Para que um estabelecimento de saúde obtenha sucesso em suas atividades, é preciso compreender cada etapa da jornada do paciente a fim de elaborar melhorias para prestar um bom atendimento e o agendamento online pode ajudar. Ao garantir uma boa experiência para o paciente, elevam-se as chances de fidelizá-lo. Assim, você assegura a cartela de usuários e dá mais um passo no desenvolvimento da clínica. Voltando, então, para a jornada, quais são as etapas iniciais do processo? Sem dúvidas, o agendamento da consulta é um momento determinante desse percurso, que muitas vezes representa o primeiro contato do paciente com a clínica. Que tal passar uma boa impressão desde já? Saiba como o agendamento online contribui para isso!

1. A tecnologia invadiu as clínicas médicas

Antes de qualquer coisa, é preciso compreender o papel que a tecnologia desempenha nas instituições de saúde. Associar os avanços tecnológicos à assistência médica vai muito além de equipamentos de ponta ou cirurgias robóticas. Na verdade, o olhar também deve ser voltado para os softwares de gestão. Por meio deles é possível fazer a integração de processos, ou seja, concentrar em um único local os principais trâmites da rotina da clínica. Um sistema de gerenciamento oferece recursos que compreendem desde o agendamento até a gestão financeira do local, contemplando cada setor do negócio. Além de ser abrangente para as tarefas da clínica, também atua em cada etapa da jornada do paciente.

1.1. Uma clínica sem tecnologia

Vamos refletir por um momento como seria a rotina da clínica sem um software. Primeiro, todos os dados e processos estariam registrados em papéis. Nessa perspectiva existem dois grandes problemas: a organização e a segurança. No primeiro caso, exigiria grande espaço físico para guardar os documentos. Além disso, a acessibilidade aos dados não seria favorecida, uma vez que encontrar dados manualmente e em grande volume de anotações requer tempo dos colaboradores. Então, além de desorganizado, é pouco produtivo. Já no âmbito da segurança também existem problemas. Os registros de saúde são dados sensíveis, que não podem ser acessados por qualquer pessoa sob risco de extravios e mau uso da informação. Mesmo que não seja intencional, existe uma série de situações eventuais que podem acarretar perda dos dados, como acidentes com água ou fogo, deterioração ao longo do tempo, rasgos, entre outras.

1.2. A tecnologia no agendamento online de consultas

Agora, pense em tudo isso voltado para o agendamento. Como seria a gestão da agenda caso ela fosse física? Sem dúvidas, seria necessário um profissional voltado apenas para gerenciá-la, seja agendando novas consultas, seja fazendo a troca de horários. Imagine o caos que instalaria caso a agenda fosse perdida ou mesmo se houvesse algum acidente, como um café derramado ou outro tipo de deterioração. A agenda física também está submetida a todos os problemas já mencionados acima. Portanto, digitalizar o agendamento é o mínimo que todo estabelecimento de saúde deve fazer a fim de evitar quaisquer tipos de problema de organização e segurança. Contudo, nem sempre digitalizar a agenda é suficiente, existe uma maneira de deixá-la ainda mais prática para pacientes e colaboradores: tornar o agendamento online.

2. O que é o agendamento online?

Afinal, o que significa um agendamento online? Imagine agora uma agenda médica digitalizada. Os colaboradores conseguem visualizar facilmente os horários e a gestão torna-se privilegiada. Contudo, e os pacientes? Como eles serão beneficiados por uma agenda que sequer podem ter acesso? Nos dias atuais, as soluções estão a um clique — ou mesmo a um toque. Seja para alimentação, seja para transporte, basta ter acesso à internet que as pessoas podem resolver suas necessidades. A área da saúde não pode ficar de fora dessa mudança, é preciso se inserir no contexto do paciente digital. Então, disponibilizar um agendamento online é dar a oportunidade para as pessoas marcarem suas próprias consultas, desde que tenham um dispositivo com acesso à internet. Em suma, o agendamento online consiste no processo de o paciente visualizar os horários disponíveis e escolher aquele que melhor se enquadra à sua disponibilidade e contempla sua demanda. Uma vez com a escolha feita, há toda uma integração com o sistema de gerenciamento da clínica, de modo que o horário desejado é preenchido e deixa de estar disponível para os demais usuários. O médico empreendedor, por sua vez, consegue ter acesso aos pacientes agendados e gerenciar os horários que vai atender. Portanto, o agendamento online é uma maneira encontrada para tornar mais prático e cômodo o agendamento de consultas, considerando todas as partes envolvidas. Ele vai além de uma simples digitalização da agenda, mas representa a saúde acompanhando de fato os avanços tecnológicos.

