de aumentar os lucros do negócio e crescer exponencialmente.
E você, vai ficar para trás? Não investir em um software para recepção faz com que a empresa permaneça presa ao passado, com metodologias antigas, nada eficazes e que ainda prejudicam a relação com o paciente. Por isso, é preciso modernizar a clínica! Assim, é um passo importante rumo a se tornar uma referência quando o assunto é oferecer um serviço de saúde de qualidade.
Gostou de descobrir quais são os principais benefícios dos sistemas e recursos tecnológicos disponíveis para recepção de uma clínica médica? Ficou interessado nesta solução e deseja conhecer algumas possibilidades para aprimorar e melhorar o dia a dia de trabalho da empresa?
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