3. Para que serve o agendamento online?

Agora que você já sabe o que é o agendamento online e como ele funciona, vamos entender para que ele serve. Sobretudo, ele serve para melhorar a assistência em saúde, facilitando o início da jornada do paciente por meio da digitalização. O agendamento online serve, ainda, para melhorar o fluxo de pacientes. Com tamanha praticidade e comodidade tanto para o agendamento como também para o cancelamento de consultas, ele permite maior flexibilidade para preenchimento dos horários. Com isso, o fluxo é beneficiado, diminuindo consideravelmente a taxa de absenteísmo da clínica. Diante de um cancelamento, rapidamente o horário já é novamente disponibilizado e não há todo aquele desgaste do colaborador em ligar para pacientes que aguardam a oportunidade de serem “encaixados” em algum momento. O agendamento online serve, ainda, para organizar a agenda médica. A partir do momento que o recurso se torna digital, a visualização dos horários é melhor para pacientes e profissionais. Além disso, requer um planejamento estratégico sobre a disponibilidade de horários, capaz de interferir diretamente na experiência do paciente. Uma sala de espera lotada, por exemplo, retrata uma má gestão, que não sabe gerenciar de fato o tempo. Portanto, no momento de disponibilizar os horários, considere o tempo médio de cada atendimento e de cada tipo de procedimento. É importante, ainda, manter um intervalo de segurança entre os horários. Assim, caso haja alguma eventualidade ao longo do dia, haverá menor impacto para os pacientes seguintes. Por fim, o agendamento online serve para seu negócio se destacar diante da concorrência, devido não só à comodidade que oferece para os pacientes, mas também a todos os benefícios — os quais serão vistos a seguir — que oferece para os envolvidos.

4. Quais são os benefícios?

Ao longo do texto, já comentamos algumas vantagens que o agendamento online proporciona. Porém, sistematizamos a seguir os benefícios do recurso. Confira!

4.1. Disponibilidade 24 horas

Quando se trata de saúde, muitas vezes não há hora ou lugar para que determinada manifestação aconteça. Nem sempre a necessidade de marcar o horário vai surgir em horário comercial, alinhando com o atendimento da clínica. Sendo assim, disponibilizar o agendamento 24 horas é uma maneira de garantir ao paciente total disponibilidade para tentar agendar o horário. Assim, você mantém, de certa forma, sua clínica ativa em feriados, finais de semana e férias, por exemplo. Considere também que o dia a dia das pessoas está cada vez mais corrido e que, muitas vezes, o momento que utilizam para resolver os problemas está fora do horário comercial. Diante de todas essas situações, manter o agendamento online disponível 24 horas, nos 7 dias da semana, é excelente para seu negócio.

4.2. Praticidade

Além de garantir maior disponibilidade para os agendamentos, o recurso online também assegura praticidade. O paciente não precisa tentar fazer ligações ou se deparar com a linha congestionada diante da demanda. A solução para esse problema pode estar na palma da mão, basta ter um dispositivo com acesso à internet e acessar o sistema de agendamento. Assim, de maneira bem mais prática as pessoas têm acesso aos horários disponíveis. Vale ressaltar que a visualização dos horários deve ser clara e objetiva, sem causar confusões para os usuários. Em suma, a praticidade é garantida pelo fácil acesso aos horários disponíveis e pelo design da ferramenta.

4.3. Integração

Falando sobre os horários disponíveis, eles devem estar totalmente alinhados com a disponibilidade dos profissionais da clínica. Sendo assim, deve haver a integração entre diferentes processos do local. Já mencionamos anteriormente sobre a importância planejar cuidadosamente a organização da agenda, a fim de evitar atrasos e sobreposições. Então, a integração deve contemplar aspectos importantes, como:
  • gestão dos horários;
  • disponibilização para pacientes;
  • atualização constante da agenda.
Assim, evita que dois pacientes sejam marcados para o mesmo horário, por exemplo, bem como exibe novamente horários cancelados e evita momentos ociosos. A integração é chave para que a organização aconteça.

4.4. Envio de lembretes

Considerando que o agendamento foi realizado e devidamente integrado com os demais setores da clínica, existe uma funcionalidade da ferramenta que melhora ainda mais o processo: o envio de lembretes. São diversos os motivos que podem justificar o esquecimento da consulta por parte do paciente. Seja pela rotina corrida, por ter agendado com antecedência ou por não ter registrado o horário em sua própria agenda. Tudo isso justifica a necessidade de enviar lembretes. Fazer isso manualmente é algo que dá muito trabalho para os colaboradores: procurar meios de comunicação, entrar em contato quando o paciente pode responder etc. Muitas vezes, isso representa gasto de tempo e de recurso. Portanto, enviar uma simples notificação pelo dispositivo móvel é a melhor opção para o processo.

4.5. Produtividade

Por meio do agendamento online, os colaboradores da clínica tornam-se muito mais produtivos. Entender o motivo disso é fácil: eles não precisam mais mediar a marcação dos horários. Portanto, a automação associada à internet garante que os próprios pacientes tenham total autonomia no agendamento. Primeiro, os colaboradores não serão requeridos para encontrar o melhor horário, seja pessoalmente, seja por ligações. Isso já devolve para eles um tempo precioso. Além disso, não precisarão gerenciar a agenda, ao ponto de cancelar manualmente os horários e procurar de maneira ativa por outro paciente. Tudo isso já está automatizado no sistema, que ainda contribui enviando lembretes para os usuários sobre a consulta agendada. Em outras palavras, os funcionários ficam livres do agendamento, do gerenciamento e do envio de lembretes, de modo que podem direcionar a atenção para tarefas que de fato requerem raciocínio humano.

4.6. Redução de custos

Todos os benefícios mencionados são refletidos no faturamento da empresa: há uma considerável redução de custos. O primeiro ponto que contribui para isso está associado aos colaboradores, que aumentam a produtividade e não ficam limitados aos processos operacionais, visto que os mesmos são automatizados. Além disso, não há necessidade de contratar cada vez mais funcionários para suprir a demanda, uma vez que há maior produtividade dos colaboradores já existentes. A segundo ponto está relacionado com o maior faturamento devido ao melhor fluxo de pacientes. Todo o trâmite de agendamento facilitado, cancelamentos rapidamente repostos e lista de espera eficiente contribui para o bom fluxo.

5. Afinal, quais os problemas o agendamento online resolve?

Tendo em vista os benefícios mencionados, é possível apontar quais problemas são resolvidos pelo agendamento online. Confira!

5.1. Automatiza o sistema

A automatização do sistema resolve problemas básicos, porém de grande impacto no dia a dia do local. Manusear uma agenda física e completar os horários nem sempre fica bem organizado, o que pode passar informações equivocadas. No caso de rasuras, por exemplo, como saber qual é o paciente correto? Como lidar com caligrafias ilegíveis? Embora pareçam aspectos simples, eles podem prejudicar o atendimento. Reforçamos, então, que o agendamento online garante maior organização e segurança para sua agenda.

5.2. Amplia a flexibilidade de agendamento

A maior flexibilidade no agendamento ocorre por meio de dois aspectos: a disponibilidade 24 horas durante os 7 dias da semana e a facilidade em reposição de cancelamentos. Dessa forma, não há motivos que limitem o agendamento por parte do paciente, visto que a agenda está disponível a todo momento e os horários são visualizados e atualizados conforme as mudanças. Vale lembrar a importância disso para o fluxo dos pacientes.

5.3. Redireciona colaboradores

Outro problema que a ferramenta resolve é a produtividade dos funcionários. Com o agendamento online, os colaboradores deixam de se ater aos processos operacionais e passam a direcionar a energia para questões de planejamento. Além de ganhar tempo para resolver as demandas, a equipe também ganha maior qualidade na resolução, pois se encontra mais disposta e com atenção totalmente voltada para os novos desafios.

5.4. Reduz os erros

É preciso chamar atenção para a redução de erros que o agendamento online garante. Por ser automatizado, conta com maior padronização no sistema e na organização, evitando aspectos já mencionados, como rasuras e marcações sobrepostas. Além disso, por ser um sistema integrado com a disponibilidade de horários que os profissionais viabilizam, evita com que sejam marcados procedimentos para dias que a equipe não estará no local, por exemplo. Erros como esses mencionados podem impactar diretamente na experiência dos pacientes e distanciar a possibilidade de fidelização dos mesmos. Além disso, não realizar uma consulta por ter tido um agendamento equivocado retrata certo descompromisso da clínica perante seus usuários.

6. Como o agendamento online aumenta o fluxo de pacientes?

Ao longo do texto, mencionamos algumas vezes sobre o benefício que o agendamento online garante para o fluxo de pacientes. Agora, vamos listar como isso acontece em cada etapa do processo, veja abaixo!

6.1. Evita perdas fora do horário comercial

Considerando que agendamento online requer apenas um dispositivo com acesso à internet, deixa de ser necessário que as marcações sejam feitas em horário comercial, por meio da mediação de um profissional. Então, mesmo que seja em finais de semana, durante a noite, em períodos de férias ou mesmo feriados, ainda é possível que os pacientes acessem a agenda e façam a marcação da consulta de acordo com os horários disponíveis naquele momento.

6.2. Evita desgaste em busca da conveniência

O horário de atendimento não é o único problema dos agendamentos tradicionais por meio de ligações. Quem nunca passou longos minutos no telefone tentando alinhar com o colaborador o melhor horário para a consulta? Isso representa um gasto de tempo desnecessário, que atrasa tanto o profissional como também o paciente. A partir do momento que o paciente pode visualizar em uma tela os horários disponíveis, ele rapidamente seleciona aquele que mais se encaixa à sua necessidade. Não podemos esquecer que no mercado econômico tempo significa dinheiro e, voltando para as clínicas, tempo significa atendimentos. Portanto, otimize o tempo de seus funcionários e pacientes, aumentando a produtividade e o faturamento do local.

6.3. Reaja rapidamente às inconsistências

Você, que não tem um sistema automatizado para agendamentos, como reage diante dos cancelamentos? Existe uma lista de espera gerenciada manualmente? É preciso entrar em contato com cada paciente separadamente? Viu só como a gestão de uma agenda pode ser trabalhosa? Quando não há um planejamento estratégico para lidar com eventualidades, os horários ficam ociosos e há impacto no faturamento daquele período. Portanto, quando um paciente faz o cancelamento da sua marcação, rapidamente o horário deve estar novamente disponível para ser preenchido por outra demanda. Isso demonstra uma reação efetiva e resolutiva diante uma eventualidade, que pode acontecer a qualquer momento. Vale ressaltar que o trabalho com uma lista de espera pode tornar o processo ainda mais otimizado, de modo que notifica ao primeiro paciente da lista que um horário de interesse tornou-se disponível.

7. O agendamento online é uma boa opção para o paciente também?

Diante de todos os benefícios mencionados, certamente o agendamento online é uma excelente opção para o paciente. Por mais que as vantagens para a clínica sejam determinantes para os processos internos de faturamento e produtividade, sem dúvidas o recurso garante praticidade e comodidade para o usuário. Por meio da ferramenta, a solução para os problemas de saúde está na palma das mãos, bastando apenas alguns cliques para que o agendamento seja feito. Considerando ainda o melhor fluxo, concluímos que é uma excelente maneira de realizar a gestão de pacientes. Todo o transtorno de fazer ligações e encontrar um colaborador disponível para atender é anulado por meio da tecnologia, que já está mais que inserida no dia a dia da população. Então, não seria oneroso nem mais difícil para as pessoas realizarem o agendamento. Com a praticidade de visualizar os horários disponíveis, não seria necessário gastar muito tempo alinhando o melhor horário e, por meio dos lembretes, há menor risco de comprometer todo o dia da clínica devido ao não comparecimento. O agendamento online também pode facilitar no âmbito de já esclarecer para os pacientes acerca do preparo para os procedimentos. Alguns exames exigem cuidados especiais, como realização de jejum ou administração de medicamentos. O mesmo vale para procedimentos, que podem requerer medidas prévias. Assim, o paciente já fica ciente e vai devidamente preparado.

8. Clínica de qualquer porte pode contar com o recurso do Agendamento Online?

O recurso de agendamento online é indicado para qualquer estabelecimento que queira ganhar destaque diante da concorrência e, principalmente, melhorar o atendimento prestado aos seus pacientes. Então, seja de pequeno porte, seja uma grande instituição, todos podem contar com a ferramenta em questão. Mais importante que implementar o recurso é deixar as pessoas cientes da existência dele, para que os resultados sejam de fato usufruídos. Então, invista em visibilidade para sua clínica, aposte no marketing digital e divulgue os recursos disponíveis para os pacientes. A internet ajuda a atrair pacientes não só devido ao agendamento, mas principalmente às mídias digitais, que levam conteúdo de valor para o público-alvo e contribuem para atração e fidelização dos usuários. Para que o investimento em marketing apresente resultados benéficos, invista em uma equipe capaz de gerir adequadamente as publicações, de modo que acrescentem valor aos leitores e gerem visibilidade para seu negócio. Dessa forma, com certeza sua marca estará no caminho certo para o sucesso. Concluímos, enfim, que o agendamento online é indispensável para clínicas e consultórios que desejam oferecer o melhor serviço para seus pacientes. Ah! Não deixe de pesquisar por softwares que contemplem com este recurso e não se atenham apenas à digitalização da agenda. O BoaConsulta, por exemplo, conta com um aplicativo de agendamento de consultas online, capaz de garantir diversos benefícios, como aqueles já comentados no texto. Vimos apenas uma das maneiras de melhorar a experiência dos usuários. Agora, que tal descobrir como fazer a gestão dos pacientes?

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